Giao dịch điện tử BHXH giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo hiểm trên môi trường số, giảm thời gian đi lại và thuận tiện hơn trong quản lý hồ sơ. Trong công việc của bộ phận nhân sự, kế toán, phương thức này gắn với nhiều nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần hiểu phạm vi giao dịch, chuẩn bị tài khoản và chữ ký điện tử phù hợp, đồng thời theo dõi đầy đủ quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. 

1. Giao dịch điện tử BHXH là gì?

Giao dịch điện tử BHXH là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện các giao dịch trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bao gồm đăng ký tham gia, cấp sổ, đóng BHXH; giải quyết, chi trả chế độ BHXH và các hoạt động khác có liên quan.

Hiểu đơn giản, giao dịch điện tử BHXH là phương thức thực hiện các giao dịch về bảo hiểm xã hội trên môi trường điện tử. Phạm vi này không chỉ gồm kê khai, ký và nộp hồ sơ trực tuyến mà còn bao quát các giao dịch về đóng, giải quyết và chi trả chế độ BHXH. Tùy từng nghiệp vụ, quá trình thực hiện có thể gồm lập hồ sơ, xác thực hoặc ký điện tử, gửi nhận thông tin và nhận kết quả giải quyết.

Nhân sự thực hiện các giao dịch điện tử BHXH cới cơ quan BHXH tại doanh nghiệp.

Giao dịch điện tử BHXH và giao dịch BHXH điện tử là cách gọi rút gọn hoặc biến thể diễn đạt được dùng để chỉ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Đây là thuật ngữ được Luật BHXH 2024 định nghĩa chính thức.

Theo khoản 10 Điều 3 Luật BHXH năm 2024 số 41/2024/QH15, giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH được hiểu là các giao dịch sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện những hoạt động như đăng ký tham gia, cấp sổ, đóng BHXH, giải quyết và chi trả chế độ cùng các hoạt động liên quan.

Như vậy, giao dịch BHXH điện tử có phạm vi rộng hơn việc điền thông tin vào tờ khai trên máy tính. Quá trình này có thể bao gồm lập hồ sơ, ký điện tử, gửi nhận dữ liệu, nhận thông báo và kết quả giải quyết.

Các công đoạn trong giao dịch điện tử BHXH.

Phân biệt giao dịch điện tử BHXH và kê khai BHXH điện tử

Trong thực tế, hai khái niệm thường được sử dụng gần nhau nhưng có thể phân biệt theo phạm vi công việc:

Ví dụ, khi báo tăng lao động, việc nhập thông tin người lao động và mức lương đóng bảo hiểm thuộc khâu kê khai. Doanh nghiệp còn cần kiểm tra, ký, gửi hồ sơ và theo dõi kết quả để hoàn tất công việc.

1.1 Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng

Quy định mới nhất về giao địch điện tử BHXH năm 2026, doanh nghiệp căn cứ theo Luật BHXH số 41/2024/QH15, đặc biệt Điều 26 về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH và Nghị định 164/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 29/6/2025, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Theo Điều 2 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, đối tượng áp dụng gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến giao dịch điện tử trong BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện và các chủ thể liên quan đến cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Đối với hồ sơ có nội dung BHYT, BHTN, doanh nghiệp cần đối chiếu thêm quy định và hướng dẫn của từng thủ tục, tránh áp dụng một quy trình chung cho mọi nghiệp vụ.

Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy không?

Khoản 2 Điều 26 Luật BHXH 2024 công nhận giá trị pháp lý tương đương giữa giao dịch điện tử đáp ứng quy định và giao dịch bằng bản giấy. Hồ sơ, chứng từ sử dụng phải phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử.

Do đó, doanh nghiệp cần bảo đảm tính hợp lệ của hồ sơ, phương thức ký và quy trình gửi nhận; việc lưu một bản quét trên máy tính chưa đủ để xác định đã hoàn thành thủ tục trực tuyến.

1.2 Nguyên tắc thực hiện

Các nguyên tắc đáng chú ý gồm thực hiện giao dịch không phụ thuộc địa giới hành chính; khai thác lại dữ liệu, giấy tờ đã được số hóa và tích hợp; bảo đảm trung thực, an toàn, hiệu quả và tuân thủ pháp luật liên quan.

