Không ít hộ kinh doanh chỉ đến khi bị kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp lao động mới biết chưa đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) đúng quy định. Trong khi đó, chính sách BHXH đã có nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt từ năm 2025 khi chủ hộ kinh doanh cũng thuộc diện tham gia bắt buộc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho hộ kinh doanh nhanh và đúng ngay từ đầu. 

1. Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho hộ kinh doanh

Theo quy định mới tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, kể từ ngày 01/7/2025, chủ hộ kinh doanh phải tham gia BHXH bắt buộc khi có giấy phép đăng ký kinh doanh theo quy định. Cụ thể:

› Người lao động làm việc theo hợp đồng từ 01 tháng trở lên: bắt buộc tham gia BHXH.

› Chủ hộ kinh doanh:

• Trước ngày 01/7/2025: không bắt buộc, có thể tham gia tự nguyện.

• Từ ngày 01/7/2025: bắt buộc tham gia BHXH nếu đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Điểm thay đổi này là mấu chốt mà nhiều hộ kinh doanh chưa cập nhật kịp. Nếu không thực hiện đúng, hộ kinh doanh có thể bị truy thu số tiền chưa đóng trong thời gian dài, kèm theo tiền chậm nộp và xử phạt hành chính. Trong một số trường hợp, còn phát sinh tranh chấp với người lao động khi quyền lợi không được đảm bảo. 

Dưới đây là quy trình các bước thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu theo quy định và hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Khi bắt đầu tham gia BHXH hộ kinh doanh đăng ký cần chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết của chủ hộ kinh doanh và của người lao động (nếu có), sau đó nộp lên cơ quan BHXH để được cấp mã đơn vị và ghi nhận tham gia.

Về phía người lao động, cần tờ khai tham gia BHXH (mẫu TK1-TS) và các giấy tờ liên quan nếu thuộc diện được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn. Nếu người lao động đã có mã số BHXH trước đó, không cần đăng ký lại mà chỉ cập nhật thông tin.

Đối với chủ hộ kinh doanh, cần lập tờ khai đơn vị tham gia BHXH (mẫu TK3-TS) và danh sách người lao động tham gia (mẫu D02-LT). Thông tin kê khai nên chính xác ngay từ đầu để tránh phải điều chỉnh nhiều lần.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH

Sau khi hoàn tất hồ sơ, hộ kinh doanh có thể lựa chọn nộp theo một trong ba cách dưới đây: 

› Trực tiếp: Tại BHXH tỉnh/thành phố hoặc Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

› Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng BHXH điện tử (yêu cầu có chữ ký số để xác nhận hồ sơ theo phương thức này)

› Gửi qua bưu điện: Theo địa chỉ của cơ quan BHXH cơ sở trực thuộc BHXH tỉnh/thành phố. Lưu ý: Từ 12/5/2025, cả nước chỉ còn 34 cơ quan BHXH khu vực sau khi sáp nhập cấp huyện. Vì vậy, cần tra cứu đúng địa chỉ cơ quan BHXH nơi cư trú để nộp hồ sơ.

Hiện nay, các thủ tục liên quan đến BHXH được ưu tiên thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, thông qua Cổng Dịch vụ công hoặc các phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử được cung cấp bởi các tổ chức IVAN BHXH, ví dụ Phần mềm eBH Thái Sơn cũng là một trong số đó.

Khi đã có chữ ký số, hộ kinh doanh có thể chủ động đăng ký tài khoản trên các hệ thống này để thực hiện kê khai và nộp hồ sơ một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Bước 3: Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ đăng ký

Thời gian giải quyết thủ tục trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị, sổ BHXH và thẻ BHYT cho người tham gia. Nếu không giải quyết cơ quan BHXH phải thông báo lại cho hộ kinh doanh được biết bằng văn bản và nêu rõ lý do cụ thể.

1.3. Mức đóng BHXH hộ kinh doanh năm 2026

Mức đóng BHXH của hộ kinh doanh không giống nhau giữa chủ hộ và người lao động. Để dễ hình dung, hộ kinh doanh có thể theo dõi bảng so sánh dưới đây:

1.4 Câu hỏi thường gặp về đăng ký BHXH lần đầu đối với hộ kinh doanh

1. Chủ hộ kinh doanh có bắt buộc đóng BHXH không?

› Từ ngày 01/7/2025, chủ hộ kinh doanh đã đăng ký kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

2. Người lao động làm bao lâu thì phải tham gia BHXH?

› Chỉ cần hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên là phải tham gia.

3. Có thể đăng ký BHXH online không?

› Có, nếu có chữ ký số, hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ hoàn toàn trực tuyến.

4. Thời gian xử lý hồ sơ là bao lâu?

› Thông thường không quá 05 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

2. Giải pháp đăng ký BHXH nhanh chóng, hạn chế sai sót

So với cách làm thủ công, đăng ký BHXH điện tử đang là lựa chọn tối ưu hơn cho hộ kinh doanh, đặc biệt trong lần đầu triển khai. Thay vì phải chuẩn bị hồ sơ giấy và đi lại nhiều lần, bạn có thể thực hiện toàn bộ quy trình online: từ kê khai, ký số đến nộp hồ sơ và theo dõi kết quả.

Bằng việc sử dụng giải pháp phần mềm BHXH điện tử eBH dành cho hộ kinh doanh, việc đăng ký tham gia BHXH cho HKD sẽ trở nên đơn giản hơn:

1. Tự động chuẩn hóa biểu mẫu theo quy định mới nhất.

2. Hạn chế sai sót khi kê khai thông tin.

3. Nộp hồ sơ trực tuyến, không cần đến cơ quan BHXH.

4. Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ dễ dàng.

Đối với hộ kinh doanh lần đầu đăng ký tham gia BHXH, việc sử dụng phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian và tránh các lỗi không đáng có.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH về hướng dẫn các bước trong quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho hộ kinh doanh. Thực tế việc đăng ký tham gia không quá phức tạp, nhưng nếu làm sai ngay từ đầu có thể dẫn đến nhiều hệ lụy về sau. Việc nắm rõ quy định mới, chuẩn bị đúng hồ sơ và lựa chọn cách làm phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Nguyệt Nga