Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn báo tăng lao động trong tháng và nộp bảo hiểm trong tháng. Để tránh trường hợp nộp chậm dẫn đến bị phạt, những thông tin được chia sẻ dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn.

Quy định về thời hạn báo tăng lao động đối với người sử dụng lao động

1. Thời hạn báo tăng lao động trong tháng là khi nào?

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 99, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động cho cơ quan BHXH để báo tăng lao động.

Thủ tục báo tăng BHXH cho người lao động được thực hiện qua 02 bước:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ báo tăng BHXH bao gồm:

- Tờ khai tham gia BHXH của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu D01-TS);

- Tờ khai tham gia BHXH của người lao động (Mẫu TK1-TS); 

- Bản sao hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc có ký tên, đóng dấu; bảng lương của người lao động và thông tin cá nhân của người lao động báo tăng.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến qua mạng.

Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành xác minh và giải quyết hồ yêu cầu báo tăng lao động của doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ bảo hiểm xã hội (đối với người lao động tham gia BHXH lần đầu) và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.

1.1 Doanh nghiệp có báo tăng lao động qua phần mềm BHXH được không?

Doanh nghiệp có thể báo tăng lao động qua phần mềm BHXH của nhà cung cấp dịch vụ IVAN trong lĩnh vực BHXH. Đơn vị có thể lựa chọn sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử eBH của nhà cung cấp IVAN Thái Sơn để báo tăng lao động tham gia BHXH, kê khai, ký, nộp và tra cứu hồ sơ BHXH điện tử qua mạng Internet.

Để sử dụng phần mềm BHXH của nhà cung cấp dịch vụ IVAN Thái Sơn, đơn vị cần đăng ký tài khoản và chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Đơn vị sử dụng lao động cũng cần có chữ ký số để ký và nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Sau khi đăng ký và kích hoạt tài khoản thành công, bạn có thể sử dụng phần mềm để nhập thông tin của người lao động cần báo tăng mới cho cơ quan BHXH theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Đơn vị có thể sử dụng phần mềm BHXH để báo tăng lao động và đóng tiền trực tuyến

2. Thời hạn nộp bảo hiểm trong tháng là khi nào?

Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp tiền đóng BHXH cho người lao động theo thời gian quy định. Thời hạn nộp tiền BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) trong tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đó.

Hàng tháng người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH, BHYT, BHTN và trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN từ tiền lương của người lao động để đóng cùng lúc vào các quỹ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

Tỷ lệ mức đóng bảo hiểm xã hội năm 2023 như sau:

- Người sử dụng lao động đóng 21,5% (gồm 14% vào chế độ hưu trí, 3% chế độ ốm đau - thai sản, 0,5% bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, 1% vào bảo hiểm thất nghiệp và 3% bảo hiểm y tế).

- Người lao động đóng 10,5% (gồm 8% vào hưu trí, 1% bảo hiểm thất nghiệp và 1,5% bảo hiểm y tế).

Đơn vị có thể nộp tiền đóng BHXH hàng tháng trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc chuyển khoản qua số tài khoản thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng thương mại hoặc Kho bạc Nhà nước theo quy định.

2.1 Mức phạt do chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN 2023

Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn báo tăng lao động và nộp bảo hiểm trong tháng để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi chậm đóng BHXH, BHYT,BHTN được quy định tại Khoản 5, Điều 39, Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/1/2022 như sau:

- Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH và BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.

- Mức phạt tối đa không quá 75 triệu đồng 

Trường hợp người sử dụng lao động (gọi tắt là đơn vị) không đóng, chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN từ 30 ngày trở lên (quy định tại Khoản 1, Điều 5, Nghị định số 12/2022/NĐ-CP) thì ngoài việc phải đóng đủ số tiền chưa đóng, chậm đóng và bị xử lý theo quy định của pháp luật, đơn vị còn phải nộp số tiền lãi BHXH, BHTN bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền và thời gian chậm đóng BHXH, BHTN; số tiền lãi BHYT bằng 02 lần mức lãi suất liên ngân hàng tính trên số tiền, thời gian chậm đóng BHYT (Quy định tại Khoản 7, Điều 39, Nghị định 12/20222/NĐ-CP)

Như vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời hạn báo tăng lao động và nộp bảo hiểm trong tháng để nộp hồ sơ và nộp tiền bảo hiểm đúng thời hạn. Nếu có vướng mắc doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý BHXH của doanh nghiệp để được giải đáp.

Hy vọng những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH trong bài viết trên đây sẽ giúp bạn hoàn thành việc báo tăng lao động một cách nhanh chóng và thuận tiện.