Trong quá trình làm việc, người lao động (NLĐ) có thể phát sinh nhu cầu tạm nghỉ việc dài ngày. Tuy nhiên, cần lưu ý trường hợp người lao động nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) cũng như hưởng các quyền lợi khác của cả người lao động. Do đó, việc nắm rõ các quy định liên quan là rất cần thiết để tránh phát sinh sai sót trong quá trình quản lý lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm.

1. Người lao động nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng có thể được đóng BHXH bắt buộc nếu có thỏa thuận

Căn cứ theo Khoản 5, Điều 33 của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định như sau:

5. Đối tượng quy định tại các điểm a, b, c, d và i khoản 1 và khoản 2 Điều 2 của Luật này mà không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì người lao động không phải đóng bảo hiểm xã hội tháng đó, trừ trường hợp người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận về việc có đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động tháng đó với căn cứ đóng bằng căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tháng gần nhất.

Đối tượng quy định tại các điểm đ, e và k khoản 1 Điều 2 của Luật này mà không làm việc từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Theo quy định này, trường hợp người lao động xin nghỉ từ 14 ngày trở lên sẽ không phải đóng BHXH nếu thuộc trường hợp sau:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp NLĐ và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;

• Cán bộ, công chức, viên chức;

• Công nhân và viên chức quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;

• Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;

• Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã có hưởng tiền lương.

Tuy nhiên, trường hợp NLĐ nói trên có thỏa thuận với người sử dụng lao động về việc đóng BHXH đối với trường hợp nghỉ từ 14 ngày trở lên thì vẫn có thể đóng BHXH bắt buộc.

Các trường hợp nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thực hiện theo quy định của chính phủ trong các trường hợp NLĐ thuộc đối tượng gồm:

• Hạ sĩ quan, binh sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ nghĩa vụ công an nhân dân; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;

• Dân quân thường trực;

• Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố; 

Việc tạm nghỉ trên 14 ngày trong tháng ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định đóng BHXH của người lao động tại tháng nghỉ, theo đó ảnh hưởng đến thời gian tham gia BHXH, ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng chế độ BHXH, quá trình tính hưởng lương hưu, trợ cấp và việc tham gia BHYT. Ngoài ra, NLĐ nghỉ dài ngày sẽ ảnh hưởng đến quá trình công tác tại đơn vị, việc chấm công doanh nghiệp hay ảnh hưởng đến ngày phép năm. 

2. Nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên tháng đầu đi làm việc trở lại phải đóng BHXH

Bên cạnh trường hợp nghỉ phép không phải đóng BHXH thì trường hợp nghỉ phép trên 14 ngày do ốm đau có quy định riêng. Cụ thể, căn cứ theo quy định tại Khoản 6, Điều 33, Luật Bảo hiểm xã hội quy định trường hợp trong tháng đầu làm việc hoặc trong tháng đầu trở lại làm việc mà người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn phải đóng BHXH của tháng đó. 

3. Các bước xin nghỉ xin nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng 

Với mỗi trường hợp nghỉ khác nhau người lao động sẽ xếp vào các trường hợp đóng BHXH khác nhau. Vì vậy, cả người lao động và người sử dụng lao động nắm rõ hình thức nghỉ việc để có các bước xin nghỉ việc hoặc làm thủ tục nghỉ việc cho phù hợp 

Bước 1: Xác định rõ trường hợp nghỉ 

NLĐ cần xác định rõ:

• Nghỉ không hưởng lương;

• Nghỉ hưởng chế độ ốm đau;

• Nghỉ thai sản;

• Tạm hoãn hợp đồng lao động;

• Nghỉ việc riêng theo thỏa thuận.

Từ trường hợp nghỉ của mình xác định các lợi ích liên quan và bao gồm tiền lương được nhận, bảo hiểm xã hội, phép năm. 

Bước 2: Thỏa thuận đóng BHXH bắt buộc hoặc không đóng BHXH bắt buộc

Trường hợp nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, NLĐ thường sẽ không được người sử dụng đóng BHXH bắt buộc của tháng đó theo quy định. Điều này có thể dẫn đến:

• Gián đoạn thời gian tham gia BHXH;

• Ảnh hưởng đến thời gian tính hưởng lương hưu;

• Ảnh hưởng một số chế độ BHXH về sau như: Chế độ thai sản, chế độ bảo hiểm thất nghiệp, chế độ hưởng lương hưu

• Ảnh hưởng đến tình trạng tham gia BHYT để tránh bị gián đoạn quyền lợi khám chữa bệnh.

