Tạm ứng tiền cho nhân viên không chỉ được thực hiện theo thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động mà còn được thực hiện theo quy định của Bộ luật lao động. Vậy quy định cụ thể về vấn đề này như thế nào? Mời bạn hãy cùng EBH tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tạm ứng trước tiền lương cũng là một chính sách phúc lợi cho nhân viên

1. Ứng lương là gì?

Ứng lương hay tạm ứng lương là việc người lao động nhận một phần hoặc toàn bộ tiền lương trước thời hạn phải thanh toán. Đây là một hình thức hỗ trợ tài chính cho nhân viên trong trường hợp cần thiết, nhằm đáp ứng nhu cầu chi tiêu và giải quyết các khó khăn tài chính trước khi nhận được khoản lương định kỳ.

Ngoài ra, ứng lương theo từ điển tiếng Anh là advance salary có nghĩa là trả trước tiền lương cho người lao động.

Ứng lương giúp nhân viên đối phó với các chi phí không mong đợi như bệnh tật, tai nạn hoặc các tình huống khẩn cấp khác. Ứng lương là một chính sách phúc lợi của doanh nghiệp để khuyến khích lao động và nâng cao năng suất làm việc của người lao động.

Tuy nhiên, điều này không được khuyến khích do có thể làm ảnh hưởng đến việc lưu động vốn và dòng tiền của người sử dụng lao động. Việc ứng trước tiền lương cũng cần tuân thủ theo thỏa thuận của các bên và phù hợp với quy định của pháp luật.

1.1 Những trường hợp nhân viên được ứng trước lương?

Theo quy định của Luật lao động năm 2019, nhân viên được ứng lương trong các trường hợp sau:

1) Nhân viên và doanh nghiệp có thỏa thuận về việc tạm ứng (không tính lãi).

2) Nhân viên tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên.

3) Nhân viên nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương.

4) Nhân viên hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán trong trường hợp công việc phải làm trong nhiều tháng.

5) Nhân viên bị tạm đình chỉ công việc.

Mức tiền tạm ứng lương và thời gian ứng lương tối đa phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, nhưng không được vượt quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động. Người sử dụng lao động không được tính lãi trên khoản tiền lương mà người lao động tạm ứng theo thỏa thuận.

Những quy định về việc tạm ứng tiền lương cho nhân viên

2. Quy định về tạm ứng lương cho nhân viên

Quy định về việc tạm ứng tiền lương tuân thủ theo Điều 97, Điều 101 và Khoản 5 Điều 113 Bộ luật lao động 2019. Cụ thể như sau:

1) Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện thỏa thuận giữa 2 bên và không bị tính lãi theo quy định tại Khoản 1 Điều 101 Bộ Luật lao động 2019

2) Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương. Thực tế nhiều trường hợp người lao động xin tạm ứng tiền lương nhưng không được sự chấp thuận của người sử dụng lao động. Khi này người lao động cần xem xét rõ trường hợp của mình có được ứng tiền lương hay không.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 101 Bộ luật lao động 2019 người sử dụng lao động bắt buộc phải cho người lao động ứng tiền lương tương ứng với số ngày lao động đó tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 1 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 1 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và NLĐ phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng. 

Trường hợp người lao động nhập ngũ thì không được tạm ứng tiền lương.

3) Khi nghỉ phép hàng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ theo Khoản 3 Điều 101 Bộ luật lao động 2019

4) Nhân viên được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc nếu công việc đó phải làm trong nhiều tháng, mức tạm ứng lương hằng tháng được tính theo khối lượng công việc đã làm trong tháng theo Khoản 3 Điều 97 Bộ luật lao động 2019.

2.1 Làm sao để tính số tiền tạm ứng phù hợp?

Để tính số tiền tạm ứng phù hợp, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

- Mức lương căn bản của bạn.

- Số ngày công đi làm thực tế trong tháng.

- Tỷ lệ tạm ứng theo quy định của công ty.

- Mức tiền tạm ứng tối đa theo quy định của pháp luật.

Một cách đơn giản để tính số tiền tạm ứng là nhân mức lương căn bản với số ngày công đi làm thực tế, rồi nhân với tỷ lệ tạm ứng.

