Người lao động làm việc tại nhiều công ty trong một số trường hợp người lao động sẽ gặp phải tình trạng bị đóng trùng bảo hiểm xã hội do trùng thời gian tham gia BHXH. Vậy, cách xử lý khi đóng trùng BHXH như thế nào? Bài viết dưới đây eBH sẽ giúp người lao động giải đáp và xử lý tình huống trên.

Đóng trùng BHXH và cách xử ký khi đóng trùng thời gian tham gia BHXH

1. Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?

Đóng trùng bảo hiểm xã hội (BHXH) là trường hợp mà người lao động trong cùng một khoảng thời gian nhưng lại có từ 2 công ty tham gia bảo hiểm xã hội dẫn tới khi người lao động xin hưởng các chế độ BHXH đều không được giải quyết hoặc khi người lao động nghỉ việc gặp phải khó khăn trong quá trình chốt sổ BHXH.

Người lao động (NLĐ) có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty thì phải đề nghị 1 trong 2 công ty làm thủ tục giảm trùng quá trình đóng BHXH cho NLĐ theo quy định của Pháp Luật.

2. Cách xử lý khi trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội

Nguyên nhân đóng trùng BHXH là do người lao động khi làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau đều được công ty tham gia đóng BHXH dẫn đến bị trùng thời gian đóng BHXH hoặc người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên dẫn đến bảo hiểm xã hội bị đóng trùng.

Khi đó, cách xử lý trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội sẽ gồm các bước như sau:

2.1 Giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

Trường hợp người lao động có thời gian đóng BHXH bị trùng ở cả 2 công ty thì trước tiên cần đề nghị 1 trong 2 công ty đóng trùng BHXH làm thủ tục giảm quá trình đóng BHXH cho người lao động.

Bên công ty thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ:

1 - Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS;

2 - Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ&BNN theo mẫu D02-LT kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH;

3 - Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có);

Công ty thực hiện giảm trùng quá trình đóng BHXH cho người lao động

Bên cạnh đó, căn cứ tại khoản 6 mục I Công văn số 3663/BHXH – THU của BHXH Hồ Chí Minh ngày 19/11/2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của người lao động mà người lao động có thời gian đóng trùng BHXH nêu rõ:

“Người lao động có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có)”

Như vậy, người lao động nộp sổ BHXH có thời gian tham gia đóng BHXH bị trùng cho công ty nơi đang làm việc để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH tiến hành thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội và gộp sổ bảo hiểm. Còn đối với người lao động làm việc tự do thì nộp sổ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đã hoặc đang tham gia BHXH để được giải quyết.

2.2 Gộp sổ có thời gian tham gia BHXH trùng nhau

Theo quy định, một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Theo Khoản 143, Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam quy định thực hiện gộp sổ:

Khi gộp sổ BHXH bị trùng thì sổ có thời gian đóng trùng sẽ được giữ lại theo thứ tự ưu tiên như sau:

1. Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh/thành phố khác,

Trường hợp NLĐ muốn giảm trùng ở sổ này thì NLĐ cần liên hệ cơ quan BHXH tỉnh/thành phố để giảm trùng và chốt lại sổ;

1. Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

2. Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động & bệnh nghề nghiệp;

3. Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng;

4. Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

5. Sổ bảo hiểm có thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN ở mức lương cao hơn.

Trong trường hợp người lao động cam kết không thừa nhận quá trình đóng BHXH, BHTN thì trình bày rõ trong bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS do công ty lập.

2.3 Hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng

Căn cứ tại khoản 2.5 điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về việc hoàn trả tiền cho người lao động trong trường hợp đóng trùng. Cụ thể:

“2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH”.

Như vậy, trong trường hợp người lao động đóng trùng BHXH sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng theo quy định.

3. Thủ tục hoàn tiền đóng trùng BHXH

Sau khi xác định được cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội, người lao động gửi đề nghị đến cơ quan BHXH hoặc đơn vị doanh nghiệp nơi mình đang tham gia BHXH để được hỗ trợ làm thủ tục hoàn tiền đóng trùng BHXH.

3.1 Hồ sơ hoàn tiền đóng trùng BHXH

Căn cứ theo quy định tại Điều 26, Quyết định 595/QĐ-BHXH về việc hoàn trả tiền đã đóng đối với người người có từ 2 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì hồ sơ việc hoàn trả tiền đóng trùng BHXH gồm:

Người lao động nộp hồ sơ hoàn tiền đóng trùng tại cơ quan BHXH

Người lao động cần chuẩn bị:

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu tk1-ts.

2. Sổ BHXH đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau nộp tất cả các sổ BHXH.

3. Văn bản chứng thực hoặc bản kèm theo bản chính giấy chứng tử đối với trường hợp chết.

Đối với doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

1. Phiếu trình giải quyết công việc (01 bản chính/người);

2. Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS – 01 Bản chính);

3. Phiếu yêu cầu (Mẫu C02-TS – 01 Bản chính/người);

4. Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH (01 sổ/người);

5. Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH (nếu có), (01 bản chính).

3.2 Cách tính mức hoàn trả tiền BHXH đóng trùng BHXH

Căn cứ theo quy định tại Tiết e, Điểm 3.1, Khoản 3, Điều 43, Quyết định 595/QĐ-BHXH nêu rõ:

“Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của NSDLĐ), không bao gồm tiền lãi”.

Như vậy, mức hoàn trả tiền BHXH sẽ được tính bằng số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng thừa vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ BHTN. Số tiền hoàn trả này tính cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động, không bao gồm tiền lãi.

Trên đây là những thông tin mới nhất về cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội năm 2022. Mong rằng với những chia sẻ trong bài viết trên từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH có thể mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất.