Không phải là một cách thức giao dịch quá mới mẻ, tuy nhiên trong quá trình thực hiện khai bảo hiểm xã hội điện tử, người dùng đôi khi sẽ gặp phải những vấn đề phát sinh tương đối phức tạp. Vậy những vấn đề đó là gì và giải quyết những khó khăn này ra sao?

Những vấn đề khi khai bảo hiểm BHXH điện tử

1. Các vấn đề về phần mềm khai bảo hiểm xã hội

Lựa chọn phần mềm của nhà cung cấp Ivan nào? Sử dụng phần mềm có phức tạp không hay gặp ai để hỗ trợ nếu phát sinh sự cố là những câu hỏi thường được đặt ra khi khai bhxh điện tử.

1.1 Lựa chọn nhà cung cấp Ivan nào?

Hiện nay, có 6 đơn vị Ivan cùng tham gia cung cấp các gói phần mềm khai bảo hiểm xã hội điện tử. Mặc dù không phải là con số quá lớn, tuy nhiên để lựa chọn được một phần mềm phù hợp với nhu cầu cũng như điều kiện thực tế của doanh nghiệp lại không phải là điều đơn giản. Để tìm ra câu trả lời cho vấn đề này, các đơn vị nên cân nhắc những tiêu chí sau:

• Phần mềm khai bhxh có được cung cấp bởi một đơn vị Ivan uy tín, chuyên nghiệp

• Các gói phần mềm có đa dạng, đủ độ phủ để đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu khai nộp

• Đơn vị Ivan có sẵn sàng hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi khi người dùng có nhu cầu

1.2 Sử dụng phần mềm khai bảo hiểm có phức tạp không?

Các thắc mắc liên quan đến quá trình sử dụng luôn được đặt ra khi các đơn vị triển khai áp dụng một phần mềm mới. Trên thực tế, khác với những ứng dụng công nghệ hiện đại trong làm việc, hệ thống phần mềm hỗ trợ khai bảo hiểm điện tử lại hết sức đơn giản và dễ sử dụng. Chỉ cần người dùng có những kỹ năng máy tính tối thiểu là hoàn toàn có thể làm chủ được các thao tác giao dịch thông qua phần mềm này.

Thậm chí, một số đơn vị Ivan hiện nay còn cung cấp phần mềm không cần cài đặt phức tạp, người dùng chỉ cần download (tải) về máy tính là có thể thực hiện khai nôp bảo hiểm ngay lập tức.

1.3 Gặp ai để hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh

Với mọi vấn đề phát sinh trong giao dịch bảo hiểm điện tử, các đơn vị có thể liên lạc trực tiếp với đội ngũ hỗ trợ của cơ quan BHXH Việt Nam (nếu khai trực tiếp qua cổng giao dịch của cơ quan BH) hoặc các đơn vị Ivan trực tiếp cung cấp phần mềm. Ngay sau khi tiếp nhận thông tin và yêu cầu hỗ trợ, các chuyên gia bảo hiểm cũng như đội ngũ kỹ thuật sẽ liên lạc trực tiếp với người dùng để giải quyết các vấn đề vướng mắc trong thời gian sớm nhất.

2. Vấn đề về chữ ký số khi khai bảo hiểm

Có hai vấn đề chữ ký số thường gặp và được khá nhiều người dùng quan tâm khi khai bảo hiểm điện tử. Hai vấn đề ở đây là người khai không trực tiếp cầm chữ ký số và nhu cầu dùng chữ ký số trong cùng một lúc với nhiều giao dịch sẽ được xử lý như thế nào.

2.1 Ký nộp bảo hiểm thế nào khi không cầm chữ ký số?

Để có thể hoàn thành việc nộp bảo hiểm xã hội điện tử, sau khi khai báo hết các thông tin cần thiết, người thực hiện sẽ phải cắm chữ ký số vào máy tính và ký nộp. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp người cầm chữ ký số sẽ không có mặt trực tiếp tại nơi làm việc, do vậy, việc thực hiện giao dịch sẽ bị gián đoạn.

Để giải quyết triệt để vấn đề này cũng như hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã đưa vào cài đặt ứng dụng Trình ký khi sử dụng phần mềm khai bảo hiểm điện tử. Đây là ứng dụng được cài đặt trực tiếp vào máy của người thường xuyên cầm chữ ký số. Để thực hiện công đoạn ký số trước khi nộp thông qua hình thức trình ký, người thực hiện sẽ làm theo các bước sau:

Bước 1: Người làm hồ sơ hoàn thiện hồ sơ sau đó lưu lại và chuyển cho người cầm chữ ký số.

Bước 2: Người cầm chữ ký số sử dụng ứng dụng (công cụ trình ký) đã được cài đặt trên máy tính để mở xem và ký số đối với hồ sơ bảo hiểm xã hội. Sau công đoạn ký số, người cầm chữ ký sẽ lưu và chuyển lại cho người phụ trách.

Bước 3: Người phụ trách tiến hành nộp cho cơ quan bảo hiểm theo hướng dẫn trong phần mềm.

2.1 Có thể ký số cùng một lúc cho nhiều giao dịch hay không?

Người dùng hoàn toàn có thể thực hiện việc ký nộp trên nhiều máy cùng một lúc khi giao dịch bảo hiểm điện tử. Hiện nay, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã đưa vào ứng dụng “Cộng ký” trên phần mềm khai BHXH eBH, ứng dụng giúp các doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một chữ ký số là có thể thực hiện giao dịch bảo hiểm dễ dàng. Với ứng dụng này, người dùng sẽ không phải tốn thời gian chờ đợi chuyển giao chữ ký cũng như doanh nghiệp không phải tốn quá nhiều chi phí đầu tư cho thiết bị công nghệ này.

2.2 Công ty Thái Sơn – cung cấp phần mềm BHXH điện tử uy tín

Là đơn vị đã có trên 12 năm kinh nghiệm cung cấp các dịch vụ truyền nhận dữ liệu cho doanh nghiệp trong lĩnh vực khai hải quan điện tử và khai thuế điện tử, công ty Thái Sơn đã chính thức trở thành đơn vị cung cấp giải pháp giao dịch điện tử tổng thể cho các đơn vị doanh nghiệp bao gồm Hải quan điện tử, Thuế điện tử và Bảo Hiểm xã hội điện tử. Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người khai BHXH điện tử, dịch vụ I-VAN do Công ty Thái Sơn cung cấp ngoài việc cung cấp giải pháp  phần mềm khai điện tử, doanh nghiệp sẽ được cung cấp thêm nhiều dịch vụ tiện ích như: Tư vấn nghiệp vụ, đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng 24/7, tích hợp giải pháp sẵn có của doanh nghiệp.

Lễ ký hợp đồng chính thức giữa BHXH Việt Nam và công ty Thái Sơn

Sau khi chính thức ký hợp đồng cung cấp dịch vụ khai bảo hiểm điện tử I-VAN với cơ quan bảo hiểm vào ngày 17/9/2015 vừa qua, Công ty Thái Sơn cam kết sẽ phối hợp chặt chẽ với cơ quan BHXH Việt Nam trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ I-VAN nhằm hỗ trợ kịp thời nhanh chóng và tạo điều kiện thuận lợi tốt nhất cho người sử dụng lao động trong quá trình tham gia thủ tục BHXH điện tử thông qua dịch vụ I-VAN trên toàn quốc, góp phần tích cực trong kế hoạch hiện đại hóa của BHXH Việt Nam.