Giấy khai sinh là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất của mỗi người, là căn cứ để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công dân. Hiện nay, người dân có thể làm thủ tục xin cấp giấy khai sinh trực tuyến ngay tại nhà trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Dưới đây là quy trình đăng ký khai sinh online và một số thông tin cần lưu ý khi thực hiện thủ tục này.

Giấy khai sinh bản điện tử được cấp khi khai sinh trực tuyến

1. Giấy khai sinh điện tử là gì?

Giấy khai sinh điện tử là một loại giấy khai sinh được thể hiện dưới dạng kỹ thuật số, có thêm mã QR để lưu trữ và cung cấp thông tin trực tuyến. Khi sử dụng, bạn chỉ cần cung cấp mã QR để quét và có thể xem các thông tin đăng ký khai sinh. Giấy khai sinh điện tử cũng có đầy đủ thông tin đăng ký khai sinh và giá trị pháp lý như giấy khai sinh bản giấy.

Căn cứ theo Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP giấy khai sinh bản điện tử (có mã QR) là kết quả của quá trình làm thủ tục đăng ký giấy khai sinh trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia. Việc làm thủ tục đăng giấy khai sinh trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho người đăng ký bao gồm:

1) Tiện lợi và nhanh chóng: Thủ tục trực tuyến giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức so với việc phải đến trực tiếp các cơ quan hành chính để làm thủ tục.

2) Không cần di chuyển: Bạn có thể thực hiện thủ tục từ bất kỳ đâu, ngay tại nhà, miễn là có kết nối internet, không cần phải di chuyển đến nơi cấp giấy khai sinh.

3) Tránh xếp hàng và chờ đợi: Việc làm thủ tục trực tuyến giúp bạn tránh việc phải xếp hàng và chờ đợi lâu tại cơ quan hành chính.

4) Dễ dàng theo dõi tiến độ: Bạn có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của mình qua hệ thống trực tuyến.

5) Giảm rủi ro sai sót: Thủ tục trực tuyến giúp tránh sai sót trong việc nhập liệu và xử lý hồ sơ.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc làm thủ tục trực tuyến yêu cầu bạn phải có kiến thức về việc sử dụng máy tính và kết nối internet. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, bạn sẽ phải bổ sung hoặc làm lại thủ tục.

Quy trình làm thủ tục cấp giấy khai sinh trực tuyến

2. Thủ tục xin cấp giấy khai sinh trực tuyến như thế nào?

Người dân có thể đăng ký khai sinh online ngay trên Cổng dịch vụ công Quốc gia với thiết bị có kết nối internet theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập website Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Sau đó bạn đăng nhập tài khoản và xác thực định danh online.

Lưu ý: Việc truy cập tài khoản cần đảm bảo xác thực định danh online, kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để khai thác thông tin công dân có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

- Cung cấp đầy đủ thông tin trên biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh. Hồ sơ đăng ký bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Bản chụp Giấy chứng sinh/Giấy chứng sinh điện tử (nếu có).

- Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có)/trường hợp thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn đã có trong CSDL Quốc gia về dân cư thì không phải tải lên.

- Bản chụp Giấy CMND/Thẻ CCCD và Hộ khẩu/trường hợp các thông tin này đã được xác thực và cung cấp bởi CSDL Quốc gia về dân cư thì không phải tải lên.

- Giấy uỷ quyền trong trường hợp thực hiện việc đăng ký khai sinh theo uỷ quyền

- Nộp phí, lệ phí (nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh) thông qua chức năng thanh toán online tích hợp trên Cổng dịch vụ công.

Sau khi đã tải đầy đủ các giấy tờ cần thiết bên trên, việc nộp hồ sơ xin cấp giấy khai sinh trực tuyến đã hoàn tất. Công dân chờ Cơ quan thẩm định hồ sơ và gửi trả kết quả.

Bước 2: Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

1) Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Chuyển hồ sơ đăng ký khai sinh để người làm công tác hộ tịch xử lý. ​Trường hợp không thể giải quyết ngay thì sẽ có phiếu hẹn và trả kết quả cho công dân trong ngày làm việc tiếp theo.

2) Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ: Có văn bản hướng dẫn công dân bổ sung và hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ cần bổ sung loại giấy tờ nào, sau khi đã bổ sung đầy đủ và hợp lệ, cán bộ làm công tác hộ tịch sẽ tiếp nhận lại và xử lý.

3) Nếu người có yêu cầu khai sinh không bổ sung và hoàn thiện giấy tờ, hồ sơ theo yêu cầu thì sẽ có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ. Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin có trong hồ sơ và giấy tờ đi kèm. 

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Ghi vào sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên phần mềm và chuyển thông tin đến cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy số định danh cá nhân. 

- Trường hợp hồ sơ cần bổ sung và hoàn thiện: Gửi thông báo về tình trạng hồ sơ đến Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ và thực hiện lại theo Bước 2. 

