Chứng thực điện tử đang trở thành một xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Chứng thực điện tử là việc khẳng định tính xác thực của một thông điệp dữ liệu điện tử do các Cơ quan chức năng thực hiện, có giá trị sử dụng thay cho bản chính ở mọi giao dịch điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chứng thực điện tử nhanh gọn, đơn giản nhất.

Bản sao chứng thực điện tử có giá trị pháp lý thay cho bản chính

1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ trên bản chính dưới dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. 

Bạn có thể đặt lịch hẹn hoặc đăng ký chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thông qua cổng Dịch vụ công quốc gia. Bạn cần có tài khoản dịch vụ công để đăng nhập.

1.1 Giá trị pháp lý của bản chứng thực điện tử

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, các thủ tục hành chính được thực hiện trên môi trường điện tử vẫn có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác. Do đó, bản chứng thực điện tử được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện trực tuyến vẫn đảm bảo giá trị pháp lý như văn bản giấy.

Quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử được nêu rõ tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

- Phòng Tư pháp tại các huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do Cơ quan, tổ chức của Việt Nam hoặc nước ngoài; cơ quan của Việt Nam liên kết với các cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính là các giấy tờ, văn bản do Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cung cấp hoặc chứng nhận.

Như vậy, chứng thực điện tử do các Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện sẽ có giá trị pháp lý như văn bản giấy, ví dụ như chứng thực điện tử các loại giấy tờ: căn cước công dân, bằng lái xe, bảng điểm đại học, bằng tốt nghiệp đại học… đều có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

1.1.1 Trường hợp không chứng thực bản sao từ bản chính

Cũng theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có 06 trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

1) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;

2) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;

3) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;

4) Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;

5) Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Ngoại trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự như giấy tờ tùy thân, chứng thực chữ ký người dịch;

6) Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

1.2 Lợi ích của việc chứng thực điện tử

- Đối với người dân, doanh nghiệp: Việc chứng thực bản sao điện tử giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi thực hiện thủ tục. Người dân có thể thực hiện ngay tại nhà với thiết bị kết nối internet. Ngoài ra, bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu giúp bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin, có thể tái sử dụng nhiều lần để tiết kiệm chi phí. Với một bản sao chứng thực điện tử, người dân có thể sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau. 

- Đối với Cơ quan: Việc thực hiện quy trình cấp bản sao chứng thực sẽ giúp đảm bảo đầy đủ thông tin, thống nhất về hình thức. Ngoài ra, cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao cũng dễ dàng kiểm tra tính chính xác của thông tin, giải quyết thông tin cho các thủ tục tiếp theo. Ngoài ra, việc sử dụng chung dịch vụ trên cùng một nền tảng Cổng Dịch vụ công Quốc gia còn giúp tăng tốc độ xử lý và tiết kiệm chi phí đầu tư, xây dựng dịch vụ.

Đăng ký, đặt lịch hẹn Chứng thực bản sao điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia

2. Hướng dẫn thủ tục chứng thực điện tử trên Cổng DVC quốc gia

 Người dân có thể đăng ký chứng thực điện tử ngay trên Cổng dịch vụ công quốc gia theo quy trình như sau:

Bước 1: Truy cập vào website của Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/, sau đó, đăng nhập tài khoản, chọn “Dịch vụ công trực tuyến”. Nếu chưa có tài khoản Dịch vụ công, chọn “Đăng ký tài khoản” và chọn “Dịch vụ công trực tuyến”.

Bước 2: Ở cột bên phải màn hình ở phần “Dịch vụ công nổi bật”, ấn chọn “Xem tất cả dịch vụ công nổi bật”.

Bước 3: Trên màn hình sẽ xuất hiện các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu chứng thực để lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực cho phù hợp.

Bước 4: Sau khi đã chọn thủ tục, người dân thực hiện điền thông tin theo yêu cầu. Tại đây, hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ, văn bản tài liệu chứng thực. Người thực hiện đọc kỹ thông tin và làm theo yêu cầu, sau đó chọn cơ quan Tư pháp để thực hiện thủ tục này. 

Lưu ý: Hiện nay chỉ có 02 cơ quan nhà nước là Ủy ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp thực hiện chứng thực điện tử. Các cơ quan, đơn vị khác thực hiện thủ tục chứng thực sẽ cung cấp sau.

Sau khi đã điền các thông tin cần thiết theo yêu cầu, người dân chọn Cơ quan, tổ chức phù hợp và chọn “Đồng ý”.

Bước 5: Sau khi đã chọn “Đồng ý”, màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và yêu cầu chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Người dân thực hiện điền theo hướng dẫn và chọn “Đặt lịch hẹn”. Tiếp đó, màn hình hiển thị “Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công”. 

