Hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn kê khai bảo hiểm xã hội qua phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử do các tổ chức IVAN chính thức cung cấp điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cơ quan BHXH và đơn vị cung cấp phần mềm. Dưới đây là một số câu hỏi về vẫn đề kê khai BHXH được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Câu hỏi thường gặp liên quan đến kê khai BHXH điện tử năm 2023

1. Phần mềm bảo hiểm xã hội có phải mua không?

Câu trả lời là có. Phần mềm bảo hiểm xã hội là phần mềm giúp các doanh nghiệp và tổ chức kê khai bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động của mình một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác qua mạng internet. Để sử dụng phần mềm này, bạn phải cần có chữ ký số và đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số với nhà cung cấp phần mềm.

Doanh nghiệp cần phải trả phí hàng năm để sử dụng phần mềm này. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm BHXH mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: thuận tiện, bảo mật, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp phần mềm bảo hiểm xã hội (tổ chức I-VAN) đã ký hợp đồng chính thức với BHXH Việt Nam như: Thái Sơn, Viettel, VNPT,... Bạn có thể tham khảo thông tin về phần mềm của các nhà cung cấp IVAN để chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô Doanh nghiệp của bạn.

2. Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử là việc thực hiện kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua mạng Internet sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp. Thay vì nộp và nhận hồ sơ giấy tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan BHXH, thì đơn vị có thể dùng công cụ phần mềm để kê khai và ký số gửi đến cơ quan BHXH và nhận phản hồi từ cơ quan BHXH.

Giao dịch điện tử BHXH mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan như: thuận tiện, bảo mật, tiết kiệm thời gian và chi phí. Giá trị pháp lý của các văn bản thông qua giao dịch điện tử được công nhận như việc mô tả bằng văn bản theo phương pháp truyền thống.

2.1 Đối tượng thực hiện giao dịch BHXH điện tử?

Đối tượng được thực hiện giao dịch BHXH điện tử bao gồm các nhóm sau:

• Đại sứ quán, văn phòng đại diện nước ngoài đặt tại Việt Nam

• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh

• Đơn vị hành chính sự nghiệp

• Học sinh, sinh viên

• Các đối tượng ngân sách nhà nước hỗ trợ và các đối tượng khác

2.2 Điều kiện cần để thực hiện giao dịch điện tử là gì?

Để thực hiện giao dịch điện tử BHXH, doanh nghiệp cần có:

1) Đơn vị đã đăng ký tham gia BHXH và được cấp ‘Mã đơn vị’;

2) Chữ ký số và đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số với nhà cung cấp phần mềm;

3) Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử.

2.3 Thủ tục đăng ký giao dịch điện tử BHXH như thế nào?

Đơn vị sử dụng phần mềm BHXH tạo lập tờ khai ‘Đăng ký hồ sơ BHXH điện tử I-VAN’ và nộp lên cơ quan BHXH. Đăng ký xong, Đơn vị có thể bắt đầu tiến hành lập và nộp các bộ hồ sơ nghiệp vụ (Báo tăng, giảm lao động, điều chỉnh lương,..) một cách tự động và nhanh chóng.

Sau khi giao dịch hồ sơ điện tử xong và có kết quả từ BHXH trả về, đơn vị có phải in hồ sơ giấy để lãnh đạo ký đóng dấu nữa không? Theo quy định về giao dịch điện tử của Bộ Thông Tin & Truyền Thông, chữ ký số là chữ ký thứ 2 của đơn vị dưới dạng điện tử.

Hồ sơ chứng từ được ký chữ ký số có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy được ký đóng dấu đỏ.

Khi hồ sơ đã có kết quả, đơn vị không phải in hồ sơ giấy và trình lãnh đạo ký đóng dấu nữa, chỉ cần In giấy hẹn (trả Sổ, Thẻ,...) để lên cơ quan BHXH lấy kết quả (Sổ, Thẻ,...) hoặc sử dụng dịch vụ gửi nhận hồ sơ qua Bưu chính.

