Mẫu công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội
Công văn giải trình chênh lệch Bảo hiểm xã hội (BHXH) là văn bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hiện nay, sự chênh lệch số liệu báo cáo BHXH so với thực tế là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Do đó, việc giải trình các khoản chênh lệch này có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp.
Công văn giải trình là một loại văn bản hành chính dùng trong doanh nghiệp
1. Công văn giải trình là gì?
Công văn giải trình là văn bản hành chính thường được dùng để trình bày, giải thích hoặc làm rõ một vấn đề cụ thể khi có yêu cầu.
Mục đích của công văn giải trình nhằm giải thích rõ ràng, chính xác về vấn đề được yêu cầu và cung cấp đầy đủ thông tin liên quan khi gặp một trong các trường hợp sau:
- Có sự chênh lệch hoặc sai sót trong báo cáo tài chính, số liệu thống kê hoặc hồ sơ doanh nghiệp.
- Giải thích lý do việc chậm trễ thực hiện các hợp đồng theo cam kết.
- Khi có yêu cầu từ các cơ quan chức năng trong việc làm rõ một số vấn đề liên quan đến pháp lý, thuế, BHXH…
Hiện nay, các doanh nghiệp thường xuyên làm một số loại công văn giải trình như: Công văn gửi cơ quan BHXH giải trình chênh lệch BHXH hoặc giải trình chậm nộp tiền BHXH cho người lao động, công văn giải trình với Cơ quan thuế, công văn giải trình với khách hàng…
Việc soạn thảo công văn giải trình đúng quy cách sẽ góp phần thể hiện sự tôn trọng đối với cơ quan chức năng và nâng cao uy tín của tổ chức. Thông thường, công văn giải trình bao gồm 3 nội dung chính:
(1) Phần mở đầu: Quốc hiệu - Tiêu ngữ của nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, kèm theo ngày tháng năm soạn thảo công văn; tên công văn; công văn giải trình vấn đề gì; công văn gửi tới cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào…
(2) Nội dung chính: Lý do viết công văn, nêu rõ vấn đề cần giải trình (Theo yêu cầu hoặc theo công văn yêu cầu giải trình số bao nhiêu), nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có).
(3) Phần kết: Cam kết những nội dung trong bản giải trình là đúng sự thật và sẵn sàng chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung trong đó. Ký tên và đóng dấu.
1.1 Công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội là gì?
Công văn giải trình Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một loại văn bản hành chính mà doanh nghiệp sử dụng để trình bày, giải thích và làm rõ một vấn đề cụ thể liên quan đến BHXH khi có yêu cầu.
Mục đích của công văn giải trình là đảm bảo dễ dàng hơn trong việc giải trình, cung cấp thông tin chi tiết, minh bạch và chính xác để giải quyết các thắc mắc, nghi ngờ. Các trường hợp thường cần giải trình chênh lệch BHXH bao gồm sai sót trong báo cáo tài chính, số liệu thống kê hoặc hồ sơ doanh nghiệp, việc thực hiện dự án, hợp đồng, hay các yêu cầu từ cơ quan chức năng liên quan đến pháp lý, thuế, và bảo hiểm xã hội.
1.1.1 Khi nào doanh nghiệp cần làm công văn giải trình chênh lệch BHXH?
Nghị định số 03/2014/NĐ-CP quy định, Cơ quan BHXH Việt Nam có quyền thanh tra doanh nghiệp khi phát hiện các dấu hiệu vi phạm trong việc đóng BHXH, BHTN, BHYT. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể bị thanh tra khi:
- Đóng chậm bảo hiểm cho người lao động trong khoảng thời gian sau:
- Trên 02 tháng với phương thức đóng hàng tháng.
- Chậm 04 tháng với phương thức đóng 04 tháng.
- Chậm 07 tháng với phương thức đóng 06 tháng.
- Có dấu hiệu hoặc cố tình trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ và BNN.
- Đóng không đúng với tiền lương của người lao động.
- Thu tiền người lao động nhưng không đóng hoặc đóng không kịp thời, không đủ số tiền phải đóng.
- Khai man hoặc giả mạo hồ sơ.
- Đăng ký lùi thời hạn đóng BHXH.
- Lương chế độ thai sản cao dù thời gian đóng ít.
- Không báo tăng mức đóng BHXH kịp thời theo mức lương tối thiểu vùng.
Ngoài ra hiện nay, nhiều doanh nghiệp có sự chênh lệch giữa số lượng người đóng BHXH với số người lao động thực tế tại doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ vừa bị thanh tra BHXH, vừa bị thanh tra thuế.
Để giải quyết tình trạng trên, doanh nghiệp cần làm công văn giải trình sai lệch về thông tin được thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN với Cơ quan có thẩm quyền.
Việc doanh nghiệp chủ động làm công văn giải trình chênh lệch BHXH phần nào đánh giá được sự hợp tác của doanh nghiệp, thể hiện tinh thần trách nhiệm và thái độ cầu thị của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không né tránh, trốn tránh trách nhiệm mà tự giác làm rõ vấn đề, hợp tác với cơ quan BHXH để giải quyết.
Mẫu công văn giải trình chênh lệch BHXH dùng trong Doanh nghiệp
2. Mẫu công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu Công văn giải trình chênh lệch BHXH, tuy nhiên, độc giả có thể tham khảo mẫu dưới đây:
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH ( V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại Doanh nghiệp) Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN......... Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY...... Người đại diện theo pháp luật: ................ Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ trụ sở chính: ............................................ Tỉnh/ TP............ Điện thoại: ............................. Fax:................... Mã số thuế:............... Ngày ../.../.... Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN. Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau: - Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc; - Có người là cộng tác viên; - Có người là lao động thời vụ; - Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ); - Có người lao động đã nghỉ hưu; - Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương; - .... Do vậy: - Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc. - Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành. - Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động. Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu cơ quan bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ. Trân trọng cảm ơn!
|
3. Một số lưu ý khi làm công văn giải trình BHXH
Doanh nghiệp khi làm công văn giải trình BHXH gửi cơ quan BHXH cần lưu ý những vấn đề sau:
Thứ nhất, sử dụng đúng mẫu giải trình tương ứng với trường hợp đang gặp phải.
Thứ hai, nội dung công văn giải trình cần đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu.
Thứ ba, gửi công văn giải trình theo đúng thời gian quy định cùng đầy đủ hồ sơ, giấy tờ kèm theo:
(1) Hồ sơ lao động kèm theo bản sơ yếu lý lịch của người lao động đang làm việc tại đơn vị.
(2) Đơn đăng ký thang bảng lương, sử dụng lao động với phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.
(3) Báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp.
(4) Hệ thống thang bảng lương tại doanh nghiệp.
(5) Bảng chấm công, thanh toán lương của nhân viên.
(6) Bảng quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.
(7) Bản photo công chứng sổ BHXH của người lao động.
(8) Khai báo quá trình sử dụng lao động.
(9) Danh sách chi trả cho nhân viên
(10) Hồ sơ đăng ký đóng và đã đóng BHXH
(11) Quyết định của doanh nghiệp với nhân viên
Việc tuân thủ đầy đủ các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp soạn thảo được công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội hiệu quả, đảm bảo tính thuyết phục và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên chủ động rà soát, kiểm tra số liệu báo cáo BHXH thường xuyên để kịp thời phát hiện và khắc phục sai sót, hạn chế việc xảy ra chênh lệch số liệu BHXH.
Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng những chia sẻ trong bài viết trên đây có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích.
Nguyệt Nga