Thông tin đã có, đã tích hợp trên các hệ thống, cơ sở dữ liệu theo quy định được sử dụng để giảm việc yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại giấy tờ. Tuy nhiên, người lập hồ sơ vẫn cần kiểm tra dữ liệu được điền sẵn trước khi gửi.

1.3 Tài khoản định danh điện tử, chữ ký điện tử và chữ ký số trong giao dịch BHXH điện tử

Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP đặt ra 02 điều kiện giao dịch điện tử BHXH là có tài khoản định danh điện tử theo pháp luật về định danh, xác thực điện tử; đồng thời có chứng thư chữ ký số còn hiệu lực hoặc chữ ký điện tử khác phù hợp pháp luật. 

Khi triển khai giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, doanh nghiệp cần lưu ý về vai trò và mục đích sử dụng của các điều kiện như sau:

• Tài khoản định danh điện tử → phục vụ việc xác định, xác thực chủ thể giao dịch điện tử.

• Tài khoản phần mềm BHXH → phục vụ truy cập và sử dụng giải pháp phần mềm BHXH của nhà cung cấp IVAN.

• Chữ ký điện tử, chữ ký số → sử dụng để ký hồ sơ theo yêu cầu áp dụng.

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng tài khoản phần mềm thay thế tài khoản định danh điện tử, hoặc mã OTP có thể thay chữ ký số trong mọi thủ tục.

2. Các hình thức giao dịch điện tử BHXH phổ biến

Đối với doanh nghiệp, có 02 hình thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phổ biến và được BHXH Việt Nam chấp nhận là thực hiện giao dịch qua hệ thống điện tử, cổng dịch vụ công có thẩm quyền và qua tổ chức dịch vụ cung cấp IVAN.

Cách 1: Giao dịch điện tử được thực hiện qua cổng dịch vụ công và hệ thống điện tử có thẩm quyền.

Theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP, dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực BHXH được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, kết nối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính.

Dưới đây là các cổng dịch vụ công và hệ thống điện tử chính thống:

1. Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam → dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn. Đây là cổng chuyên ngành do Bảo hiểm xã hội Việt Nam quản lý để cá nhân, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN và những thủ tục liên quan thuộc phạm vi cung cấp của ngành.  

2. Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam → baohiemxahoi.gov.vn. Cổng thông tin điện tử do BHXH Việt Nam quản lý chủ yếu đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin chính sách, văn bản, tin tức và tra cứu. Khi cần nộp hồ sơ, đăng ký hoặc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến, người dùng cần truy cập dịch vụ tương ứng tại Cổng DVC BHXH Việt Nam.

3. Cổng Dịch vụ công Quốc gia → dichvucong.gov.vn. Đây là cổng dịch vụ công cấp quốc gia, do Văn phòng Chính phủ là đơn vị chủ quản nhằm kết nối và cung cấp thông tin, dịch vụ công của nhiều ngành, lĩnh vực, trong đó có BHXH.

Người dân có thể tra cứu thủ tục và thực hiện các dịch vụ BHXH đã được tích hợp, chẳng hạn thủ tục hưởng BHXH một lần. Cần tìm đúng thủ tục và kiểm tra điều kiện thực hiện trực tuyến trên cổng.

Cá nhân, tổ chức có thể bắt đầu bằng việc tìm thủ tục tại Cổng Dịch vụ công quốc gia, nhập từ khóa tìm kiếm thủ tục hành chính, đọc hướng dẫn và truy cập hệ thống tiếp nhận được chỉ dẫn. Người dùng nên kiểm tra tên miền, cơ quan quản lý và hướng dẫn hiện hành. Cần tránh nhập thông tin tài khoản vào website chỉ có tên gọi hoặc giao diện tương tự.

4. Ứng dụng BHXH số - VssID. Ứng dụng chính thức của ngành BHXH, phù hợp với người tham gia BHXH, BHYT và BHTN.

Cá nhân có thể dùng để tra cứu quá trình tham gia, thông tin thẻ BHYT, thông tin hưởng và thực hiện một số dịch vụ công dành cho cá nhân được tích hợp trên ứng dụng.

Lưu ý: Không phải mọi thủ tục BHXH đều thực hiện được trên VssID. Nếu thủ tục chưa được tích hợp, cần chuyển sang cổng dịch vụ công tương ứng. 

Cách 2: Giao dịch BHXH điện tử được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN

Đối tượng sử dụng phổ biến là doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động.