Bước 6: Sau khi đã hoàn tất thủ tục, Cơ quan tư pháp sẽ cấp bản chứng thực điện tử gửi về tài khoản dịch vụ công của người dân. Nhận được kết quả, cá nhân, tổ chức tải file về để sử dụng chứng thực điện tử trong các giao dịch cần thiết. 

Trường hợp chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, kết quả chứng thực sẽ được Cơ quan tư pháp gửi đến địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.

Những lưu ý khi thực hiện chứng thực điện tử từ bản chính

2.1 Những lưu ý khi thực hiện chứng thực điện tử

Dưới đây là một số lưu ý khi cá nhân, tổ chức thực hiện chứng thực điện tử. 

Thứ nhất, bạn phải có tài khoản dịch vụ công quốc gia. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký tài khoản online bằng số điện thoại chính chủ (đã được đồng bộ trên thẻ CCCD/app VNeID) qua Cổng DVC quốc gia, bạn chọn “Đăng ký” và làm theo hướng dẫn.

Thứ hai, trước khi làm thủ tục chứng thực điện tử, cá nhân, tổ chức có thể đặt lịch hẹn trước với Cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện chứng thực. Trường hợp đặt lịch hẹn, cá nhân/tổ chức đăng nhập vào Cổng dịch vụ công quốc gia và chọn Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực và đặt lịch. 

Thứ ba, khi thực hiện chứng thực điện tử, cá nhân/tổ chức mang bản gốc giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan đến Cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực điện tử. Sau đó, cá nhân/tổ chức nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực. 

Thứ tư, có 02 cách để trả kết quả chứng thực điện tử. Một là, bản sao điện tử đã chứng thực sẽ được đồng bộ về tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia. Hai là, gửi về email cho người đăng ký theo email do người đăng ký cung cấp. 

- Chi phí chứng thực: 2.000 VNĐ/trang, từ trang thứ 3 trở đi, phí là 1.000 VNĐ/trang. Tối đa không quá 200.000 VNĐ/bản chứng thực (Trang để tính thu phí là trang của bản gốc). 

- Thời hạn giải quyết: Cơ quan chứng thực sẽ tiếp nhận yêu cầu ngay trong ngày nếu cá nhân/tổ chức gửi yêu cầu trước 15h. Nêu sau 15h, thời gian tiếp nhận yêu cầu là trong ngày làm việc tiếp theo. 

Trường hợp yêu cầu chứng thực từ nhiều loại bản chính khác nhau, bản chính có nhiều trang, số lượng bản sao nhiều, văn bản phức tạp… thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc, hoặc có thể kéo dài hơn tùy theo thỏa thuận với cá nhân/tổ chức yêu cầu chứng thực. 

Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc quá thời hạn trả kết quả quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. 

Thứ năm: Yêu cầu với bản chính, giấy tờ cần chứng thực điện tử như sau:

- Bản chính phải nguyên vẹn, không được tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung. Bản chính không được cũ nát, hư hỏng. Bản chính được đóng dấu mật của Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc ghi rõ không được sao chụp sẽ không được chứng thực. 

Ngoài ra, các bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức, nội dung kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa, xuyên tạc lịch sử của nước ta, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức cũng không được chứng thực bản sao. Các loại giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận của Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng sẽ không được chứng thực. 

- Trường hợp văn bản gốc do các Cơ quan, nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cung cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trước khi thực hiện chứng thực điện tử. 

- Trừ trường hợp: Cá nhân được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước ta là thành viên hoặc theo nguyên tắc “Có đi, có lại”. Các giấy tờ khác như: Hộ chiếu, CCCD, thẻ thường trú, cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp hoặc các bảng điểm đi kèm… do nước ngoài cấp cho cá nhân thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi thực hiện chứng thực điện tử từ bản chính.

Trên đây là hướng dẫn chứng thực điện tử nhanh chóng từ bản chính. Chứng thực điện tử là một thủ tục quan trọng để đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của các thông điệp dữ liệu điện tử. Với những ưu điểm vượt trội so với phương pháp truyền thống, chứng thực điện tử đang dần trở nên phổ biến, được nhiều người dân lựa chọn. Việc nắm vững cách thức thực hiện và các quy định liên quan sẽ giúp Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thiện thủ tục nhanh chóng, thuận lợi. 

Hy vọng bài viết trên của Bảo hiểm xã hội điện tử EBH đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng thực điện tử. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan, xin vui lòng liên hệ với EBH hoặc Tổng đài hỗ trợ nhanh Cổng DVC quốc gia 1800 1096 để được hỗ trợ.

Nguyệt Nga - EBH