Với doanh nghiệp nhỏ, việc theo dõi bảo hiểm xã hội thường do nhân sự hoặc kế toán kiêm nhiệm. Chỉ cần sai mã số BHXH, thiếu tháng đóng hoặc chưa cập nhật biến động kịp thời, cả doanh nghiệp và người lao động đều mất thêm thời gian đối chiếu. Vì vậy, doanh nghiệp nên hướng dẫn người lao động tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội để kiểm tra dữ liệu minh bạch hơn.

1. Doanh nghiệp nên hỗ trợ người lao động tra cứu BHXH

Quá trình tham gia đóng BHXH là căn cứ quan trọng khi người lao động giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, thất nghiệp, hưu trí hoặc chốt sổ khi nghỉ việc. Kiểm tra định kỳ giúp nhân sự đối chiếu dữ liệu lương, hợp đồng, hồ sơ báo tăng giảm với thông tin người lao động nhìn thấy trên hệ thống của cơ quan BHXH.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 (Luật  số 41/2024/QH15) có hiệu lực thi hành từ 01/7/2025, người tham gia BHXH có quyền được cơ quan BHXH hằng tháng cung cấp thông tin đóng BHXH qua phương tiện điện tử và được xác nhận thông tin khi có yêu cầu. Do đó, đối chiếu dữ liệu nên là thói quen quản trị, không chỉ là việc xử lý khi có khiếu nại.

Năm 2026 có nhiều cách tra cứu bảo hiểm xã hội cho người tham gia, tuy nhiên để tra cứu quá trình tham gia đóng BHXH thì có 2 cách tra cứu phổ biến sau:

Cách 1: Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

Cách tra cứu chính thống là dùng chức năng "Tra cứu quá trình tham gia BHXH" trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam. Người tra cứu nhập thông tin định danh, mã số BHXH, khoảng thời gian tham gia và số điện thoại nhận mã. Theo tài liệu hướng dẫn của BHXH Việt Nam, sau khi lấy mã, người tra cứu nhập OTP trong thời gian 240 giây để nhận kết quả.

Lưu ý: Nếu người lao động tự tra cứu có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn tra cứu tại vị trí góc phải nhấn chọn biểu tượng để xem chi tiết.

Doanh nghiệp không nên tự nhập thay toàn bộ thông tin cá nhân nếu chưa có sự đồng ý của người lao động. Cách phù hợp hơn là nhân sự gửi hướng dẫn, hỗ trợ xác định đúng mã số BHXH, cơ quan BHXH quản lý và khoảng thời gian cần kiểm tra. Khi có kết quả, người lao động chỉ cần chia sẻ phần cần đối chiếu.

Cách 2: Hướng dẫn người lao động tra cứu trên VssID

VssID là ứng dụng bảo hiểm xã hội số chính thức của BHXH Việt Nam trên thiết bị di động. Với người lao động đã có tài khoản BHXH hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID, thao tác thường dùng là đăng nhập VssID, vào mục quản lý cá nhân và chọn phần quá trình tham gia để xem thông tin BHXH, BHYT, BHTN.

Ưu điểm của VssID là người lao động có thể kiểm tra trên điện thoại. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên nhắc người lao động bảo mật tài khoản, không gửi mật khẩu hoặc mã OTP cho người khác. Nếu cần hỗ trợ, nhân sự chỉ nên hướng dẫn thao tác hoặc đối chiếu ảnh chụp kết quả.

2. Doanh nghiệp nên đối chiếu dữ liệu như thế nào?

Sau khi có kết quả tra cứu, nhân sự/kế toán nên đối chiếu theo từng nhóm: họ tên, số CCCD, mã số BHXH, ngày sinh; thời gian tham gia; tháng bắt đầu đóng, tháng nghỉ việc hoặc tháng điều chỉnh mức đóng; đơn vị đóng và tình trạng ghi nhận theo từng giai đoạn.

Với doanh nghiệp đang dùng phần mềm BHXH điện tử eBH, dữ liệu lao động có thể được tổ chức theo danh sách, trạng thái, thông tin kê khai và tiêu chí tìm kiếm như họ tên hoặc số sổ BHXH. Đây là nền dữ liệu để so sánh khi tuyển mới, điều chỉnh mức đóng, nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc chuyển phòng ban.

Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ khai báo, trạng thái tiếp nhận, chứng từ nộp tiền, quyết định tăng giảm và thông tin cá nhân. Nếu dữ liệu chưa đồng bộ, hãy phối hợp với người lao động để liên hệ cơ quan BHXH theo kênh chính thức.

3. Lưu ý khi xây dựng quy trình tra cứu định kỳ

Một quy trình gọn có thể bắt đầu từ việc kiểm tra danh sách lao động sau kỳ kê khai hằng tháng. Nhân sự lập nhóm người mới tăng, người điều chỉnh mức đóng, người nghỉ việc hoặc thay đổi thông tin cá nhân; sau đó hướng dẫn tự kiểm tra trên VssID hoặc cổng tra cứu. Với người lao động lâu năm, doanh nghiệp có thể nhắc kiểm tra theo quý hoặc trước thời điểm nghỉ thai sản, chấm dứt hợp đồng.

Điểm quan trọng là thống nhất cách lưu vết: ngày kiểm tra, nguồn dữ liệu, người phụ trách và kết quả xử lý. Khi thông tin đã khớp, nhân sự cập nhật vào hồ sơ nội bộ; khi chưa khớp, ghi rõ phần chênh lệch để tiếp tục theo dõi.

Phần mềm eBH hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ BHXH điện tử tập trung hơn, theo dõi danh sách lao động, lập hồ sơ phát sinh và lưu thông tin phục vụ đối chiếu. Với doanh nghiệp nhỏ, đây là cách làm đúng việc, đúng thời điểm và dễ kiểm tra lại khi cần.

Hy vọng những thông tin từ bài viết sẽ giúp ích cho người đọc trong việc thực đầ đủ và đúng các quy định.

Tài Phạm