Dịch vụ I-VAN hỗ trợ trao đổi dữ liệu điện tử giữa đơn vị và cơ quan BHXH. Doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm BHXH của nhà cung cấp để lập, ký, gửi hồ sơ và nhận kết quả giao dịch BHXH điện tử theo phạm vi dịch vụ được cung cấp.

Lấy ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng Phần mềm eBH do Tổ chức IVAN Thái Sơn cung cấp để thực hiện các giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH.

Nghị định 164/2025/NĐ-CP có quy định chuyển tiếp cho dịch vụ I-VAN được tiếp tục thực hiện đến khi có hướng dẫn của Bộ Tài chính. Văn bản cũng quy định việc tích hợp cổng BHXH vào hệ thống của Bộ Tài chính, với mốc chuyển tiếp của cổng đến trước ngày 01/3/2026. Vì vậy, khi lựa chọn kênh nộp, doanh nghiệp cần theo hướng dẫn đang áp dụng cho thủ tục và đơn vị mình.

2.1 Những giao dịch BHXH điện tử thường gặp

Tùy thủ tục được cung cấp trực tuyến, doanh nghiệp có thể thực hiện các nhóm nghiệp vụ trong lĩnh vực BHXH như:

1. Đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động.

2. Báo tăng, báo giảm và điều chỉnh thông tin tham gia.

3. Điều chỉnh dữ liệu nhân thân, thông tin đơn vị.

4. Nộp hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ.

5. Nhận thông báo, bổ sung hồ sơ và tra cứu kết quả.

Danh mục hồ sơ, biểu mẫu và kênh tiếp nhận, doanh nghiệp có thể kiểm tra theo hướng dẫn của từng nghiệp vụ tại thời điểm thực hiện. Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ IVAN có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ ký thuật của nhà cung cấp để được hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ BHXH trên phần mềm.

3. Điều kiện thực hiện giao dịch điện tử BHXH

Điều kiện giao dịch điện tử BHXH doanh nghiệp cần chuẩn bị.

1. Điều kiện về tài khoản và phương tiện ký.

Để đáp ứng điều kiện giao dịch điện tử BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài khoản định danh điện tử và phương tiện ký (chữ ký số) theo quy định nêu trên, đồng thời kiểm tra khả năng sử dụng thực tế trên hệ thống tiếp nhận.

Trước kỳ kê khai, bộ phận phụ trách nên rà soát:

1. Chứng thư chữ ký số còn hiệu lực và đúng thông tin đơn vị.

2. Người ký có thẩm quyền hoặc được ủy quyền phù hợp.

3. Công cụ ký hoạt động trên thiết bị sử dụng.

4. Email, số điện thoại nhận thông báo còn được quản lý.

5. Nhân sự lập hồ sơ và nhân sự ký đã được phân công rõ ràng.

Đây là những bước chuẩn bị giúp hạn chế tình trạng hồ sơ đã lập xong nhưng không thể ký hoặc gửi sát hạn.

2. Điều kiện về thiết bị và phần mềm

Về vận hành, doanh nghiệp nên có máy tính, kết nối Internet ổn định và công cụ tương thích với kênh giao dịch. Nếu sử dụng I-VAN BHXH, cần kiểm tra tình trạng dịch vụ, phiên bản phần mềm và hướng dẫn kỹ thuật của nhà cung cấp.

Đơn vị không nên chờ đến ngày cuối cùng mới cài công cụ ký hoặc thử gửi hồ sơ lần đầu.

3. Hồ sơ, dữ liệu cần chuẩn bị

Tùy nghiệp vụ, dữ liệu cần chuẩn bị có thể gồm thông tin đơn vị, mã số BHXH, thông tin định danh người lao động, thời điểm tham gia, mức lương làm căn cứ đóng và giấy tờ chứng minh liên quan.

Doanh nghiệp nên lập danh sách thành phần hồ sơ từ hướng dẫn của thủ tục. Với dữ liệu hệ thống đã khai thác được, cần đối chiếu trước khi xác nhận; nếu phát hiện sai lệch, nên xử lý theo hướng dẫn thay vì tiếp tục gửi hồ sơ có thông tin không thống nhất.

4. Hướng dẫn thực hiện giao dịch điện tử BHXH

Dưới đây là cách thực hiện giao dịch điện tử BHXH theo trình tự công việc dành cho doanh nghiệp. Thao tác cụ thể phụ thuộc thủ tục và hệ thống sử dụng.

Quy trình thực hiện giao dịch điện tử BHXH qua 5 bước.

