Chữ ký số là một trong ba yêu cầu cần thiết khi các Đơn vị thực hiện khai bảo hiểm xã hội điện tử. Tuy nhiên, chữ ký số (USB Token) tại mỗi Đơn vị thường chỉ có một và thường do người lãnh đạo quản lý. Do vậy, việc giao dịch hồ sơ bảo hiểm sẽ bị gián đoạn, nhất là khi người lãnh đạo không có mặt tại thời điểm thực giao dịch điện tử.

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong giao dịch BHXH điện tử

1. Khai bảo hiểm xã hội điện tử và chữ ký số

Trong quá trình kê khai BHXH điện tử người sử dụng phần mềm sẽ thực hiện nghiệp vụ kê khai thông tin trên phần mềm bảo hiểm đã được kết nối với cơ quan BHXH Việt Nam. Trong đó chữ ký số đóng vai trò xác thực danh tính người tạo lập và chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình kê khai thông tin trên môi trường internet. Cụ thể.

1.1 Khai nộp bảo hiểm xã hội điện tử

Khai nộp bảo hiểm xã hội điện tử là một trong những chủ trương mới của Chính phủ và BHXH Việt Nam trong việc giảm thiểu thủ tục hành chính cũng như hỗ trợ tốt nhất cho các Đơn vị đang hoạt động. Cách thức khai nộp này được chính thức triển khai từ tháng 5/2015 và cho đến nay, hầu hết các cơ quan Đơn vị cũng như BHXH các tỉnh, thành phố đã triển khai áp dụng đồng bộ. Với cách khai bảo hiểm xã hội điện tử, các Đơn vị không chỉ được giảm thiểu các công đoạn, giấy tờ thủ tục mà còn tiết kiệm được tối đa thời gian, nhân sự và chi phí thực hiện.

1.2 Chữ ký số

Chữ ký số (hay còn được gọi đồng nhất là chữ ký điện tử) là một dạng thông tin đi kèm với văn bản được lưu trữ dưới dạng USB (USB Token). Chữ ký số được sử dụng nhằm mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về văn bản đó và được thừa nhận về mặt pháp lý. Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử là giải pháp hữu hiệu nhất nhằm đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu trên môi trường Internet.

Trong khai bảo hiểm xã hội, chữ ký số của các Đơn vị sẽ được sử dụng để thực hiện hai nhiệm vụ chính:

1. Thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam

2. Thực hiện việc nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu

2 nhiệm vụ của chữ ký số trong giao dịch BHXH

2. Khai bảo hiểm xã hội điện tử thế nào khi “Sếp” cầm chữ ký số đi vắng?

Để có thể hoàn thành việc nộp bảo hiểm xã hội điện tử, sau khi khai báo hết các thông tin cần thiết, người thực hiện sẽ phải cắm chữ ký số vào máy tính và ký nộp. Tuy nhiên như phần trên có đề cập, trong nhiều trường hợp người cầm chữ ký số sẽ không có mặt trực tiếp tại nơi làm việc, do vậy, việc thực hiện giao dịch sẽ bị gián đoạn.

Để giải quyết triệt để vấn đề này cũng như hỗ trợ tối đa cho các Đơn vị, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã đưa vào cài đặt ứng dụng Trình ký khi sử dụng phần mềm khai bảo hiểm điện tử EBH. Đây là ứng dụng được cài đặt trực tiếp vào máy của người thường xuyên cầm chữ ký số. Để thực hiện công đoạn ký số trước khi nộp thông qua hình thức trình ký, người thực hiện sẽ làm theo các bước sau:

Bước 1: Người làm hồ sơ hoàn thiện hồ sơ sau đó lưu lại và chuyển cho người cầm chữ ký số.

Bước 2: Người cầm chữ ký số sử dụng ứng dụng (công cụ trình ký) đã được cài đặt trên máy tính để mở xem và ký số đối với hồ sơ bảo hiểm xã hội. Sau công đoạn ký số, người cầm chữ ký sẽ lưu và chuyển lại cho người phụ trách.

Bước 3: Người phụ trách tiến hành nộp cho cơ quan bảo hiểm theo hướng dẫn trong phần mềm.

Phương pháp trình ký

Ưu điểm của phương pháp Trình ký: Phương pháp trình ký cho phép nhân sự bảo hiểm có thể thực hiện khai nộp bảo hiểm điện tử ngay cả khi không cầm trực tiếp chữ ký số.

Cách thức này sẽ tạo ra sự giao dịch thuận lợi, linh hoạt, giúp người thực hiện không phụ thuộc quá nhiều vào người cầm giữ chữ ký của mỗi Đơn vị.

Như vậy, hiện nay người làm nhiệm vụ kê khai bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện nghiệp vụ kê khai bảo hiểm xã hội điện tử khi không có chữ ký số của chủ doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên đây quý độc giả sẽ có thêm những kiến thức hữu ích nhất.

Xem thêm: Nộp bảo hiểm xã hội điện tử đem lại nhiều lợi ích thiết thực

Mọi thắc mắc hoặc những câu hỏi cần được giải đáp xung quanh vấn đề này bạn đọc có thể liên hệ ngay BHXH điện tử eBH tại địa chỉ:

🏢 Địa chỉ: Số 11, Đặng Thùy Trâm, Cổ Nhuế, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

🌏 Website: https://ebh.vn

📞Tel: 024.3754.5222 -  Fax: 024.3754.5223