Địa chỉ thư điện tử (email) đăng ký với cơ quan BHXH là kênh quan trọng để người tham gia nhận thông báo, mã xác thực và các phản hồi liên quan đến giao dịch điện tử. Nếu địa chỉ email cũ không còn sử dụng, bị sai hoặc không còn bảo mật, người tham gia nên chủ động cập nhật để tránh bỏ lỡ thông tin từ cơ quan BHXH.

1. Thay đổi địa chỉ nhận thư điện tử từ cơ quan BHXH

Thay đổi thông tin địa chỉ nhận thư điện tử từ cơ quan BHXH là việc người tham gia cập nhật lại email đã đăng ký trong hồ sơ giao dịch điện tử cá nhân với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Email này thường gắn với tài khoản VssID, tài khoản giao dịch điện tử cá nhân hoặc thông tin liên hệ khi thực hiện dịch vụ công BHXH trực tuyến.

Đối với người tham gia không hiểu về rõ công nghệ cần hiểu đúng - Đây không phải là thay đổi địa chỉ thường trú, địa chỉ tạm trú hay nơi nhận giấy tờ bản giấy. Đây là thay đổi kênh nhận thông báo điện tử, phục vụ các giao dịch như xác thực tài khoản, nhận mã OTP, theo dõi hồ sơ, nhận phản hồi xử lý từ cơ quan BHXH và các thông tin liên quan đến quá trình tham gia, thụ hưởng BHXH, BHYT, BHTN.

Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, email là một trong các thông tin cá nhân có thể cập nhật trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam. Trường hợp thay đổi địa chỉ email, hệ thống sẽ kiểm tra; nếu email mới chưa tồn tại trên hệ thống thì có thể cho phép tự động cập nhật.

1.1 Khi nào người tham gia nên đổi email nhận thông tin BHXH?

Người tham gia có thể tra cứu email đăng ký bảo hiểm xã hội và nên cập nhật thay đổi email trong 05 trường hợp sau:

1. Email cũ không còn truy cập được, quên mật khẩu hoặc đã bị khóa.

2. Email đang đăng ký sai chính tả, thiếu ký tự hoặc không nhận được mã xác thực.

3. Người tham gia muốn chuyển sang email cá nhân sử dụng thường xuyên hơn.

4. Email cũ là email công ty, trường học hoặc tổ chức cũ, không còn phù hợp để nhận thông tin cá nhân.

5. Có nghi ngờ email cũ bị lộ, mất an toàn hoặc người khác có quyền truy cập.

Việc cập nhật đúng email giúp người tham gia chủ động hơn khi dùng VssID, Cổng Dịch vụ công BHXH và các dịch vụ công trực tuyến. Đây là thao tác nhỏ nhưng có ý nghĩa lớn trong việc bảo vệ quyền lợi và bảo mật thông tin cá nhân.

1.2 Có mấy cách thay đổi địa chỉ nhận thư điện tử từ cơ quan BHXH?

Thực tế thay đổi email đăng ký BHXH là việc người tham gia thực hiện thay đổi thông tin cá nhân trên VssID, người tham gia BHXH có thể thực hiện theo 2 cách chính sau:

Cách 1: Tự cập nhật trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công BHXH

Đây là cách nhanh và nên ưu tiên nếu người tham gia còn đăng nhập được tài khoản giao dịch điện tử cá nhân. Người dùng truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, đăng nhập tài khoản cá nhân, vào mục thông tin tài khoản và chỉnh sửa trường email.

Cách 2: Liên hệ cơ quan BHXH hoặc bộ phận phụ trách để được hỗ trợ

Cách này phù hợp khi người tham gia không đăng nhập được tài khoản, không nhận được OTP, mất quyền truy cập email cũ hoặc thông tin tài khoản có sai lệch cần xác minh. Người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp có thể liên hệ bộ phận nhân sự, bảo hiểm hoặc trực tiếp cơ quan BHXH nơi đang quản lý để được hướng dẫn.

2. Cách thay đổi email nhận thông báo BHXH phổ biến

Dưới đây là hướng dẫn người tham gia BHXH các bước thay đổi địa chỉ email trên cổng dịch vụ công trực tuyến BHXH Việt Nam và có thể sử dụng trong đa số trường hợp cần thay đổi email hiện nay.

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam

Người tham gia truy cập địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn. Sau đó chọn mục Đăng nhập.

Tùy thời điểm và giao diện hệ thống, người dùng có thể đăng nhập bằng tài khoản cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH, tài khoản VssID hoặc phương thức định danh điện tử được hệ thống hỗ trợ.

Lưu ý: BHXH Việt Nam đã triển khai việc sử dụng tài khoản VNeID trong hệ sinh thái VssID và dịch vụ công trực tuyến. Vì vậy, người tham gia nên bảo đảm tài khoản VNeID, VssID và thông tin cá nhân đã được xác thực, cập nhật đầy đủ.

