Đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho cơ quan BHXH là một trong những nghiệp vụ bắt buộc cần có. Trong bài viết dưới đây EBH sẽ hướng dẫn đơn vị quy trình các bước nộp hồ sơ BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và tra cứu tình hình hồ sơ. Hãy cùng EBH tìm hiểu trong bài viết dươi đây.

Hướng dẫn quy trình nộp và tra cứu hồ sơ BHXH

1. Quy trình các bước nộp hồ sơ BHXH trên phần mềm khai BHXH

Để nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) trên phần mềm, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị máy tính hệ điều hành Windows, tài khoản giao dịch BHXH điện tử đã đăng ký với cơ quan BHXH và Chữ ký số để ký hồ sơ điện tử.

Bước 2: Cài đặt phần mềm. Tải và cài đặt phần mềm kê khai BHXH từ trang web của nhà cung cấp.

Bước 3: Đăng nhập và lập hồ sơ: Mở phần mềm và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.

Bước 4: Chọn nghiệp vụ cần kê khai (ví dụ: đăng ký mới, thay đổi thông tin, báo giảm lao động). Nhập thông tin người lao động vào phần mềm.

Bước 5: Ký và nộp hồ sơ: Sau khi hoàn thành việc nhập liệu, bạn xuất file hồ sơ và sử dụng chữ ký số để ký.

Bước 6: Nộp hồ sơ điện tử qua cổng thông tin của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.

Bước 7: Tra cứu hồ sơ: Bạn có thể tra cứu tình trạng hồ sơ đã nộp trên phần mềm hoặc trên cổng thông tin BHXH.

Về cơ bản quy trình nộp hồ sơ BHXH sẽ gồm các bước như trên. Đối với đơn vị dùng phần mềm khai BHXH của nhà cung cấp IVAN trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kê khai mà gặp khó khăn có thể liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ, đảm bảo quá trình khai và nộp hồ sơ không bị gián đoạn.

Đối với phần mềm EBH do công ty Thái Sơn cung cấp, đơn vị sử dụng phần mềm có thể tham khảo quy trình nộp hồ sơ BHXH bên dưới đây.

1.1 Điều kiện để lập và gửi hồ sơ BHXH

Trước khi tiến hành lập và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trên phần mềm eBH. Đơn vị/người thực hiện nộp hồ sơ cần chuẩn bị:

(1) Máy tính hệ điều hành window đã cài phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử eBH.

(2) Tài khoản giao dịch BHXH điện tử đã đăng ký với đơn vị/tổ chức cung cấp IVAN.

Trước khi lập hồ sơ đơn vị cần chuẩn bị sẵn danh sách người lao động của doanh nghiệp (file exel). Cập nhật danh sách người lao động này vào phần mềm. Thông tin của từng người lao động sẽ được phần mềm tự động đưa vào tờ khai khi bạn lập hồ sơ, vì vậy bạn cần nhập đầy đủ hồ sơ và chính xác thông tin.

Trường hợp doanh nghiệp đã từng kê khai bhxh cho người lao động trên EBH, phần mềm sẽ hỗ trợ chức năng lấy thông tin người lao động, người kê khai hồ sơ vào Menu "Quản lý lao động", chọn "Danh sách người lao động". Tại đây bạn nhấn vào nút chức năng "Lấy thông tin người lao động", phần mềm sẽ tự động kết nối và lấy thông tin danh sách người lao động về cho bạn.

1.2 Cách cập nhật danh sách người lao động lên phần mềm

Đơn vị sử dụng lao động có thể thực hiện cập nhật danh sách người lao động theo 1 trong 2 cách như sau:

Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin của từng người lao động. Bạn vào Menu "Quản lý lao động", chọn "Thêm mới lao động". Màn hình hiện ra:

Cách nhập thông tin trực tiếp của từng người lao động

(Lưu ý: Các chỉ tiêu có dấu sao thông tin màu đỏ là bắt buộc phải nhập)

Bạn nhập vào các chỉ tiêu thông tin của người lao động, như: Họ và tên, ngày sinh, mã người lao động, giới tính, địa chỉ email, quốc tịch, chỉ tiêu tình trạng, phòng ban (bạn có thể chọn phòng ban có sẵn trong danh sách hoặc thêm phòng ban mới).

Trường hợp người lao động đã nghỉ việc, bạn nhấn tích chọn "Đã nghỉ việc" để hiển thị ra các chỉ tiêu: số quyết định, ngày quy định nghỉ, chọn file quyết định nghỉ để đính kèm.

Ở tab "Thông tin tham gia BHXH, BHYT" nhập các thông tin tham gia BHXH như: số sổ BHXH, BHYT nếu có, thông tin hợp đồng lao động, tiên lương và các loại phụ cấp (Chương trình cho phép bạn nhập lương theo hệ số lương hoặc theo tiền lương), thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh của người lao động.