Bước 1: Xác định thủ tục BHXH cần thực hiện.

Trước khi lập hồ sơ, cần xác định đúng nhu cầu: đăng ký tham gia, báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng hay đề nghị giải quyết chế độ.

Sau đó, kiểm tra tên thủ tục, đối tượng thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn và kênh tiếp nhận. Chọn sai nghiệp vụ có thể khiến dữ liệu kê khai không đáp ứng yêu cầu dù các trường thông tin đã được điền đầy đủ.

Bước 2: Chuẩn bị tài khoản và dữ liệu hồ sơ.

Với doanh nghiệp lần đầu giao dịch, cách đăng ký giao dịch điện tử BHXH nên bắt đầu từ việc lựa chọn kênh thực hiện:

Việc đăng ký giao dịch điện tử BHXH cần được phân biệt với đăng ký tham gia BHXH cho người lao động. Có tài khoản truy cập không đồng nghĩa hồ sơ tham gia đã được cơ quan BHXH tiếp nhận.

Trước khi chuyển sang lập hồ sơ, người phụ trách BHXH của doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng đăng nhập, ký điện tử và nhận thông báo.

Bước 3: Lập, kiểm tra và ký hồ sơ điện tử

Nhập dữ liệu theo biểu mẫu của thủ tục, đính kèm tài liệu cần thiết và rà soát trước khi ký.

Các nội dung cần chú ý gồm:

• Họ tên, ngày sinh, số định danh và mã số BHXH.

• Thời điểm tăng, giảm hoặc điều chỉnh.

• Mức lương, chức danh và thông tin liên quan đến đóng bảo hiểm.

• Sự thống nhất giữa tờ khai, danh sách và tài liệu đính kèm.

• Thông tin người ký và chứng thư sử dụng.

Ví dụ, khi báo tăng lao động, doanh nghiệp nên đối chiếu thời điểm phát sinh nghĩa vụ tham gia với dữ liệu hợp đồng, hồ sơ nhân sự trước khi xác nhận.

Bước 4: Gửi hồ sơ qua hệ thống phù hợp

Sau khi ký, gửi hồ sơ bằng kênh đã lựa chọn. Kiểm tra đơn vị gửi, cơ quan tiếp nhận và thông tin phản hồi trên hệ thống.

Người kê khai nên lưu lại mã hồ sơ, thời điểm gửi và thông báo xác nhận. Nếu phần mềm báo lỗi, cần đọc nội dung lỗi và kiểm tra trạng thái trước khi gửi lại để hạn chế phát sinh hồ sơ trùng.

Bước 5: Theo dõi tình trạng xử lý và nhận kết quả

Nộp hồ sơ BHXH trực tuyến chưa phải là bước cuối cùng. Người phụ trách cần theo dõi thông báo tiếp nhận, yêu cầu bổ sung và kết quả giải quyết.

Có 03 trạng thái của Hồ sơ sau khi gửi lên hệ thống giao dịch điện tử:

1. Hồ sơ đã được truyền hoặc gửi lên hệ thống.

2. Hồ sơ đã có thông báo tiếp nhận, hẹn trả.

3. Hồ sơ đã được giải quyết và có kết quả.

Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định mốc gửi phiếu tiếp nhận, hẹn trả trong thời hạn 2 giờ kể từ khi nhận hồ sơ điện tử. Đây là mốc phản hồi tiếp nhận, không phải thời hạn hoàn tất mọi thủ tục BHXH. Khi có kết quả, doanh nghiệp nên tải về, đối chiếu với nội dung đề nghị và lưu cùng hồ sơ đã gửi.

4.1 Những lưu ý khi thực hiện giao dịch điện tử BHXH

1. Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu.

Trước mỗi lần gửi, nên đối chiếu thông tin người lao động, thời điểm phát sinh nghiệp vụ và dữ liệu liên quan đến đóng, hưởng bảo hiểm.

Phần mềm hỗ trợ nhập liệu và kiểm tra kỹ thuật không thay thế việc xác minh nội dung. Doanh nghiệp cần có người chịu trách nhiệm rà soát trước khi trình ký.

2. Theo dõi thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý.

Nên bố trí người kiểm tra trạng thái hồ sơ, email và các thông báo trên hệ thống theo lịch phù hợp. Khi được yêu cầu bổ sung, cần đọc rõ lý do để sửa đúng nội dung.

