Sơ yếu lý lịch là bản khai thông tin cá nhân không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc của người lao động. Vậy sơ yếu lý lịch có phải công chứng không? và thủ tục công chứng sơ yếu lý lịch như thế nào? Hãy cùng EBH tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Sơ yếu lý lịch công chứng được không?

1. Công chứng là gì?

Công chứng là một hoạt động pháp lý do công chứng viên thực hiện để chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản hoặc bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Công chứng có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi và trách nhiệm của các bên tham gia giao dịch, đồng thời tăng tính tin cậy và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho các bên.

Công chứng cũng là một trong những điều kiện để các hợp đồng, giao dịch có giá trị pháp lý và được công nhận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Công chứng được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Các tổ chức này được thành lập theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cấp thành phố trực thuộc Trung ương.

Công chứng viên là người có trình độ luật sư, được Bộ Tư pháp cấp giấy phép hành nghề công chứng và làm việc tại một tổ chức hành nghề công chứng.

1.1 Các loại giao dịch nào phải công chứng?

Có hai loại giao dịch phải công chứng theo quy định của pháp luật, đó là:

- Các giao dịch liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền tài sản khác đối với bất động sản, như mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn, cho thuê, thuê mua...

- Các giao dịch liên quan đến quyền thừa kế hoặc di sản, như di chúc, thừa kế theo pháp luật, thừa kế theo hợp đồng...

Ngoài ra, các cá nhân, tổ chức có thể tự nguyện yêu cầu công chứng cho các loại hợp đồng, giao dịch khác không thuộc trường hợp bắt buộc công chứng.

Để thực hiện công chứng, người yêu cầu công chứng cần mang theo các giấy tờ liên quan đến giao dịch, như giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu...), giấy tờ về tài sản (sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...), giấy tờ về tình trạng hôn nhân (giấy kết hôn, giấy ly hôn...), giấy tờ về di sản (giấy khai tử, giấy xác nhận di sản...). Ngoài ra, người yêu cầu công chứng còn phải trình bày rõ ý muốn của mình và của các bên liên quan đến giao dịch.

Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ và nội dung của giao dịch. Sau khi xác minh xong, công chứng viên sẽ lập biên bản công chứng và ký tên vào biên bản. Người yêu cầu công chứng và các bên liên quan cũng phải ký tên vào biên bản để xác nhận sự đồng ý của mình. Biên bản công chứng có giá trị pháp lý từ ngày được ký.

2. Sơ yếu lý lịch có phải công chứng không?

Theo như quy định của pháp luật về các loại giấy tờ, văn bản phải công chứng kể trên, Sơ yếu lý lịch không phải công chứng mà chỉ cần chứng thực chữ ký của người khai. Căn cứ theo quy định tại Điều 15, Thông tư 01/2020/TT-BTP, tờ khai lý lịch cá nhân được dùng để chứng thực chữ ký. Người chứng thực không được ghi bất kỳ nhận xét nào vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng thực.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Do đó mà cách gọi sơ yếu lý lịch công chứng hay công chứng sơ yếu lý lịch là không chính xác.

2.1 Chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu?

Theo quy định tại Khoản 9, Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch có thể yêu cầu chứng thực chữ ký tại các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền như:

1. Phòng Tư pháp cấp huyện

2. Ủy ban nhân dân cấp xã

3. Phòng công chứng

4. Văn phòng công chứng

5. Cơ quan đại diện ngoại giao

6. Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Vì vậy, người cần chứng thực chữ ký có thể lựa chọn chứng thực ở bất kỳ nơi nào hoặc Cơ quan nào có thẩm quyền như đã nêu trên.

Khi đi chứng thực sơ yếu lý lịch, bạn cần mang theo bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng và Sơ yếu lý lịch.

Các bước làm thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch

3. Thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch như thế nào?

Chứng thực sơ yếu lý lịch điều kiện bắt buộc để một bản sơ yếu lý lịch trở nên có giá trị pháp lý. Thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Bạn cần có sơ yếu lý lịch và bản chính hoặc bản sao có chứng thực của CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan chứng thực có thẩm quyền (UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Phòng công chứng, Văn phòng công chứng...). Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ và ký chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ và nội dung của tờ khai lý lịch.

- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, bạn sẽ ký vào sơ yếu lý lịch và người thực hiện chứng thực sẽ ghi lời chứng theo mẫu, ký và ghi rõ họ tên đồng thời đóng dấu của cơ quan tổ chức chứng thực .