Đối với những lao động đã có thời gian tham gia BHXH, từng đóng BHXH tại nơi khác, bạn chuyển sang tab "Diễn giải tờ khai TK1 TS" để nhập thông tin về quá trình tham gia BHXH cho người lao động đó. Khi tạo hồ sơ, phần mềm tự động đưa thông tin này vào phần diễn giải của tờ khai TK1- TS (nếu có).

Khi người lao động có thay đổi về tăng, giảm tiền lương, chức danh, nghỉ ốm, thai sản thì bạn chọn vào tab Quá trình thay đổi mức lương, chức danh, ốm đau, thai sản để điều chỉnh thông tin. Nhập xong bạn nhấn vào "Ghi" để ghi lại. Nhấn vào "Thêm mới" để nhập thông tin cho lao động tiếp theo.

Cách 2: Nhập danh sách người lao động từ file excel.

Trường hợp bạn đã có sẵn file danh sách người lao động. Từ Menu "Quản lý lao động", chọn "Danh sách lao động". Màn hình hiện ra như sau:

Hướng dẫn nhập danh sách lao động từ file Exel

Bạn nhấn vào "Import excel" (file excel dữ liêu phải đảm bảo đúng theo mẫu của chương trình đưa ra). Bạn có thể tham khảo mẫu file bằng cách nhấn vào nút "Tải file mẫu" (các cột có dấu sao màu đỏ là bắt buộc phải nhập)

Nhấn nút "Chọn file", tìm đến file excel danh sách người lao động. chọn "Open" để tiến hành cập nhật danh sách lao động từ file excel vào chương trình. Bạn kiểm tra lại thông tin và nhấn nút "Ghi" để hoàn tất.

Hướng dẫn cách kiểm tra tình hình hồ sơ đã nộp

1.3 Cách kiểm tra tình hình nộp hồ sơ BHXH

Đơn vị sử dụng lao động sau khi nộp hồ sơ BHXH để thực hiện các thủ tục sẽ nhận được giấy hẹn hoặc thông báo thời gian nhận kết quả hồ sơ từ Cơ quan BHXH. Tuy nhiên, để chủ động hơn, đơn vị có thể tự kiểm tra tình hình hẹn nộp hồ sơ BHXH sau khi đã nộp bằng cách tra cứu thông qua website của Bảo hiểm xã hội.

Khi bạn nộp hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm Xã hội (BHXH), cơ quan này sẽ cung cấp cho bạn giấy tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả. Do đó, để kiểm tra xem hồ sơ của bạn đã được giải quyết hay chưa? bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ trang web là https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

Tra cứu hồ sơ trên cổng dịch vụ công BHXH

Bước 2: Bạn chọn tra cứu hồ sơ sau đó một bảng TRA CỨU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ hiện ra. Bạn "nhập mã hồ sơ", "nhập mã kiểm tra" sau đó bạn nhấn chọn "Tra cứu" để xem tình trạng hồ sơ nộp BHXH.

1.3.1 Thời hạn giải quyết hồ sơ với các thủ tục BHXH

Các thủ tục và hồ sơ được Cơ quan BHXH giải quyết với thời hạn được quy định. Trong thời hạn này, người gửi yêu cầu cần kiên nhẫn chờ đợi kết quả hoặc thông báo từ Cơ quan BHXH. Dưới đây là một số quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ của một số thủ tục:

(1) Thời hạn giải quyết hồ sơ rút BHXH 1 lần: Khi người lao động đã nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định cho cơ quan BHXH, họ sẽ nhận được giấy hẹn về kết quả xử lý hồ sơ nhận BHXH 1 lần. Trên giấy hẹn này sẽ ghi rõ thông tin về kết quả xử lý hồ sơ, thời gian cũng như phương thức thanh toán BHXH 1 lần cho từng cá nhân.

Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH một lần là trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

(2) Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp lại, thay đổi thông tin sổ BHXH, BHYT:

a) Đối với trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin cá nhân thời hạn giải quyết hồ sơ không quá 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trong trường hợp cần xác minh thời gian đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc tại nhiều đơn vị nơi người lao động đã làm việc, thời hạn giải quyết có thể kéo dài đến 45 ngày, tuy nhiên cần có văn bản thông báo cho người lao động.

b) Đối với trường hợp điều chỉnh thông tin đã ghi trên sổ BHXH thời hạn giải quyết không quá 05 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

c) Đối với trường hợp cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT.

- Trường hợp có thay đổi thông tin: Thời hạn giải quyết không quá 3 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp không có thay đổi thông tin hoặc người tham gia đang điều trị tại các cơ sở khám chữa bệnh: Thẻ BHYT sẽ được cấp lại trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH về quy trình nộp hồ sơ và tra cứu tình hình nộp hồ sơ BHXH. EBH hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ với EBH hoặc bạn cũng có thể gọi điện đến số tổng đài CSKH của BHXH Việt Nam 1900 9068 (1000 đồng/phút) để được giúp đỡ.

M.H & T.P