Bước 2: Vào mục "Thông tin tài khoản"

Sau khi đăng nhập thành công, người tham gia nhấn vào biểu tượng mũi tên chỉ xuống ở cuối tên tài khoản, thường hiển thị ở góc màn hình, rồi chọn “Thông tin tài khoản”. Đây là nơi quản lý các thông tin cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH như số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ và một số thông tin định danh khác.

Bước 3: Chọn biểu tượng chỉnh sửa tại trường email

Tại dòng địa chỉ email, người tham gia chọn biểu tượng chỉnh sửa, thường là hình cây bút. Sau đó nhập địa chỉ email mới cần cập nhật. Nên kiểm tra kỹ từng ký tự, đặc biệt là phần tên email, dấu chấm, dấu gạch dưới và phần đuôi như gmail.com, outlook.com hoặc tên miền doanh nghiệp.

Một email nên chỉ do chính người tham gia quản lý. Không nên dùng email dùng chung của phòng ban, email của người thân hoặc email không còn bảo mật.

Bước 4: Nhập mã kiểm tra và chọn "Ghi nhận"

Sau khi nhập email mới, người tham gia nhập mã kiểm tra theo yêu cầu của hệ thống và chọn “Ghi nhận”. Hệ thống có thể gửi mã xác thực OTP về email đã đăng ký hoặc email được cập nhật, tùy tình huống xử lý của hệ thống.

Bước 5: Xác nhận OTP và theo dõi kết quả

Người tham gia nhập mã OTP, chọn “Xác nhận” để hoàn tất. Nếu email mới chưa tồn tại trên hệ thống và thông tin hợp lệ, việc cập nhật có thể được hệ thống ghi nhận tự động. Trường hợp hồ sơ cần kiểm tra thêm, người tham gia nên theo dõi thông báo trên tài khoản hoặc liên hệ cơ quan BHXH để được hỗ trợ.

3. Lưu ý khi thay đổi email nhận thông tin BHXH

(1) Không dùng email của người khác

Email nhận thông tin BHXH có thể liên quan đến mã xác thực, thông báo hồ sơ và thông tin cá nhân. Vì vậy, người tham gia nên dùng email riêng, còn hoạt động và có mật khẩu bảo mật.

(2) Kiểm tra hộp thư rác hoặc quảng cáo

Nếu không thấy OTP hoặc thông báo từ hệ thống, hãy kiểm tra thư mục Spam, Junk, Quảng cáo hoặc Cập nhật. Có thể thêm địa chỉ gửi thư của hệ thống BHXH vào danh sách an toàn để tránh bỏ sót email.

(3) Cập nhật cả số điện thoại nếu đã thay đổi

Email và số điện thoại đều là thông tin quan trọng trong giao dịch điện tử với BHXH. Nếu số điện thoại cũ không còn dùng, người tham gia nên cập nhật đồng thời để thuận tiện nhận mã OTP và thông báo.

(4) Không chia sẻ mã OTP

Cơ quan BHXH, nhân sự doanh nghiệp hoặc đơn vị tư vấn không yêu cầu người tham gia cung cấp mã OTP để giữ hộ. Mã OTP là thông tin xác thực cá nhân, chỉ nhập trực tiếp trên hệ thống chính thức.

4. Thay đổi email nhận thông báo từ CQBH trên Phần mềm eBH

Đối với Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm khai bảo hiểm xã hội điện tử eBH có thể thực hiện thay đổi địa chỉ thư điện tử số (email) nhận thông báo từ CQBH theo các bước hướng dẫn sau:

1. Vào Menu Đăng ký khai điện tử.

2. Chọn chức năng Đăng ký thay đổi thông tin.

3. Mục Địa chỉ thư điện tử: Điền email mới.

4. Mục Ngày đăng ký : Điền là ngày hôm nay

5. Đọc CKS từ USB Token: chọn CKS đơn vị

6. Sau đó nhấn nút Đăng ký để gửi thay đổi.

Kết quả phản hồi nhận được từ hệ thống thông báo thay đổi thành công là bạn đã hoàn tất việc thay đổi địa chỉ email nhận thông báo từ cơ quan BHXH.

Bảo hiểm xã hội điện tử eBH là giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giao dịch BHXH điện tử theo mô hình I-VAN, quản lý hồ sơ đã kê khai và theo dõi phản hồi từ cơ quan BHXH thuận tiện hơn.

Để được chuyên viên tư vấn hỗ trợ triển khai, dùng thử và tối ưu quy trình kê khai BHXH điện tử cho doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ Tổng đài Trung tâm hỗ trợ khách hàng:

• Khu vực miền Bắc: 1900 558873

• Khu vực miền Trung - Miền Nam: 1900 558872

Tài Phạm