Trong quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), người lao động hoặc doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh thông tin đã kê khai trước đó như họ tên, ngày sinh, số CCCD, mức lương đóng BHXH... Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký tham gia BHXH theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Khi nào cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký tham gia BHXH?

Theo quy định, khi thông tin đăng ký kê khai tham gia BHXH có thay đổi hoặc sai lệch so với giấy tờ thực tế, người lao động hoặc người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục điều chỉnh với cơ quan BHXH.

Trên thực tế, nhiều trường hợp thông tin sai lệch chỉ được phát hiện khi người lao động thực hiện thủ tục hưởng chế độ BHXH hoặc chuyển nơi làm việc. Nếu không điều chỉnh sớm, việc giải quyết quyền lợi có thể bị kéo dài hoặc phát sinh vướng mắc.

Một số trường hợp phổ biến cần điều chỉnh thông tin gồm:

• Sai họ tên, ngày tháng năm sinh

• Thay đổi số CCCD sau khi cấp mới

• Sai giới tính, quốc tịch hoặc địa chỉ liên hệ

• Điều chỉnh chức danh công việc, mức lương đóng BHXH

• Thay đổi thông tin đơn vị sử dụng lao động

• Sai thông tin trên sổ BHXH hoặc dữ liệu điện tử

Ngoài ra, trong quá trình đồng bộ dữ liệu BHXH với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nhiều trường hợp phát sinh chênh lệch thông tin cá nhân cũng cần thực hiện điều chỉnh để đảm bảo thống nhất dữ liệu. Việc cập nhật chính xác thông tin tham gia BHXH không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ lao động hiệu quả hơn.

2. Hồ sơ và thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký tham gia BHXH

Theo Quyết định 863/QĐ-BNV ngày 07/8/2025 của Bộ Nội vụ, khi có thay đổi thông tin đăng ký kê khai tham gia BHXH, người lao động hoặc người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục điều chỉnh theo đúng quy trình quy định.

2.1 Hồ sơ điều chỉnh 

Người thực hiện thủ tục cần chuẩn bị:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin tham gia BHXH theo mẫu của BHXH Việt Nam.

• Bản sao giấy tờ liên quan chứng minh nội dung điều chỉnh.

Tùy từng trường hợp, giấy tờ chứng minh có thể bao gồm:

• CCCD/CMND mới

• Giấy khai sinh

• Hộ chiếu

• Quyết định điều chỉnh thông tin lao động

• Văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền

2.2 Trình tự thực hiện điều chỉnh thông tin

Quy trình thực hiện cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người lao động hoặc doanh nghiệp rà soát thông tin cần điều chỉnh và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH

Hiện nay, người tham gia có thể lựa chọn nhiều hình thức nộp hồ sơ như:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

• Nộp online qua cổng dịch vụ công hoặc phần mềm BHXH điện tử

• Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính

Trong đó, hình thức giao dịch điện tử đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên nhờ tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục giấy tờ và dễ theo dõi trạng thái xử lý.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ:

• Kiểm tra thông tin.

• Thực hiện điều chỉnh dữ liệu trên hệ thống.

• Cập nhật thông tin tham gia BHXH.

Theo quy định, thời hạn giải quyết tối đa là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp không thực hiện điều chỉnh, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Một số lưu ý quan trọng khi điều chỉnh thông tin tham gia BHXH

Để tránh hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý, người lao động và doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:

(1) Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp

(2) Nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung do:

• Sai số CCCD

• Không thống nhất ngày sinh

• Thiếu giấy tờ chứng minh

Khi đổi CCCD gắn chip hoặc thay đổi thông tin hộ tịch, người lao động nên thực hiện điều chỉnh BHXH sớm để tránh ảnh hưởng đến dữ liệu đồng bộ quốc gia.

(3) Lưu trữ hồ sơ và kết quả điều chỉnh: Sau khi hoàn tất thủ tục, cần lưu lại:

• Hồ sơ điều chỉnh

• Phiếu tiếp nhận

• Kết quả cập nhật thông tin

(4) Doanh nghiệp nên ưu tiên giao dịch điện tử

Đối với doanh nghiệp có nhiều lao động, việc sử dụng phần mềm BHXH điện tử giúp:

• Giảm thời gian xử lý hồ sơ

• Theo dõi trạng thái hồ sơ dễ dàng

• Hạn chế sai sót khi kê khai

• Dữ liệu lao động cũng được đồng bộ và quản lý hiệu quả hơn.

4. Câu hỏi thường gặp về thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký tham gia BHXH

(1) Điều chỉnh thông tin BHXH mất bao lâu?

Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết tối đa là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

(2) Có thể điều chỉnh thông tin BHXH online không?

Có. Người lao động và doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua:

• Cổng dịch vụ công

• Phần mềm BHXH điện tử

(3) Điều chỉnh thông tin BHXH có mất phí không?

Không. Thủ tục này hiện được thực hiện miễn phí.

(4) Ai được thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin BHXH?

Đối tượng thực hiện gồm:

• Người lao động đang tham gia BHXH

• Người sử dụng lao động

• Đơn vị kê khai BHXH có thông tin thay đổi cần cập nhật

Điều chỉnh thông tin đăng ký tham gia BHXH là thủ tục cần thiết nhằm đảm bảo dữ liệu tham gia BHXH luôn chính xác và đồng bộ với hệ thống quản lý của cơ quan BHXH. Người lao động và doanh nghiệp nên chủ động rà soát, cập nhật thông tin ngay khi có thay đổi để tránh ảnh hưởng đến quá trình đóng, hưởng và giải quyết các chế độ BHXH về sau.

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số ngành BHXH, việc thực hiện thủ tục qua hình thức điện tử cũng giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Nguyệt Nga