- Nếu hồ sơ còn thiếu sót hoặc có vấn đề không rõ ràng, bạn có thể được yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ

Bên cạnh đó người chứng thực cũng cần phải đảm bảo:

- Người yêu cầu chứng thực có đủ nhận thức và làm chủ được hành vi của họ tại thời điểm chứng thực. 

- Các trường hợp chứng thực đúng quy định và không trái với quy định của pháp luật.

Trường hợp sơ yếu lý lịch có từ 02 trang trở lên, ghi lời chứng thực vào trang cuối và đóng dấu giáp lai đầy đủ. 

Bước 4: Nhận kết quả chứng thực. Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ nhận được kết quả chứng thực sơ yếu lý lịch và phải thanh toán phí chứng thực theo quy định.

3.1 Chứng thực sơ yếu lý lịch bao nhiêu tiền?

Theo quy định tại Quyết định 1024/QĐ-BTP năm 2018, lệ phí của thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch như sau:

- Chứng thực sơ yếu lý lịch tại Phòng tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp. 

- Chứng thực sơ yếu lý lịch tại các tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 đồng/trường hợp. 

Lưu ý: “Trường hợp” là một hoặc nhiều chữ ký trong một tờ sơ yếu lý lịch.

Những lưu ý khi chứng thực sơ yếu lý lịch

4. Không được chứng thực sơ yếu lý lịch trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Điều 25, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp dưới đây sẽ không được chứng thực chữ ký trong Sơ yếu lý lịch:

1) Tại thời điểm chứng thực, người lao động không nhận thức được hành vi của mình. 

2) CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực không còn hiệu lực hoặc giả mạo. 

3) Sơ yếu lý lịch của người yêu cầu chứng thực có nội dung trái với pháp luật, đạo đức xã hội, có nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống lại Đảng, Nhà nước, xúc phạm uy tín, danh dự, nhân phẩm của những tổ chức, cá nhân khác, vi phạm quyền công dân…

4) Sơ yếu lý lịch có nội dung của hợp đồng giao dịch. 

4.1 Lưu ý khi chứng thực sơ yếu lý lịch

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần biết khi chứng thực sơ yếu lý lịch:

1) Đối với người có yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch

- Bạn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân đã viết. Bạn không được cung cấp những thông tin sai sự thật, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm pháp luật.

- Bạn không được ký trước vào sơ yếu lý lịch, mà phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Bạn cũng phải gạch chéo những mục không có nội dung trong tờ khai.

- Bạn phải mang theo bản chính hoặc bản sao có chứng thực của CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Nếu bạn đang ở nước ngoài, bạn cần có giấy tờ tùy thân do cơ quan ngoại giao Việt Nam cấp

- Bạn có thể lựa chọn nộp hồ sơ tại 1 trong những cơ quan có thẩm quyền giải quyết đã nên ở trên. Bạn không bắt buộc phải nộp hồ sơ tại nơi có hộ khẩu thường trú.

- Bạn phải thanh toán phí chứng thực theo quy định khi nhận kết quả.

2) Đối với người thực hiện chứng thực:

- Chịu trách nhiệm về tính xác thực của người yêu cầu chứng thực.

- Tuyệt đối không được nhận xét về việc chấp hành chủ trương, chính sách, quy định của Đảng, Nhà nước vào sơ yếu lý lịch của công dân, mà chỉ ghi lời chứng thực trong phần xác nhận của Cơ quan địa phương. 

- Cần kiểm tra kỹ càng thông tin trong sơ yếu lý lịch, đối chiếu với các giấy tờ nhân thân của người yêu cầu chứng thực để đảm bảo thông tin trùng khớp. 

- Phải gạch chéo các nội dung không có trong tờ khai trước khi chứng thực. 

- Phải xác định tình trạng của người chứng thực tại thời điểm yêu cầu chứng thực đủ minh mẫn, nhận thức, làm chủ được hành vi của mình. 

- Xác định được các nội dung cần chứng thực không vi phạm quy định, pháp luật của Nhà nước. 

Như vậy, hiện nay sơ yếu lý lịch chỉ được chứng thực mà không tồn tại khái niệm sơ yếu lý lịch công chứng. Do đó, người lao động cần lưu ý điều này khi hoàn thiện giấy tờ làm hồ sơ lao động. Hy vọng câu trả lời của Bảo hiểm xã hội điện tử eBH cũng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng thực sơ yếu lý lịch.

Nguyệt Nga - EBH