Cho đến nay, việc khai bảo hiểm xã hội đã trở nên phổ biến và quen thuốc đối với người nhiều doanh nghiệp sử dụng lao động. Không chỉ đơn giản, dễ thực hiện mà khai bảo hiểm xã hội qua mạng còn mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, với những đơn vị mới sử dụng phần mềm bảo hiểm thì sẽ gặp phải những khó khăn bước đầu. Dưới đây à 5 lưu ý quan trọng các đơn vị cần chú ý khi khai BHXH qua mạng. 

Khai BHXH qua mạng người dùng cần lưu ý những gì?

1. Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là làm gì?

Khai bảo hiểm xã hội qua mạng (là cách gọi khác của khai bảo hiểm xã hội điện tử) là việc các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm thông qua hệ thống mạng Internet. Việc khai bảo hiểm xã hội qua mạng đã được triển khai áp dụng từ năm 2015. Mọi hồ sơ bảo hiểm điện tử sẽ được cơ quan bảo hiểm chấp nhận và tương đương như hồ sơ giấy của người tham gia nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm. So với cách khai bảo hiểm xã hội theo phương thức cũ thì khai bảo hiểm xã hội qua mạng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và đơn vị sử dụng lao động.

2. Có 02 phương thức khai BHXH qua mạng

Ngày 09/03/2015, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định số 08/2015/QĐ-TTg về việc thí điểm giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH; quy định của BHXH Việt Nam và chỉ đạo của BHXH TP Hà Nội về giao dịch hồ sơ điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Theo quyết định đó, người khai bảo hiểm xã hội điện tử qua mạng sẽ được lựa chọn giao dịch khai nộp bảo hiểm xã hội thông qua 2 cổng điện tử đó là Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch điện tử của tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin (Đơn vị cung cấp dịch vụ IVAN). Cũng theo quyết định trên, người sử dụng lao động thực hiện nộp BHXH qua mạng phải có chứng thư số theo quy định; có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet; có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định và đăng ký với BHXH Việt Nam.

3.  03 phương tiện cần thiết khi khai BHXH qua mạng

Thực hiện theo quyết định của Thủ tướng Chính phù và Cơ quan BHXH Việt Nam, người tham gia giao dịch khai bảo hiểm xã hội điện tử phải chuẩn bị đầy đủ 3 yếu tố sau:

1. Chữ ký số: Chữ ký số ở đây là chữ ký điện tử của người khai bảo hiểm xã hội điện tử. Mỗi đơn vị sử dụng lao động sẽ có một chữ ký số riêng, chữ ký số trong khai bảo hiểm xã hội qua mạng là giải pháp hữu hiệu nhất để đảm bảo tính bảo mật dữ liệu trên môi trường Internet.

2. Hệ thống mạng Internet: khai bảo hiểm xã hội qua mạng thì bắt buộc đơn vị sử dụng lao động phải có hệ thống mạng internet. Bởi mọi hồ sơ, thủ tục khai bảo hiểm xã hội của người khai nộp đến cơ quan bảo hiểm đều thực hiện thao tác thông qua hệ thống mạng Internet.

3. Phần mềm hỗ trợ khai bảo hiểm xã hội qua mạng: Đây là công cụ không thể thiếu được trong quá trình giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Phần mềm hỗ trợ khai bảo hiểm xã hội qua mạng sẽ được thông qua nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng I-VAN và giúp người sử dụng lao động thực hiện giao dịch hồ sơ BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam.

4. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ IVAN hỡ trợ kê khai

Chọn phần mềm hỗ trợ khai bảo hiểm xã hội qua mạng uy tín và nhà cung cấp dịch vụ IVAN chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thực hiện giao dịch bảo hiểm đạt hiệu quả cao hơn, đặc biệt là bạn sẽ được nhà cung cấp tư vấn, hỗ trợ kíp thời nếu có xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

Theo công văn số 3020/BHXH-PC của cơ quan BHXH Việt Nam về việc cung cấp dịch vụ I-VAN trong giao dịch BHXH điện tử thì hiện nay đã có 06 tổ chức đang tham gia kết nối kỹ thuật để cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (dịch vụ I-VAN). Các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN đó là: Tổng công ty dịch vụ viễn thông Vinaphone, Tập đoàn công nghệ Bkav, Công ty cổ phần EFY, Tổng công ty viễn thông Viettel, Công ty cổ phần công nghệ Thái Sơn và công ty cổ phần TS24.

5. Lựa chọn phần mềm bảo hiểm xã hội

Phần mềm eBH được triển khai triển khai theo mô hình I –VAN của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Phần mềm này do Công ty Cổ phần Thái Sơn - nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng I-VAN phát triển lên và được BHXH Việt Nam chính thức ký hợp đồng triển khai sử dụng số 04092015/HĐ-BHXH-TSD vào ngày 07/09/2015.

Phần mềm eBH có nhiều đặc điểm nổi bật, tự động cập nhật nhiều phiên bản mới như:

1. Hỗ trợ lập các bộ hồ sơ đúng theo quy định của cơ quan BHXH.

2. Hỗ trợ ký điện tử và nộp hồ sơ qua mạng hoặc kết xuất hồ sơ giấy để nộp trực tiếp.

3. Tích hợp phân hệ Quản lý người lao động với Quản lý hồ sơ kê khai BHXH.

4. Tự động thông báo các hồ sơ cần kê khai lên BHXH khi có sự thay đổi thông tin về người lao động.

5. .....

Như vậy, để quá trình khai bảo hiểm xã hội qua mạng được thuận lợi các đơn vị sử dụng dịch vụ BHXH điện tử cần lưu ý những vấn đề như đã đề cập bên trên. Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm eBH sẽ được hỗ trợ 24/7 khi có nhu cầu cần tư vấn hoặc hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phần mềm.

​Các đơn vị có thể đăng ký dùng thử phần mềm BHXH eBH miễn phí để trải nghiệm dịch vụ TẠI ĐÂY

Xem thêm: báo giá phần mềm bảo hiểm xã hội eBH