Khi có sự biến động về nhân sự, doanh nghiệp cần thông báo tình hình biến động lao động (THBĐLĐ) tới các cơ quan quản lý trên địa bàn. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp các bước và mẫu thông báo, để thông báo tình hình lao động theo quy định.

Vai trò của thông báo THBĐLĐ

1. Tại sao cần thông báo tình hình biến động lao động?

Biến động tình hình lao động là những thay đổi về số lượng, chất lượng, cấu trúc và phân bố của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đây là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, sự phát triển bền vững và uy tín của doanh nghiệp.

Việc thông báo về sự biến động lao động kịp thời sẽ giúp:

- Doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội và thuế. Đây là trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước và xã hội.

- Doanh nghiệp có thể quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và chiến lược kinh doanh. Đây là cơ sở để lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, thưởng phạt và chăm sóc nhân viên.

Vì vậy, thông báo biến động tình hình lao động là một hoạt động thiết thực và cần được thực hiện một cách kịp thời, thường xuyên theo quy định của pháp luật.

Các bước nộp hồ sơ thông báo THBĐLĐ

2. Hướng dẫn thông báo tình hình biến động lao động

Doanh nghiệp cần chủ động lập hồ sơ và thông báo kịp thời tới Trung tâm Dịch vụ việc làm địa phương nơi đặt cơ sở khi có sự biến động về lao động trong tổ chức theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu 29 ban hành tại Khoản 29, Điều 19, Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH

Bước 2: Điền thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 3: Nộp trực tiếp tại Trung tâm dịch vụ việc làm, sau đó thông báo đến Cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp doanh nghiệp không thể nộp trực tiếp thì có thể gửi bản scan mẫu thông báo tới email của cơ quan trên.

3. Thời hạn thông báo tình hình biến động lao động

Doanh nghiệp cần thông báo THLĐ khi nào?

3.1 Thông báo lần đầu

Theo Điều 16, Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH ngày 31/07/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội:

- Thời điểm thực hiện thông báo tình hình biến động lao động:

+ Đối với doanh nghiệp thành lập trước thời điểm ngày 01/10/2015: Thực hiện thông báo tình hình biến động lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày 01/10/2015

+ Đối với doanh nghiệp thành lập sau thời điểm ngày 01/10/2015: Thực hiện thông báo tình hình biến động lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập

Doanh nghiệp điền thông báo tình hình biến động lao động theo Mẫu số 29 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH ngày 31/7/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

3.2 Thông báo hàng tháng

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH ngày 31/07/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, hoạt động thông báo tình hình biến động lao động hằng tháng được thực hiện như sau:

- Chủ thể thực hiện thông báo tình hình biến động lao động hằng tháng: Người sử dụng lao động.

- Thời điểm thực hiện thông báo tình hình biến động lao động hằng tháng: Ngày 03 hằng tháng.

3.3 Thông báo không định kỳ

Theo Khoản 3, Điều 16, Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH ngày 31/07/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, trong trường hợp người sử dụng lao động giảm từ 50 người lao động trở lên phải thông báo ngay với trung tâm Dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời. 

3. Doanh nghiệp vi phạm thông báo THBĐLĐ bị xử lý như thế nào?

Căn cứ quy định Điều 41, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi vi phạm về thông báo tình hình lao động sẽ bị xử lý như sau:

“Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp ...

3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không thông báo với Trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc của người sử dụng lao động khi có biến động lao động việc làm tại đơn vị theo quy định của pháp luật.”

Theo đó, cá nhân người sử dụng lao động sẽ bị phạt từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng và đối với tổ chức, mức phạt sẽ gấp 2 lần so với cá nhân khi vi phạm về thời hạn hoặc không thông báo tình hình biến động lao động

Nội dung trên đây là toàn bộ những hướng dẫn do EBH tổng hợp, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thông báo tình hình biến động lao động theo quy định. Cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết.

Mạnh Hùng - EBH