Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng được phép chuyển sổ BHXH sang tỉnh khác khi thay đổi nơi ở hoặc địa điểm làm việc. Thủ tục chuyển sổ BHXH sang tỉnh khác được thực hiện quy định theo quy định của Pháp luật. 

Hướng dẫn thủ tục chuyển sổ BHXH sang tỉnh khác hưởng chế độ BHXH

1. Quy định về chuyển sổ BHXH sang tỉnh khác

Mỗi người lao động khi tham gia BHXH đều được cấp 1 sổ BHXH để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Sổ BHXH là căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định.

Căn cứ theo Điều 115, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về việc chuyển nơi hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội như sau:

“Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng chuyển đến nơi ở khác trong nước có nguyện vọng được hưởng bảo hiểm xã hội ở nơi cư trú mới thì có đơn gửi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang hưởng.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm giải quyết; trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.”

Theo quy định trên khi người hưởng lương hưu, chế độ BHXH có yêu cầu chuyển sổ BHXH thì làm đơn gửi cơ quan có thẩm quyền giải quyết nơi đang hưởng lương hưu (Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện). Khi tiếp nhận đủ hồ sơ, trong thời hạn 5 ngày cơ quan BHXH phải thực hiện giải quyết hồ sơ.

2. Thủ tục chuyển sổ BHXH sang tỉnh khác của người lao động

Để được làm thủ tục chuyển sổ BHXH sang tỉnh khác hưởng lương hưu và các chế độ BHXH khác cần lưu ý các yêu cầu và điều kiện thực hiện như sau:

- Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng có yêu cầu chuyển sổ BHXH và nơi hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hàng tháng;

- Người chờ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng có yêu cầu chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đến nơi cư trú tại địa bàn khác.

2.1 Hồ sơ chuyển sổ BHXH hưởng chế độ BHXH

Người yêu cầu làm 01 bộ hồ sơ gồm Bản chính Đơn đề nghị (Mẫu số 14-HSB) để thực hiện chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Căn cứ vào điều kiện cụ thể người lao động làm các mẫu hồ sơ tương ứng theo mẫu.

2.2 Thủ tục chuyển sổ BHXH sang tỉnh khác

Thủ tục chuyển sổ BHXH và chuyển nơi hưởng chế độ BHXH được thực hiện căn cứ vào các văn bản Pháp luật gồm: 

• Luật BHXH số 58/2014/QH13;

• Quyết định 838/QĐ-BHXH;

• Quyết định số 595/QĐ-BHXH;

• Quyết định số 166/QĐ-BHXH.

Người đề nghị chuyển sổ BHXH hưởng lương hưu và các chế độ BHXH khác thực hiện thủ tục chuyển sổ BHXH theo 3 bước sau:

Các bước làm thủ tục chuyển sổ BHXH để hưởng chế độ BHXH

Bước 1: Nộp đơn đề nghị

Nộp đơn đề nghị chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho BHXH huyện hoặc BHXH tỉnh nơi đang chi trả lương hưu, trợ cấp hàng tháng

Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng: nộp đơn đề nghị chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho BHXH huyện hoặc BHXH tỉnh nơi đang chi trả lương hưu, trợ cấp hàng tháng.

Người đang chờ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng: nộp đơn đề nghị chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho BHXH tỉnh/huyện nơi đang quản lý hồ sơ chờ.

Trường hợp giao dịch điện tử: NLĐ đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN, trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH qua dịch vụ bưu chính công ích.

Bước 2: Thủ tục tại các đơn vị  

1) Tại cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi chuyển đi:

Đối với người bắt đầu hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH ở địa bàn khác khi giải quyết xong chế độ thì thực hiện ngay việc chuyển hưởng đến địa bàn khác.

Đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng: Tiếp nhận hồ sơ từ người hưởng, lập Thông báo theo mẫu số 23-HSB trả người hưởng.

2) Tại cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi chuyển đến:

Đối với chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng: Khi nhận được Thông báo chuyển hưởng, cập nhật ngay vào danh sách chi trả và tổ chức chi trả cho người hưởng tại địa điểm nơi người hưởng đăng ký; đồng thời cơ quan BHXH thông báo đến người hưởng về thời gian, địa điểm chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

Đối với di chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng: Khi nhận được hồ sơ di chuyển hưởng, Thông báo cho người chờ hưởng chế độ biết về việc đã tiếp nhận hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

Bước 3: Nhận lương hưu trợ cấp tại nơi mới sau khi thực hiện chuyển sổ BHXH

Đối với người bắt đầu hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, người hưởng chế độ TNLĐ, BNN một lần, chế độ tử tuất một lần tại nơi cư trú do BHXH tỉnh/huyện khác, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH CAND giải quyết: Đến nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng và thẻ BHYT (nếu thuộc đối tượng có trách nhiệm tham gia BHYT) theo thời gian và địa điểm ghi trong Thông báo (Mẫu số 23-HSB);

Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đến nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, thẻ BHYT (nếu thuộc đối tượng có trách nhiệm tham gia BHYT) theo thời gian và địa điểm ghi trong Thông báo (Mẫu số 23-HSB)

Người chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng: nhận thông báo về việc đã tiếp nhận hồ sơ chờ hưởng lương hưu/trợ cấp hàng tháng (Mẫu số 15B-HSB).

