Trích lục khai sinh và giấy khai sinh là hai loại giấy tờ quan trọng nhưng thường bị nhầm lẫn với nhau. Thế nào là trích lục khai sinh? Cách xin cấp trích lục khai sinh mới nhất theo đúng quy định như thế nào? Dưới đây là một số thông tin quan trọng cần biết về loại văn bản này.

Trích lục khai sinh là một văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp

1. Trích lục khai sinh là gì?

Căn cứ theo Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định: Trích lục khai sinh là một văn bản do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp, nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính của trích lục hộ tịch sẽ được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký.

Ngoài ra, bản sao trích lục sẽ bao gồm: Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Như vậy, hiểu một cách đơn giản thì bản sao trích lục khai sinh là một văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp để chứng minh việc đăng ký khai sinh của một cá nhân. Trích lục khai sinh có thể dùng để chứng minh nhân thân, quan hệ huyết thống, quốc tịch, quê quán, và các thông tin hộ tịch khác của người được đăng ký khai sinh.

1.1 Trích lục khai sinh được dùng cho mục đích gì?

Trích lục khai sinh là một văn bản quan trọng để chứng minh nhân thân và các thông tin hộ tịch của công dân. Bạn có thể sử dụng trích lục khai sinh cho nhiều mục đích khác nhau, như:

- Đăng ký kết hôn, cấp thẻ căn cước công dân, làm hộ chiếu hoặc xin visa, ...

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến thừa kế, tranh chấp, ly hôn, ...

- Chứng minh quan hệ cha mẹ con, anh chị em, người thừa kế, người đại diện, người giám hộ, ...

- Xác định năng lực hành vi dân sự theo yếu tố độ tuổi.

Trích lục khai sinh có giá trị như bản chính và được công nhận bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bạn nên lưu giữ trích lục khai sinh cẩn thận và yêu cầu cấp lại nếu bị mất hoặc hư hỏng. Để xin cấp trích lục khai sinh, người yêu cầu cần chuẩn bị một số giấy tờ tùy thân và tờ khai theo quy định của Pháp Luật. Thủ tục xin cấp trích lục khai sinh được thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền.

1.2 Mẫu trích lục khai sinh mới nhất 2024

Mẫu trích lục khai sinh là mẫu bản sao lưu lại một phần hoặc một số thông tin từ giấy khai sinh. Mẫu trích lục khai sinh thường được lưu tại phòng tư pháp của xã, huyện, thành phố trực thuộc trung ương. Mẫu trích lục khai sinh có giá trị pháp lý như bản chính và được công nhận bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Dưới đây là mẫu trích lục khai sinh ban hành kèm theo Công văn số 1288/HTQTCT-HT của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực điều chỉnh một số biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Bạn có thể xem và tải về máy.

Tải mẫu trích lục khai sinh theo Công văn số 1288/HTQTCT-HT (có hướng dẫn)

Theo đó, một mẫu trích lục khai sinh sẽ bao gồm các thông tin sau:

1) Quốc hiệu, tiêu ngữ, số hiệu, ngày cấp.

2) Họ, chữ đệm, tên của người được cấp bản sao trích lục khai sinh.

3) Ngày, tháng, năm sinh, ghi bằng chữ và số.

4) Giới tính, dân tộc, quốc tịch.

5) Nơi sinh, quê quán.

6) Thông tin của mẹ, cha, người giám hộ (nếu có).

7) Chữ ký, dấu ấn của cơ quan cấp bản sao trích lục khai sinh và người cấp.

Hướng dẫn phân biệt trích lục khai sinh và Giấy khai sinh

2. Phân biệt Giấy khai sinh và trích lục khai sinh

Giấy khai sinh và trích lục khai sinh là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn với nhau. Tuy có một số điểm tương đồng nhưng hai loại giấy tờ này có thể dễ dàng phân biệt với một số đặc điểm đặc trưng. 

1) Điểm giống nhau giữa giấy khai sinh và Trích lục khai sinh là cùng cung cấp thông tin về:

- Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch.

- Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, tên, năm sinh, quốc tịch, dân tộc, nơi cư trú. 

- Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh. 

2) Điểm khác nhau giữa giấy khai sinh và trích lục khai sinh bạn có thể theo dõi trong bảng so sánh dưới đây.

Hướng dẫn cách xin giấy bản sao trích lục khai sinh

3. Cách xin bản sao trích lục khai sinh như thế nào?

Để xin bản sao trích lục khai sinh, cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

- Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do Cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

- Văn bản ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục).

- Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch (nếu có). Sổ này sẽ được cơ quan thu lại sau khi thực hiện thủ tục.

Bạn có thể nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hoặc đăng ký trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Thời gian cấp bản sao trích lục khai sinh là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Các bước làm thủ tục đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến trên cổng DVC Quốc gia được thực hiện như sau:

Bước 1: Yêu cầu cấp Bản sao trích lục khai sinh trực tiếp tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc yêu cầu trực tuyến qua Cổng dịch vụ Công quốc gia. 

Bước 2: Điền thông tin trên tờ khai.

Người yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh điền thông tin tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. 

Bước 3: Cấp bản sao trích lục khai sinh.

Ngay sau khi đã nhận được đầy đủ giấy tờ, nếu đủ yêu cầu, Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ cấp bản sao trích lục khai sinh cho người có yêu cầu.

3.1 Ai có thể xin bản sao của trích lục khai sinh?

Theo quy định tại Điều 6, Luật hộ tịch 2014 về quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân:

- Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch. Ngoài ra, những công dân nước ngoài đang thường trú tại Việt Nam cũng có quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch (ngoại trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt nam là thành viên có quy định khác). 

- Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại Cơ quan đăng ký hộ tịch. 

- Việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu phải trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền. 

- Người chưa thành niên, hoặc người đã thành niên nhưng bị mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo luật. 

Tóm lại, người có nhu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp xin hoặc ủy quyền cho người khác đến xin trích lục. 

3.2 Nơi cấp bản sao trích lục khai sinh ở đâu?

Theo quy định, cá nhân có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký tại bất kỳ đâu mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. 

Trong đó, danh sách cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm:

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch.

2. Bộ Tư pháp.

3. Bộ ngoại giao.

4. Hoặc các cơ quan khác có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. 

3.3 Trích lục khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng. 

3.4 Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Trích lục khai sinh tương tự như giấy khai sinh là giấy tờ nhiều năm không thay đổi, không có thời hạn sử dụng. Do đó, trích lục khai sinh không có thời hạn.

Trích lục khai sinh là một trong những văn bản phổ biến, quan trọng đối với mỗi cá nhân. Do đó, việc nắm bắt các thông tin liên quan đến trích lục khai sinh sẽ giúp các cá nhân sử dụng loại giấy tờ này đúng mục đích và hiệu quả. Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng bài viết trên đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả.

Nguyệt Nga - EBH