Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (thu nhập cá nhân) là khái niệm quen thuộc với kế toán và các cá nhân có thu nhập thực hiện nghĩa vụ nộp thuế khác. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng giúp xác minh việc nộp thuế TNCN của người lao động.

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Để hiểu rõ hơn chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì cần hiểu rõ chứng từ là gì. Căn cứ theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về chứng từ như sau:

“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”

Hiện chưa có định nghĩa cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập đối với cá nhân trong các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, thông qua định nghĩa về chứng từ và các quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập có thể hiểu:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN ghi nhận thông tin về thuế TNCN khấu trừ.

Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh cho việc công ty hoặc cá nhân trả thu nhập đã được khấu trừ một khoản tiền từ thu nhập của mình để đóng thuế TNCN. Do đó, chứng từ này cần được giữ gìn cẩn thận để có thể sử dụng trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra hoặc kê khai thuế.

1.1 Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ thì chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có các nội dung gồm:

1) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

2) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).

4) Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

5) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.

6) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

7) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).

Chứng từ thuế TNCN có thể được lập dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Trong trường hợp chứng từ thuế TNCN là chứng từ điện tử phải đảm bảo các nội dung theo quy định đã nêu trên.

Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

2. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Trên thực tế không phải trường hợp nào cũng cần đến chứng từ thuế TNCN. Tuy nhiên trong một số trường hợp việc cấp chứng từ là bắt buộc.

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau: 

“a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Như vậy, có 2 trường hợp:

1) Bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người lao động nếu người lao động bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

2) Không bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế khi người lao động ủy quyền quyết toán thuế.

2.1 Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho việc quản lý hoạt động thuế của cá nhân, tổ chức. Cụ thể chứng từ thuế TNCN được cấp trong các trường hợp nhằm mục đích:

1) Xác nhận khoản thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế. 

2) Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

3) Làm căn cứ để biết cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế TNCN hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

4) Chứng từ thuế TNCN là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

2.2 Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?

Một vài trường hợp cụ thể được yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế được quy định tại Điểm b, Khoản 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC cụ thể là: 

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng => Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì => Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thuộc một trong các trường hợp sau:

1. Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.

2. Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

3. Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.

4. Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

5. Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.

6. Khấu trừ đối với thu nhập từ

   • Làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp

   • Hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

7. Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

8. Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

9. Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Quy định về thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được quy định như sau: 

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí: 

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN.

2. Tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí.

Thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể khác nhau. Căn cứ vào nhu cầu của cá nhân, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Như vậy trong bài viết trên đây Bảo hiểm xã hội điện tử eBH đã gửi đến Quý bạn đọc một vài chia sẻ về chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Điều này sẽ giúp cá nhân và tổ chức thuận lợi hơn trong việc quyết toán thuế. Bên cạnh đó cá nhân lưu ý yêu cầu tổ chức, đơn vị cấp chứng từ khấu trừ thuế để đảm bảo lợi ích của mình khi thực hiện nghĩa vụ nộp thuế.