Không nên coi ảnh chụp màn hình "gửi thành công" là bằng chứng duy nhất cho việc hoàn tất thủ tục.

3. Bảo mật tài khoản và phương tiện ký.

Doanh nghiệp nên phân quyền theo nhiệm vụ, quản lý thiết bị ký và tránh chia sẻ thông tin xác thực qua các kênh thiếu kiểm soát.

Khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, cần rà soát quyền truy cập, tài khoản và thông tin liên hệ. Đồng thời, nên duy trì khả năng khôi phục dữ liệu để hạn chế gián đoạn khi máy tính gặp sự cố.

4. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ và chứng từ

Bộ hồ sơ lưu nên bao gồm dữ liệu đã gửi, tài liệu đính kèm, thông báo tiếp nhận, yêu cầu bổ sung và kết quả giải quyết.

Khi phát sinh lỗi hệ thống sát hạn nộp, doanh nghiệp cần lưu thông tin sự cố, liên hệ đơn vị hỗ trợ và thực hiện phương án theo hướng dẫn áp dụng; không nên mặc định lỗi kỹ thuật làm gia hạn nghĩa vụ nộp hồ sơ.

5. Lợi ích khi thực hiện giao dịch điện tử BHXH

1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Giao dịch trực tuyến giúp giảm công việc in ấn, di chuyển và giao nhận hồ sơ. Với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh biến động lao động, việc chuẩn hóa dữ liệu và quy trình kê khai còn giúp giảm thao tác nhập lại.

Hiệu quả thực tế phụ thuộc chất lượng dữ liệu, cách phân công công việc và khả năng sử dụng hệ thống của đơn vị.

2. Thuận tiện trong quản lý hồ sơ

Doanh nghiệp có thể tổ chức hồ sơ theo kỳ kê khai, người lao động hoặc nhóm nghiệp vụ. Khi cần kiểm tra một lần điều chỉnh, bộ phận nhân sự dễ tìm lại hồ sơ đã nộp và phản hồi liên quan.

Cách quản lý này cũng hỗ trợ bàn giao khi thay đổi nhân sự phụ trách bảo hiểm.

3. Hỗ trợ theo dõi và lưu trữ thông tin

Mã hồ sơ, lịch sử gửi và thông báo xử lý giúp người phụ trách nhận biết công việc đang ở bước nào. Doanh nghiệp có thể sử dụng các dữ liệu này để rà soát hồ sơ tồn, theo dõi hạn và đối chiếu nội bộ.

Để phát huy lợi ích, nên thống nhất cách đặt tên, phân quyền và sao lưu ngay từ khi bắt đầu triển khai.

5.1 Phần mềm BHXH hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Một phần mềm BHXH phù hợp giúp bộ phận nhân sự, kế toán tổ chức công việc từ lập hồ sơ đến theo dõi phản hồi.

Ví dụ, đối với doanh nghiệp sử dụng Phần mềm eBH của Công ty Thái Sơn, eBH hỗ trợ doanh nghiệp các công việc, xử lý nghiệp vụ BHXH gồm:

1. Lập hồ sơ → quản lý thông tin người lao động và hỗ trợ lập bộ hồ sơ theo nghiệp vụ.

2. Ký, gửi hồ sơ → thực hiện ký điện tử và nộp hồ sơ qua mạng thông qua tổ chức I-VAN.

3. Nhận kết quả →  tự động lấy kết quả trả về từ cơ quan BHXH.

4. Tra cứu, lưu trữ → tìm kiếm và quản lý các hồ sơ đã lập phục vụ công việc của doanh nghiệp.

Trong thực tế sử dụng, doanh nghiệp nên tổ chức luồng công việc rõ ràng: nhân sự chuẩn bị dữ liệu, người phụ trách kiểm tra, người có thẩm quyền ký và cán bộ nghiệp vụ theo dõi kết quả. Phần mềm hỗ trợ các bước thao tác, còn chất lượng hồ sơ phụ thuộc việc kiểm soát dữ liệu của đơn vị.

Giao dịch điện tử BHXH giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kê khai và quản lý thủ tục bảo hiểm. Để thực hiện hiệu quả, đơn vị cần chuẩn bị đúng tài khoản, phương tiện ký, dữ liệu hồ sơ và theo dõi đầy đủ kết quả xử lý. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm tại Cổng giao dịch điện tử BHXH eBH để lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu quản lý và kê khai BHXH điện tử.

Tài Phạm