Bước 4: Trả kết quả. Sau khi trả về số định danh cá nhân, công chức làm công tác hộ tịch in giấy khai sinh, trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân ký, chuyển Bộ phận một cửa để trả kết quả cho công dân. 

Bước 5: Công dân kiểm tra thông tin. Công dân sau khi đã nhận kết quả thì kiểm tra lại các thông tin trên giấy khai sinh, sổ đăng ký khai sinh. Sau đó, ký sổ đăng ký khai sinh và nộp lệ phí (Nếu chưa nộp lệ phí tại bước 1). 

Trường hợp người dân có yêu cầu cấp giấy khai sinh trực tuyến thì công chức làm công tác hộ tịch tham mưu thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Điều 14, Thông tư 01/2022/TT-BTP, trả kết quả là Giấy khai sinh online được ký số cho công dân sau khi đã hoàn thành bước 5.

Hồ sơ đăng ký cấp giấy khai sinh online theo quy định

2.1 Hồ sơ đăng ký cấp giấy khai sinh trực tuyến gồm những gì?

Dưới đây là các giấy tờ cần thiết để đăng ký khai sinh online cho trẻ:

1) Biểu mẫu hộ tịch online tương tác đăng ký khai sinh

2) Người có yêu cầu tải lên bản chụp các loại giấy tờ sau: 

- Giấy chứng sinh (Nếu không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh, nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh). 

- Trường hợp trẻ bị bỏ rơi: Cần có biên bản do Cơ quan có thẩm quyền lập. 

- Trường hợp trẻ em sinh ra do mang thai hộ: Cần văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản. 

- Trường hợp ủy quyền đăng ký khai sinh: Cần văn bản ủy quyền đã được chứng thực theo quy định của pháp luật. Nếu người đi đăng ký khai sinh là ông bà, người thân thì cần thống nhất với cha, mẹ trẻ em về nội dung khai sinh. 

3) Giấy tờ tùy thân khác có thể xác nhận trong trường hợp không sử dụng thẻ CCCD.

4) Giấy chứng nhận kết hôn trong trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn và chưa có thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn trong CSDL quốc gia về dân cư. 

- Giấy tờ chứng minh thông tin về nơi cư trú (không bắt buộc tải lên). 

Điều kiện để người dân đăng ký khai sinh trực tuyến cho con

2.2 Điều kiện để đăng ký khai sinh trực tuyến là gì?

Để đăng ký cấp giấy khai sinh trực tuyến trên Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, cần đảm bảo các điều kiện sau:

- Cổng dịch vụ công cấp tỉnh đã hoàn thành việc kết nối và khai thác dữ liệu công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. 

- Kết nối, liên thông dữ liệu hộ tịch với phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch online dùng chung của Bộ tư pháp, đảm bảo tính chính xác, giá trị pháp lý của dữ liệu công dân. 

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Việc cấp giấy khai sinh trực tuyến được giải quyết ngay trong ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ được gửi sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì sẽ trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. 

Công dân khi thực hiện thủ tục cấp giấy khai sinh trực tuyến cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Bản chụp các loại giấy tờ kèm theo hồ sơ phải có chất lượng cao, nội dung đầy đủ, bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp bằng các thiết bị điện tử từ giấy tờ hợp lệ và còn giá trị sử dụng. Trường hợp các giấy tờ trong hồ sơ được cấp bởi Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định. 

- Nếu giấy tờ phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh online đã có bản sao điện tử thì công dân được quyền sử dụng bản điện tử. 

- Khi nhận kết quả, công dân phải nộp bản chính Giấy khai sinh, xuất trình giấy tờ tùy thân. 

- Quy định về việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Phải phù hợp với quy định của pháp luật và giữ gìn được bản sắc văn hóa dân tộc, truyền thống văn hóa của người Việt Nam, không đặt tên quá dài và khó sử dụng. 

- Nếu cha mẹ không thống nhất được về họ, dân tộc và quê quán của con thì quê quán của con sẽ được xác định theo tập quán, nhưng vẫn đảm bảo theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ. 

2.3 Lệ phí cấp giấy khai sinh trực tuyến

Công dân xin cấp giấy khai sinh trực tuyến sẽ áp dụng mức phí như sau

1) Người khai sinh đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật: Miễn phí.

2) Đăng ký khai sinh không đúng thời hạn: Mức phí áp dụng theo Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. 

3) Phí cấp bản sao Giấy khai sinh: Được quy định tại Thông tư 281/2016/TT-BTC. Nếu người đăng ký khai sinh chưa nộp lệ phí trên Cổng dịch vụ thì nộp trực tiếp khai đến nhận kết quả tại Cơ quan đăng ký hộ tịch. 

Việc cấp giấy khai sinh trực tuyến mang đến nhiều lợi ích cho người dân như: tiết kiệm thời gian, thuận tiện, giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ. Đây là một bước tiến quan trọng trong quy trình cải cách thủ tục hành chính. Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng bài viết trên đây đã mang đến nhiều thông tin hữu ích cho độc giả.

Nguyệt Nga - EBH