Từ 30/6/2023 đơn vị nộp tiền đóng bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) cho cơ quan BHXH thông qua hệ thống ngân hàng theo cấu trúc ghi nội dung nộp tiền mới được quy định tại Công văn số 1995/BHXH-TCKT của BHXH Việt Nam.

Đối với đơn vị nộp tiền qua Kho bạc Nhà nước (KBNN) sử dụng cấu trúc theo quy định tại Thông báo 3779/BHXH-TCKT áp dụng từ 01/10/2026.

Cấu trúc ghi nội dung nộp tiền theo công văn mới.

1. Cấu trúc ghi nội dung nộp tiền theo CV 1995/BHXH-TCKT

Để việc quản lý tiền thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp (đơn vị) được tự động cập nhật vào hệ thống, liên thông số liệu giữa các phần mềm hiệu quả và kịp thời, không phụ thuộc vào việc hạch toán thủ công của cán bộ, Cơ quan BHXH Việt Nam đã ban hành Công văn số 1995/BHXH-TCKT yêu cầu cơ quan BHXH các tỉnh, thành phố và cơ quan BHXH địa phương thông báo đến các cá nhân, đơn vị về việc nộp tiền tại ngân hàng theo cấu trúc nộp tiền quy định của cơ quan BHXH. Cụ thể:

(1) Trường hợp đơn vị nộp tiền sử dụng tiện ích nộp BHXH trên ứng dụng Mobile banking/ Internet banking của Ngân hàng. Đơn vị thực hiện: Nhập, chọn thông tin nộp tiền.

(2) Trường hợp đơn vị lập ủy nhiệm chi chuyển tiền theo các kênh khác.

Trong ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền do đơn vị lập thì ghi rõ nội dung nộp tiền theo cấu trúc nộp như sau: 

+BHXH+103+00+Mã đơn vị+Mã Cơ quan BHXH+dong BHXH+

› Mã đơn vị: Là mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp cho đơn vị nộp tiền.

› Mã cơ quan BHXH: Là mã cơ quan BHXH quản lý thu đối với đơn vị nộp tiền.

Khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN đơn vị nộp tiền cần ghi rõ nội dung nộp tiền theo cấu trúc quy định của cơ quan BHXH để đảm bảo quyền lợi của người lao động.

Ví dụ: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan BHXH cơ sở Hai Bà Trưng có nội dung nộp tiền được ghi như sau:

+BHXH+103+00+TG14475+00107+dong BHXH+

Trong đó: +BHXH+103+00 là loại hình thu mặc định theo quy định của cơ quan BHXH; 

• +TG14475 là mã đơn vị của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn; 

• +00107 là Mã cơ quan BHXH cơ sở Hai Bà Trưng là cơ quan quản lý thu đối với Công ty Thái Sơn.

• +dong BHXH+ là nội dung chuyển tiền mặc định theo quy định của cơ quan BHXH.

Trong trường hợp đơn vị ghi thiếu nội dung chuyển tiền, tiền đã nộp chưa được hạch toán, đơn vị lập công văn đính kèm bản chụp ủy nhiệm chi (UNC) gửi về cơ quan BHXH quản lý để cập nhật.

Xem thêm: Nộp tiền BHXH trên Ứng dụng Mobile banking của Ngân hàng.

Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu BHXH tỉnh, BHXH cơ sở đăng thông tin trên trang web chính thức đề nghị các đơn vị khi nộp tiền thu BHXH, BHYT, BHTN theo cấu trúc đã quy định nêu trên. Đồng thời các ngân hàng chú ý thực hiện lệnh thanh toán không làm sai lệch nội dung thanh toán của người tham gia.

Ngân hàng nơi mở tài khoản phối hợp thông báo đến các đơn vị khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN trực tiếp, trực tuyến và hỗ trợ chi tiết ủy nhiệm chi cho từng người tham gia trong trường hợp tổ chức dịch vụ thu, nộp tiền BHXH tự nguyện, BHYT theo danh sách.

2. Cấu trúc chuyển tiền đóng BHXH qua Kho bạc Nhà nước

Căn cứ Thông báo số 3779/BHXH-TCKT năm 2026, BHXH Việt Nam triển khai Quy chế phối hợp số 2953/QCPH/BHXH-KBNN ký ngày 04/8/2026 giữa BHXH Việt Nam và Kho bạc Nhà nước (KBNN) về việc mở, quản lý, sử dụng tài khoản thu chế độ và kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử.

Việc kết nối, trao đổi dữ liệu giữa hai hệ thống được thực hiện trên phạm vi toàn quốc từ ngày 01/10/2026.

Theo đó, từ ngày 01/10/2026, đơn vị sử dụng lao động khi chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN qua KBNN cần ghi nội dung thanh toán theo cấu trúc thống nhất để khoản tiền nộp được hạch toán tự động.

Cách ghi nội dung chuyển tiền qua KBNN.

→ Khi lập Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước hoặc Ủy nhiệm chi gửi KBNN, đơn vị ghi tại mục "Nội dung thanh toán chung" theo đúng cấu trúc:

+BHXH+103+00+[Mã đơn vị]+[Mã cơ quan BHXH]+dong BHXH thang X

Trong đó:

• Mã đơn vị: Mã số quản lý của đơn vị nộp tiền.

• Mã cơ quan BHXH: Mã cơ quan BHXH nơi nhận tiền thu chế độ.

• X: Tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN tương ứng.

Ví dụ đối với trường hợp Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn nộp tiền đóng BHXH qua KBNC. Khi nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN cho tháng 9, đơn vị ghi tại mục Nội dung thanh toán chung theo cấu trúc như sau:

+BHXH+103+00+TG14475+00107+dong BHXH thang 9

Lưu ý: Đơn vị cần kiểm tra chính xác mã đơn vị, mã cơ quan BHXH và tháng đóng bảo hiểm; giữ đúng cấu trúc, các dấu cộng và cách ghi nội dung như mẫu trên tại mục "Nội dung thanh toán chung".

Nếu nội dung thanh toán không đúng cấu trúc, khoản tiền nộp BHXH của đơn vị sẽ không được hạch toán tự động. Khi đó, đơn vị cần phối hợp với cơ quan BHXH để xác định và xử lý khoản tiền đã nộp.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH. Ghi đúng cấu trúc nộp tiền đóng BHXH qua hệ thống ngân hàng và KBNN là bước quan trọng để khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp được ghi nhận chính xác, kịp thời.

Đơn vị nên kiểm tra mã đơn vị, mã cơ quan BHXH và kỳ đóng trước khi chuyển tiền, đồng thời lưu chứng từ để phục vụ đối chiếu. Khi phát hiện sai sót, cần chủ động phối hợp với cơ quan BHXH để xử lý, hạn chế ảnh hưởng đến việc ghi nhận nghĩa vụ đóng và quyền lợi của người lao động.

Tài Phạm