Trong trường hợp thuộc đối tượng không đóng BHXH, NLĐ cần thỏa thuận với người sử dụng lao động để được đóng BHXH bắt buộc nếu được. Ngoài ra, nên chủ động trao đổi về quyền lợi phát sinh như mức lương trong thời gian nghỉ; chế độ hỗ trợ (nếu có); quyền lợi phép năm; thời gian tính thâm niên làm việc.

Bước 3: Thực hiện đầy đủ thủ tục xin nghỉ và thỏa thuận đóng BHXH bắt buộc trong thời gian nghỉ nếu được

Người lao động nên:

• Làm đơn xin nghỉ theo đúng quy định nội bộ;

• Có xác nhận của người quản lý hoặc doanh nghiệp;

• Lưu giữ hồ sơ, email hoặc văn bản liên quan;

• Thống nhất rõ thời gian nghỉ và thời điểm quay lại làm việc.

Việc nghỉ không đúng quy trình có thể dẫn đến tranh chấp lao động hoặc bị xem là tự ý bỏ việc. Các thỏa thuận rõ ràng giúp hạn chế hiểu nhầm và bảo đảm quyền lợi của mình khi quay trở lại làm việc.

4. Người sử dụng lao động xử lý hồ sơ cho người lao động xin nghỉ từ 14 ngày trở lên 

Người lao động nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng là trường hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội và nhiều quyền lợi liên quan. Vì vậy, cả người lao động và người sử dụng lao động cần hiểu rõ quy định pháp luật, thực hiện đúng thủ tục và phối hợp minh bạch trong quá trình xử lý hồ sơ nghỉ việc. 

Khi NLĐ xin nghỉ từ 14 ngày trở lên, người sử dụng lao động cần lưu ý thực hiện theo trình tự các bước:

Bước 1: Xác định đúng trường hợp nghỉ việc của người lao động

Doanh nghiệp cần phân loại chính xác trường hợp nghỉ của người lao động để thực hiện đúng quy định pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội. Việc xác định sai có thể dẫn đến kê khai BHXH không đúng quy định.

Bước 2: Thực hiện đúng nghĩa vụ báo giảm BHXH

Khi người lao động thuộc trường hợp không đóng BHXH trong tháng, hoặc không thỏa thuận đóng BHXH doanh nghiệp cần:

• Theo dõi số ngày nghỉ thực tế;

• Thực hiện thủ tục báo giảm BHXH đúng thời hạn;

• Kê khai chính xác trên hồ sơ bảo hiểm: Nếu doanh nghiệp không báo giảm đúng quy định có thể phát sinh truy thu bảo hiểm, làm sai lệch dữ liệu lao động khiến doanh nghiệp có thể gặp rủi ro xử phạt hành chính.

• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ lao động: Lưu giữ đầy đủ đơn xin nghỉ; văn bản thỏa thuận nghỉ không lương, hồ sơ tạm hoãn hợp đồng; giấy tờ chứng minh nghỉ hưởng chế độ BHXH; hồ sơ chấm công và bảng lương liên quan. Đây là căn cứ quan trọng khi giải trình với cơ quan chức năng hoặc xử lý tranh chấp lao động.

Bước 3: Thông báo đến NLĐ về quyền lợi BHXH, BHYT

Doanh nghiệp cần thông báo rõ quyền lợi BHXH, BHYT cho người lao động và hướng dẫn thủ tục liên quan. Doanh nghiệp không tự ý cắt giảm quyền lợi trái quy định thực hiện đúng thỏa thuận trong hợp đồng lao động và nội quy doanh nghiệp. Ngoài ra, đề nghị người lao động nghỉ dài ngày nên chủ động kiểm tra quá trình tham gia BHXH trên hệ thống để kịp thời phát hiện sai sót nếu có.

Việc thực hiện minh bạch và đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng quan hệ lao động ổn định.

Như vậy, việc người lao động xin nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng không chỉ ảnh hưởng đến thu nhập mà còn liên quan trực tiếp đến quá trình tham gia BHXH, BHYT và các quyền lợi an sinh lâu dài. Do đó, người lao động cần chủ động tìm hiểu quy định pháp luật hiện hành, trao đổi rõ với người sử dụng lao động về hình thức nghỉ và chế độ liên quan để tránh phát sinh vướng mắc. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần thực hiện đúng nghĩa vụ báo giảm, đóng bảo hiểm và lưu trữ hồ sơ theo quy định nhằm bảo đảm quyền lợi cho người lao động cũng như hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình quản lý lao động.

Thu Hương