Ví dụ, nếu bạn có mức lương căn bản là 10.000.000 đồng, đi làm 26 ngày trong tháng, và công ty quy định cho phép tạm ứng trước ¾ tiền lương, thì số tiền tạm ứng của bạn là:

Số tiền tạm ứng = 10.000.000 x 26 x ¾ = 19.500.000 đồng

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý rằng số tiền tạm ứng không được vượt quá mức tối đa theo quy định của pháp luật. Theo Luật lao động năm 2019, số tiền tạm ứng không được vượt quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động. Nếu số tiền tạm ứng vượt quá mức này, bạn sẽ phải trả lại phần chênh lệch.

Ví dụ, nếu bạn có mức lương theo hợp đồng là 15.000.000 đồng, thì số tiền tạm ứng tối đa của bạn là:

Số tiền tạm ứng tối đa = min(19.500.000; 15.000.000) = 15.000.000 đồng

Và bạn cần trả lại số tiền chênh lệch = 19.500.000 - 17.000.000 = 2.500.000 đồng.

2.2 Làm thế nào để đăng ký tạm ứng lương?

Để đăng ký tạm ứng lương, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Tải xuống và điền mẫu đơn xin tạm ứng lương. Bạn có thể tham khảo và tải về mẫu đơn đề nghị tạm ứng tiền lương file word [Tại đây]. Trong đơn, bạn cần ghi rõ thông tin cá nhân, số tiền cần ứng, lý do ứng, ngày dự kiến nhận lương và xin phép người có thẩm quyền phê duyệt.

Bước 2: Nộp đơn lên trưởng phòng hoặc giám đốc để xin phê duyệt. Bạn cần chờ đợi phản hồi từ người có thẩm quyền và tuân thủ các quy định của công ty về tạm ứng lương.

Bước 3: Nhận tiền tạm ứng từ kế toán hoặc ngân hàng. Bạn cần ký phiếu chi và giữ lại bản sao để làm bằng chứng. Bạn cũng cần lưu ý rằng số tiền tạm ứng sẽ được trừ vào tiền lương tháng kế tiếp.

Người sử dụng lao động bị phạt khi không thực hiện ứng lương theo quy định

2.3 Không ứng lương cho nhân viên có bị phạt không?

Trường hợp người lao động bị đình chỉ xin ứng lương nhưng người sử dụng lao động không thực hiện ứng lương theo quy định có thể bị phạt. 

2.3.1 Mức phạt đối với người sử dụng lao động là cá nhân

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về phạt tiền đối với người sử dụng lao động là cá nhân có hành vi không tạm ứng hoặc tạm ứng không đủ tiền lương cho người lao động trong thời gian bị tạm đình chỉ như sau:

1) Phạt từ 5.000.000 - 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 - 10 người lao động.

2) Phạt từ 10.000.000 - 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 - 50 người lao động.

3) Phạt từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 - 100 người lao động.

4) Phạt từ 30.000.000 - 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 - 300 người lao động.

5) Phạt từ 40.000.000 - 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

2.3.2 Mức phạt đối với người sử dụng lao động là tổ chức 

Đối với người sử dụng lao động là tổ chức (doanh nghiệp, đơn vị) có hành vi không tạm ứng hoặc tạm ứng không đủ tiền lương cho người lao động trong thời gian bị tạm đình chỉ thì mức phạt sẽ băng 2 lần mức phạt tương ứng của cá nhân (quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP). 

Nắm rõ quy định về tạm ứng tiền lương cho nhân viên giúp người sử dụng lao động tránh được các rủi ro liên quan đến pháp lý đồng thời giúp người lao động bảo vệ lợi ích của mình. Trường hợp nhân viên tạm ứng tiền lương không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, người sử dụng lao động có thể từ chối việc ứng lương.

Trên đây là những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH về việc tạm ứng lương cho nhân viên. Hy vọng có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có câu hỏi khác liên quan đến chủ đề này. Vui lòng liên hệ với EBH để được hỗ trợ.

Thu Hương & Tài Phạm - EBH