Biên bản bàn giao công việc thường được sử dụng khi người lao động nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển công tác hoặc khi có sự thay đổi cơ cấu trong doanh nghiệp. Vậy biên bản bàn giao công việc là gì? Quy trình bàn giao công việc được thực hiện như thế nào? Hãy cùng EBH tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Bàn giao công việc là việc chuyển giao các nhiệm vụ, trách nhiệm cho người mới

1. Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là tài liệu văn bản ghi lại quá trình chuyển giao nhiệm vụ, thông tin và trách nhiệm từ người bàn giao cho người nhận. Đây là một phần quan trọng trong quản lý dự án và quản lý công việc, giúp đảm bảo sự hiểu rõ và minh bạch giữa các bên liên quan.

Biên bản bàn giao công việc cần được lập trong những trường hợp chuyển giao dự án hoặc có biến đổi về nhân sự như nghỉ việc hoặc nghỉ thai sản dài ngày...

1.1 Biên bản bàn giao công việc được lập khi nào?

Biên bản bàn giao công việc là một văn bản quan trọng để ghi lại quá trình chuyển giao các nhiệm vụ, trách nhiệm và thông tin liên quan từ một người hoặc một nhóm người cho một người hoặc một nhóm người khác. Biên bản này thường được sử dụng khi người lao động nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển công tác hoặc khi có sự thay đổi cơ cấu, công nghệ trong doanh nghiệp.

Biên bản bàn giao công việc giúp đảm bảo tính liên tục, hiệu quả và chất lượng của công việc, cũng như bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Người lao động cần lập biên bản bàn giao công việc trong những trường hợp sau:

- khi chấm dứt hợp đồng lao động và nghỉ việc hẳn tại doanh nghiệp.

- Khi nghỉ thai sản hoặc chuyển công tác sang bộ phận khác trong doanh nghiệp.

- Khi bàn giao tài sản cho bên khác, ví dụ như cho thuê nhà, chuyển nhà thuê, mua bán hàng hóa, ký gửi hàng hóa....

1.2 Lợi ích của việc lập biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc giúp bạn ghi lại quá trình chuyển giao các nhiệm vụ, trách nhiệm và thông tin liên quan từ bạn cho người khác. Biên bản này cũng là cơ sở để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong trường hợp có xảy ra tranh chấp hay gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Cụ thể:

Trong lĩnh vực quản lý dự án và công việc, biên bản bàn giao có vai trò quan trọng đối với cả người bàn giao và người nhận:

- Đảm bảo tiến độ công việc: Biên bản bàn giao giúp xác định rõ nhiệm vụ và yêu cầu, giúp người nhận hiểu rõ mục tiêu và cách thức thực hiện công việc, từ đó đảm bảo công ty duy trì được tiến độ công việc.

- Phân chia trách nhiệm: Bằng cách định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi bên, biên bản bàn giao đảm bảo sự phân chia công việc và trách nhiệm một cách rõ ràng, giúp tăng khả năng hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

- Tạo sự minh bạch và trung thực: Biên bản bàn giao tạo sự minh bạch trong việc trao đổi thông tin và dữ liệu quan trọng giữa các bên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc trung thực và chuyên nghiệp.

- Dễ dàng theo dõi tiến độ: Biên bản bàn giao cung cấp cơ sở để theo dõi tiến độ thực hiện công việc, từ việc kiểm tra xem công việc đã được hoàn thành hay chưa, đến việc đánh giá các yếu tố gây trễ hẹn.

- Hỗ trợ giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có sự không rõ ràng hoặc tranh chấp về nhiệm vụ và trách nhiệm, biên bản bàn giao có thể được sử dụng như một tài liệu chứng cứ để giải quyết mâu thuẫn.

Quy trình và những nội dung cơ bản cần có để bàn giao công việc

2. Nội dung cơ bản của biên bản bàn giao công việc gồm những gì?

Để lập biên bản bàn giao công việc, người lập biên bản cần tuân theo những quy định về hình thức và nội dung của văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Bên cạnh đó, để việc bàn giao có hiệu quả và minh bạch giữa các bên liên quan cần có quy trình và biên bản bàn giao công việc phải có những thông tin cơ bản sau:

- Thời gian và địa điểm thực hiện bàn giao

- Thông tin chi tiết của các bên liên quan gồm: người bàn giao, người nhận bàn giao và bộ phận làm việc của họ

- Nội dung bàn giao: Tài sản là công cụ, dụng cụ, tài khoản, tài liệu đã được cấp và tình hình thực hiện công việc, dự án như hồ sơ, sổ sách, số liệu, tình trạng, mức độ hoàn thành,…

- Chữ ký của cả hai bên (cần thiết có thể có cả chữ ký của người làm chứng).

2.1 Quy trình bàn giao công việc được thực hiện như thế nào?

Quy trình bàn giao công việc là quy trình được tiến hành giữa nhân viên cũ sắp nghỉ việc và nhân viên mới tiếp nhận công việc được bàn giao. Quá trình này bao gồm việc bàn giao chi tiết các công việc cần đảm nhiệm cùng với hồ sơ, tài liệu liên quan. Việc bàn giao công việc giúp đảm bảo tính liên tục, hiệu quả và chất lượng của công việc, cũng như bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Một quy trình bàn giao công việc hiệu quả thường bao gồm các bước sau:

1) Xác định các nội dung chính cần bàn giao và hỗ trợ người tiếp nhận bàn giao gồm có:

- Cập nhật mô tả công việc chi tiết: Bạn cần đảm bảo rằng các thông tin cung cấp là chính xác và mô tả sao cho người tiếp nhận có thể hiểu được công việc chuẩn bị tiếp nhận bao gồm các nhiệm vụ chính, KPI, OKR và những phương tiện/ công cụ làm việc.