2.3 Cách thức thực hiện

Người lao động lựa chọn nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức sau:

• Nộp qua giao dịch điện tử;

• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích;

• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Người lao động nhận trợ cấp tại nơi đăng ký chuyển sổ BHXH mới bằng một trong các hình thức sau:

• Trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích;

• Thông qua tài khoản ngân hàng của của người lao động.

3. Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang tỉnh khác đối với Doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo với cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia BHXH khi có sự thay đổi về địa điểm kinh doanh, giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển giao, sáp nhập, phân chia, tách ra hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang tỉnh khác đối với doanh nghiệp gồm hai bước: chuyển bảo hiểm xã hội tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi và chuyển bảo hiểm xã hội tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến.

3.1 Hồ sơ chuyển BHXH sang tỉnh khác của Doanh nghiệp

1) Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi, doanh nghiệp cần nộp các hồ sơ sau:

- Giấy đề nghị chuyển cơ quan BHXH theo mẫu

Tải về mẫu đơn đề nghị chuyển cơ quan BHXH file word

- Bản sao quyết định/văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển địa phương khác;

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 1 bản);

- Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng (1 thẻ/người);

- Bản sao chứng từ nộp tiền;

- Phiếu giao nhận hồ sơ.

2) Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến, doanh nghiệp cần nộp các hồ sơ sau:

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD) hoặc giấy chứng nhận đầu tư (bản sao)

- Đơn đăng ký tham gia BHXH, BHYT (mẫu D01-TS, 1 bản);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 1 bản);

- Hồ sơ lao động (bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu và sổ BHXH hoặc giấy xác nhận tham gia BHXH của cơ quan BHXH cũ).

Các bước thực hiện chuyển bảo hiểm xã hội đối với doanh nghiệp

3.2 Quy trình 05 bước chuyển BHXH sang tỉnh khác của Doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ chuyển BHXH sang tỉnh khác trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc người lao động chuyển sang tỉnh khác làm việc.

Bước 1: Doanh nghiệp căn cứ Đăng ký kinh doanh mới để làm công văn đề nghị việc chuyển nơi đăng ký kinh doanh đóng BHXH.

- Doanh nghiệp gửi công văn kèm bản sao ĐKKD gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH quận, huyện, tỉnh đang quản lý đơn vị (BHXH nơi đi). 

- Doanh nghiệp nộp đủ các khoản tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN trước tháng chuyển đi.

Bước 2: Sau khi nhận được công văn đề nghị chuyển Cơ quan BHXH thì Cơ quan BHXH nơi đi tiến hành xác nhận.

- Lập Biên bản làm việc với đơn vị chuyển quận, huyện trong tỉnh hoặc Biên bản xác nhận các số liệu đã thực hiện về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (đối với doanh nghiệp chuyển sang tỉnh khác). 

- Lập Công văn gửi cơ quan BHXH cấp tỉnh đề nghị cho đơn vị chuyển địa bàn tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.

Bước 3: Căn cứ công văn đề nghị và hồ sơ kèm theo do BHXH nơi đi gửi cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi đi để đề nghị cho đơn vị chuyển địa bàn tham gia BHXH.

Bước 4: Cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi đi căn cứ hồ sơ đúng theo quy định thực hiện ban hành Công văn cho phép đơn vị được chuyển địa bàn tham gia BHXH.

Cơ quan BHXH có trách nhiệm giải quyết hồ sơ chuyển BHXH sang tỉnh khác trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 5: Doanh nghiệp căn cứ vào Công văn được chuyển BHXH sang tỉnh khác, thực hiện báo giảm lao động tại cơ quan BHXH quản lý tại nơi đi ngay trong tháng cuối đồng thời báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội đến cơ quan BHXH quản lý tại nơi đến theo quy định.

- Đối với lao động đang hưởng chế độ BHXH như thai sản, nghỉ ốm: vẫn phải báo Tăng mới như bình thường, sau đó thực hiện báo Nghỉ thai sản, Nghỉ ốm và Nghỉ không lương có ghi chú rõ lý do để không bị truy thu BHYT do báo giảm chậm.

- Phải thực hiện đăng ký lại nơi KCB theo Danh sách Bệnh viện, cơ sở KCB trong tỉnh nơi đến và Danh sách Bệnh viện, cơ sở KCB nơi đi cho phép tỉnh khác đăng ký tại tháng được chuyển.

Bảo hiểm xã hội điện tử eBH hy vọng bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi của mình. Nếu bạn còn thắc mắc gì khác, xin vui lòng liên hệ với Cơ quan BHXH quận/huyện nơi bạn cư trú hoặc gọi đến Tổng đài tư vấn và giải đáp thắc mắc của BHXH Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất.