Ngày 27/03/2026, Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quyết định số 313/QĐ-BHXH (có hiệu lực từ ngày 01/4/2026) nhằm tiếp tục cải cách thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ cho người tham gia. Theo đó, Quyết định sửa đổi quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội theo hướng ưu tiên ứng dụng công nghệ, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, tăng tính minh bạch, tạo thuận lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục.

1. Sửa đổi nguyên tắc trong quản lý, giải quyết và chi trả các chế độ BHXH - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

Tại Khoản 2, Điều 1, Quyết định 313/QĐ-BHXH đã sửa đổi nguyên tắc trong quản lý, giải quyết và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) tại Khoản 2, Điều 3, Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025.

Cụ thể, theo quy định cũ tại Quyết định 2222/QĐ-BHXH yêu cầu căn cứ để giải quyết hưởng các chế độ BHXH, đối chiếu trước khi lập danh sách chi trả các chế độ BHTN là sổ BHXH được cấp lần cuối thể hiện quá trình đóng BHXH, BHTN đồng bộ với CSDL thu đã được quản lý tập trung thống nhất trong cả nước.

Tuy nhiên, theo Quyết định 313/QĐ-BHXH, căn cứ để giải quyết hưởng các chế độ BHXH, đối chiếu trước khi lập danh sách chi trả các chế độ BHTN là: Sổ BHXH thể hiện quá trình đóng BHXH, BHTN đồng bộ với cơ sở dữ liệu (CSDL) thu đã được quản lý tập trung thống nhất trong cả nước; Thông tin hưởng các chế độ BHXH, BHTN được hiển thị trên sổ BHXH theo quy định.

Như vậy, quy trình mới nhấn mạnh việc giải quyết hưởng chế độ BHXH, BHTN phải dựa trên sổ BHXH đồng bộ với CSDL thu quản lý tập trung thống nhất toàn quốc. Khi hồ sơ, giấy tờ đã có trong CSDL cơ quan BHXH, CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành (hộ tịch điện tử, giám định y khoa…) thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại hồ sơ. 

Bộ phận Tiếp nhận - Trả kết quả và Phòng Chế độ BHXH phải khai thác, kiểm tra dữ liệu điện tử trước khi giải quyết. Trường hợp không khai thác được mới yêu cầu bổ sung, đồng thời hướng dẫn cá nhân, tổ chức liên hệ cơ quan có thẩm quyền cập nhật dữ liệu. Mục tiêu của việc làm này là chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính.

2. Điểm nổi bật trong quy trình giải quyết chế độ BHXH

Theo Quyết định 313/QĐ-BHXH, bên cạnh việc sửa đổi nguyên tắc trong quản lý, giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHTN, có nhiều điểm nổi bật đáng chú ý trong quy trình giải quyết hưởng chế độ BHXH cụ thể:

Xử lý trường hợp đơn vị sử dụng lao động chưa đóng đủ BHXH bắt buộc

Trường hợp đơn vị sử dụng lao động chưa đóng đủ số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, người lao động muốn hưởng các chế độ BHXH thì việc giải quyết chế độ BHXH thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 8, Nghị định số 158/2025/NĐ-CP ngày 25/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc.

Xử lý khi dữ liệu chưa thống nhất hoặc chưa đầy đủ

Thông tin giải quyết chế độ BHXH phải được chuyển lại Phòng/Bộ phận Quản lý Thu theo Mẫu 21-HSB hoặc phối hợp với cơ quan BHXH nơi thu để điều chỉnh, xác nhận lại dữ liệu trong các trường hợp:

• Chưa có dữ liệu thu trên hệ thống, hoặc dữ liệu thu trên hệ thống và thông tin trên sổ BHXH không thống nhất;

• Quá trình đóng BHXH, BHTN chưa được xác nhận đầy đủ trên sổ BHXH; 

• Trường hợp đề nghị điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng, hưởng tiếp nhưng dữ liệu thu chưa được điều chỉnh.

Tự động khóa quá trình tham gia sau khi giải quyết hưởng

Sau khi giải quyết các chế độ như hưu trí, tử tuất, BHXH một lần, trợ cấp hằng tháng hoặc lập danh sách chi trả BHTN, hệ thống sẽ tự động khóa quá trình tham gia BHXH, BHTN tương ứng.

Cụ thể hóa hồ sơ giải quyết các chế độ BHXH, giảm tải giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu liên thông

Theo Quyết định 313/QĐ-BHXH, nhiều giấy tờ trong hồ sơ hưởng chế độ BHXH được giảm tải thay thế bằng dữ liệu liên thông.

Cụ thể, khi làm hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, trợ cấp hằng tháng, BHXH một lần… các giấy tờ như: giấy chứng tử, giấy khai sinh, biên bản giám định y khoa, giấy ra viện… được thay thế bằng dữ liệu liên thông, chia sẻ. Ngoài ra, tại Phụ lục II Quyết định 313/QĐ-BHXH cũng quy định rõ hồ sơ lập danh sách chi trả trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, hỗ trợ đào tạo nghề theo quy định mới của Nghị định số 374/2025/NĐ-CP.

3. Lợi ích thiết thực từ việc sửa đổi quy trình giải quyết hưởng chế độ BHXH

Việc sửa đổi quy trình giải quyết chế độ BHXH mang lại nhiều lợi ích thiết thực không chỉ cho doanh nghiệp mà cho cả người lao động:

• Đối với người lao động: Quy định mới tăng cường ứng dụng công nghệ giúp giải quyết chế độ nhanh chóng, giảm thủ tục hành chính, tra cứu thông tin dễ dàng, mặt khác tăng tính minh bạch trong xử lý hồ sơ.

• Đối với doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục BHXH, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời dễ dàng theo dõi và quản lý hồ sơ.

Có thể thấy, việc ban hành Quyết định số 313/QĐ-BHXH đánh dấu bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa ngành bảo hiểm xã hội. Những thay đổi trong quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH không chỉ nâng cao hiệu quả phục vụ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động và doanh nghiệp trong quá trình đóng hưởng và tham gia BHXH. 

Thu Hương