- Cung cấp thông tin công việc: Bạn cần cung cấp các thông tin sau: Danh sách các deadline mà người đương nhiệm cần làm, chi tiết công việc hàng ngày, thông tin về các dự án hiện tại mà nhân sự mới sẽ chịu trách nhiệm, danh sách các khách hàng và thông tin liên hệ cùng với các yêu cầu chi tiết của họ.

- Lên kế hoạch làm quen tuần đầu cho người đương nhiệm: Bạn cần lập ra một kế hoạch để người mới có thể làm quen với công việc, đồng nghiệp và khách hàng trong tuần đầu tiên. Bạn cũng nên dành thời gian để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người mới khi cần thiết.

- Hướng dẫn trực tiếp người đương nhiệm: Bạn cần hướng dẫn người mới cách sử dụng các công cụ, phần mềm, hệ thống mạng nội bộ liên quan đến công việc. Bạn cũng nên giới thiệu người mới với các thành viên trong đội nhóm, khách hàng và đối tác quan trọng.

- Chia sẻ thông tin đội nhóm: Bạn cần chia sẻ với người mới về các thông tin mang tính chủ quan, chẳng hạn như nên tìm tới ai để nhận được sự trợ giúp cụ thể, điểm mạnh, điểm yếu của thành viên khác trong nhóm và những ghi chú về của khách hàng chính.

- Thời hạn và yêu cầu cụ thể: Ngày hoàn thành, thời hạn, và các yêu cầu kỹ thuật cần được xác định rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo người nhận hiểu rõ thời gian và tiêu chí để hoàn thành công việc.

2) Chuẩn bị tài liệu và tài sản liên quan. Trong phần này, người bàn giao cần đảm bảo tất cả các tài liệu, dữ liệu và tài sản liên quan đến công việc đã được chuẩn bị sẵn sàng để chuyển giao cho người nhận.

3) Cuộc họp bàn giao công việc. Trước khi thực hiện, bên bàn giao và công ty nên sắp xếp một cuộc họp nhỏ để thống nhất nội dung bàn giao. Trong cuộc họp, người bàn giao nên ghi chép lại các điểm chính được thảo luận, những câu hỏi được đặt và các yêu cầu cụ thể từ người nhận.

Sau đây là một số các gợi ý để cuộc họp đạt hiệu quả cao:

- Tạo không gian thảo luận hiệu quả: Người bàn giao và người nhận cùng thống nhất thời gian và địa điểm cho cuộc họp bàn giao. Mục tiêu là tạo môi trường thảo luận thoải mái và tập trung vào nội dung bàn giao.

- Trình bày nội dung và quy trình: Người bàn giao trình bày chi tiết về nhiệm vụ, mục tiêu, yêu cầu và các khía cạnh liên quan của công việc. Đồng thời, người nhận có thể đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về thông tin liên quan.

3. Mẫu biên bản bàn giao công việc

Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản bàn giao công việc dưới đây:

Tải về mẫu biên bản bàn giao công việc thông dụng file word

Bạn đọc cũng có thể tham khảo các mẫu biên bản bàn giao công việc khác đã được biên soạn sẵn trên mạng. Tuy nhiên, bạn cần điều chỉnh lại cho phù hợp với tình huống cụ thể của mình và đảm bảo rằng biên bản bàn giao công việc phải có những thông tin cơ bản như đã đề cập bên trên.

Những lưu ý khi lập biên bản bàn giao công việc

4. Cần lưu ý những gì khi lập biên bản bàn giao công việc?

Dựa vào các thông tin ghi chép, người bàn giao có thể lập biên bản bàn giao công việc. Biên bản này nên bao gồm các mục sau:

(1) Thông tin về các bên tham gia: Tên, chức vụ, đại diện bên bàn giao và bên nhận.

(2) Công việc được bàn giao: Mô tả chi tiết về nhiệm vụ, mục tiêu và yêu cầu.

(3) Thời hạn và yêu cầu kỹ thuật: Xác định thời hạn hoàn thành và các yêu cầu kỹ thuật cần tuân thủ.

(4) Tài liệu và tài sản liên quan: Danh sách các tài liệu, dữ liệu và tài sản cần được chuyển giao.

(5) Trách nhiệm của bên bàn giao: Điểm danh trách nhiệm cụ thể mà bên bàn giao phải thực hiện để hỗ trợ bên nhận.

(6) Trách nhiệm của bên nhận: Điểm danh trách nhiệm cụ thể mà bên nhận cần thực hiện để hoàn thành công việc.

Như vậy có thể thấy, biên bản bàn giao công việc là một nội dung quan trọng và cần phải có trong quá trình bàn giao dự án, công việc. Biên bản bàn giao công việc đầy đủ giúp minh bạch trong các hoạt động và tránh gián đoạn ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về biên bản bàn giao công việc và cách lập biên bản một cách chuyên nghiệp. Nếu bạn có thắc mắc hay yêu cầu gì khác, xin vui lòng liên hệ với EBH.

Mạnh Hùng - EBH