Trong quản trị nhân sự và kế toán tiền lương, việc xác định các khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) là nghiệp vụ cực kỳ quan trọng. Điều này không chỉ giúp người lao động gia tăng thu nhập thực nhận mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân công một cách hợp pháp. Bài viết này sẽ cung cấp danh sách chi tiết nhất các khoản phụ cấp miễn đóng BHXH dựa trên quy định mới nhất của Pháp luật.

1. Căn cứ pháp lý quy định về tiền lương đóng BHXH

Để hiểu rõ khoản nào được miễn, trước hết chúng ta cần biết tiền lương đóng BHXH bao gồm những gì? Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và đặc biệt là Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh.

• Phụ cấp lương (các khoản bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc...).

• Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể và chi trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

Tuy nhiên, cơ quan nhà nước cũng quy định rõ một danh mục các khoản "ngoại lệ" - tức là những khoản thu nhập dù được doanh nghiệp chi trả nhưng không dùng làm căn cứ tính đóng Bảo hiểm xã hội.

2. Danh sách các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

Căn cứ Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH, các khoản chế độ và phúc lợi sau đây sẽ không phải tính đóng BHXH của người lao động:

2.1. Tiền thưởng

Tiền thưởng theo quy định tại Điều 104, Bộ luật Lao động là khoản tiền, tài sản hoặc các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc.

• Thưởng Tết/ Lương tháng 13: Đây là khoản chi phổ biến nhất. Vì nó phụ thuộc vào kết quả kinh doanh hàng năm, không mang tính chất "xác định trước thường xuyên" hàng tháng nên không phải đóng BHXH.

• Thưởng sáng kiến: Các khoản thưởng khi nhân viên có đóng góp giúp cải tiến quy trình, tăng năng suất.

• Thưởng thi đua: Các danh hiệu nhân viên xuất sắc tháng, quý, năm.

- Các khoản tiền thưởng theo Điều 104, Bộ luật Lao động này sẽ không tính vào lương đóng BHXH.

2.2. Tiền thưởng ăn giữa ca

Đây là khoản hỗ trợ cực kỳ phổ biến. Để không phải đóng BHXH, doanh nghiệp có thể chi trả dưới hình thức:

• Trực tiếp nấu ăn cho nhân viên.

• Mua phiếu ăn (voucher).

• Chi tiền mặt trực tiếp vào lương (Lưu ý: Nếu chi tiền mặt, mức tối đa để được miễn thuế TNCN với khoản phụ cấp ăn trưa là 730.000 VNĐ/tháng, nhưng về mặt BHXH thì hiện tại không khống chế trần, miễn là được quy định rõ trong quy chế).

2.3. Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại

Các khoản này thường được gọi là "phụ cấp khoán chi".

• Hỗ trợ xăng xe, đi lại: Tiền hỗ trợ từ nhà đến nơi làm việc và ngược lại.

• Hỗ trợ điện thoại: Phục vụ cho mục đích liên lạc công việc.

Lưu ý: Các khoản này phải được ghi tách biệt thành một dòng riêng trên bảng lương và có trong hợp đồng lao động/quy chế tài chính.

2.4. Hỗ trợ tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ

Doanh nghiệp có thể hỗ trợ người lao động giảm bớt gánh nặng chi phí sinh hoạt thông qua:

• Tiền nhà ở: Hỗ trợ thuê nhà hoặc điện nước.

• Tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ: Thường áp dụng cho lao động nữ hoặc lao động có con dưới 6 tuổi. Khoản này mang tính chất phúc lợi xã hội nên không bị tính vào quỹ lương đóng bảo hiểm.

2.5. Tiền hỗ trợ khi thân nhân qua đời hoặc kết hôn

Các khoản chi mang tính chất "hiếu, hỷ" là phúc lợi không thường xuyên:

• Tiền mừng đám cưới của chính người lao động.

• Tiền chia buồn khi người thân (bố mẹ, vợ chồng, con) qua đời.

• Tiền quà tặng nhân dịp sinh nhật của người lao động.

2.6. Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn

Các khoản chi đột xuất để hỗ trợ nhân viên khi:

• Bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

• Mắc bệnh hiểm nghèo hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn.

2.7. Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng

Các khoản bổ sung khác không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và chi trả không thường xuyên cũng thuộc diện miễn đóng.

3. Điều kiện để các khoản phụ cấp được miễn tính đóng BHXH

Không phải cứ đặt tên khoản chi là "Phụ cấp xăng xe" thì mặc nhiên được miễn. Để tránh rủi ro bị truy thu khi thanh tra bảo hiểm, doanh nghiệp cần đảm bảo 3 yếu tố:

• Tính pháp lý trong văn bản: Khoản phụ cấp phải được quy định rõ ràng tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty.

• Tính tách biệt: Trên bảng lương hàng tháng, các khoản này phải được tách riêng hóa đơn/chứng từ hoặc dòng riêng, không được gộp chung vào "Mức lương chính".

• Bản chất khoản chi: Khoản chi phải đúng bản chất là hỗ trợ, phúc lợi. Nếu cơ quan chức năng chứng minh được đó là "biến tướng" của tiền lương (ví dụ: lương 5 triệu nhưng phụ cấp xăng xe 10 triệu) thì doanh nghiệp vẫn sẽ bị truy thu.

4. Bảng so sánh nhanh các khoản Phụ cấp phải đóng và không phải đóng BHXH

Để dễ hình dung về các khoản phụ cấp phải đóng BHXH và không tính đóng BHXH, người lao động, doanh nghiệp có thể xem nhanh tại bảng dưới đây:

5. Những rủi ro khi cố tình trốn đóng BHXH

Nhiều doanh nghiệp cố tình hạ thấp mức lương cơ bản xuống mức tối thiểu vùng và đẩy hết thu nhập vào các khoản phụ cấp không đóng BHXH. Điều này dẫn đến các hệ lụy:

Đối với người lao động: Quyền lợi về ốm đau, thai sản, hưu trí và trợ cấp thất nghiệp sẽ rất thấp (vì các khoản này tính dựa trên mức lương đóng BHXH).

Đối với doanh nghiệp: Bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP (phạt tiền từ 12% - 15% tổng số tiền phải đóng nhưng không quá 75 triệu đồng).

• Bị truy thu đủ số tiền bảo hiểm kèm lãi chậm đóng.

• Ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu tuyển dụng.

Như vậy, việc nắm vững danh sách các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH là chìa khóa để xây dựng chính sách lương thưởng thông minh. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa việc tối ưu chi phí và đảm bảo quyền lợi an sinh lâu dài cho người lao động.

Dương Nguyễn

Việc xác định đúng các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Tuy nhiên, quản lý thủ công giữa hàng chục loại phụ cấp và hàng trăm nhân sự là bài toán dễ mắc sai sót.

eBH là giải pháp phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được thiết kế để giải quyết đúng bài toán đó: tự động phân loại các khoản thu nhập chịu và không chịu đóng BHXH theo đúng quy định hiện hành, từ đó lập tờ khai chính xác, nộp hồ sơ trực tuyến nhanh chóng và lưu trữ đầy đủ hồ sơ phục vụ kiểm tra, đối soát bất cứ lúc nào.

Liên hệ tổng đài hỗ trợ khách hàng 1900 558873 (M.Bắc) - 1900 558872 (M.Trung - Nam) để được hỗ trợ và hướng dẫn nghiệp vụ kê khai bảo hiểm chi tiết.