Trong quá trình giao dịch điện tử, đơn vị kê khai hồ sơ bị sai mà đã thực hiện nộp lên cơ quan BHXH sẽ được xử lý theo 2 trường hợp:

1 - Nếu cơ quan BHXH chưa xử lý hồ sơ, đơn vị liên hệ với cơ quan BHXH nhờ từ chối sau đó điều chỉnh và tiến hành nộp lại.

2 - Nếu cơ quan BHXH đã thực hiện xử lý hồ sơ. Đơn vị đợi đến kỳ kê khai sau làm hồ sơ nghiệp vụ mới để điều chỉnh lại những nội dung liên quan.

Đối với phần mềm eBH của Công ty Thái Sơn, trong trường hợp bạn cần hỗ trợ có thể liên hệ trung tâm chăm sóc khách hàng Thái Sơn số Hotline 19004767.​​​​

3. Nhà cung cấp I-VAN Thái Sơn là ai? 

I-VAN Thái Sơn là một trong những nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (gọi tắt là I-VAN) được thành lập theo quy định tại Nghị định 08/2015/QĐ-TTg của Thủ Tướng Chính Phủ ngày 9/3/2015 ( điều chỉnh, thay thế bởi Nghị định 166/2016/NĐ-CP ngày 24/12/2016 của Chính phủ).

Phần mềm eBH của Nhà cung cấp IVAN Thái Sơn

Công ty Thái Sơn là một trong những nhà cung cấp IVAN đầu tiên được BHXH Việt Nam ký hợp đồng để cung cấp Cổng giao dịch điện tử cho các đơn vị làm thủ tục kê khai hồ sơ BHXH.

3.1 Sử dụng dịch vụ I-VAN có mất phí không?

Sử dụng dịch vụ I-VAN có mất phí thông qua việc gia hạn gói phần mềm theo năm.

Tổ chức I-VAN Thái Sơn hiện đang cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp các gói giải pháp phần mềm eBH để hỗ trợ kê khai hồ sơ bảo hiểm điện tử với cơ quan BHXH gồm:

1. Phần mềm kê khai hồ sơ theo đúng biểu mẫu quy định.

2. Được hỗ trợ đào tạo, tư vấn và sử dụng nhanh chóng kịp thời 24/7 và nhiều dịch vụ giá trị gia tăng khác.

Chi phí dịch vụ I-VAN Thái Sơn được chia thành nhiều gói dịch vụ, phù hợp với từng đối tượng sử dụng có quy mô lao động từ nhỏ đến lớn, từ 1 năm đến dài hạn.

Với các đơn vị đã có chữ ký số để khai Thuế điện tử, Hải quan điện tử thì không phải mua thêm cho khai BHXH điện tử nữa.

Phần mềm eBH của IVAN Thái Sơn hỗ trợ tất cả các loại chữ ký số trên thị trường.

Nếu đơn vị chưa có chữ ký số, I-VAN Thái Sơn sẽ hỗ trợ đơn vị thủ tục đăng ký mới và gửi thiết bị cho đơn vị để thực hiện kê khai nhanh chóng.

3.2 Doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ I-VAN khác mà muốn chuyển thì làm thế nào?

Theo quy định, tại mỗi thời điểm chỉ được sử dụng dịch vụ của một nhà I-VAN để giao dịch hồ sơ. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn chuyển sang dùng I-VAN Thái Sơn, Đơn vị cần thực hiện đăng ký ngừng dịch vụ của nhà cung cấp khác trước và tiến hành đăng ký mới với I-VAN Thái Sơn.

Đơn vị có thể liên hệ theo sổ tổng đài CSKH 24/7 của Thái Sơn Hotline - 19004767 để được tư vấn hỗ trợ chuyển đổi nhà cung cấp và kịp thời cho việc kê khai.

Trên đây là tổng hợp một số câu hỏi thường gặp có liên quan đến việc sử dụng và kê khai bảo hiểm xã hội điện tử. Bảo hiểm xã hội điện tử eBH hy vọng có thể giúp bạn có thể những thông tin hữu ích. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy liên hệ với chúng tôi Hotline 19004767 để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể