Sổ quản lý lao động là một tài liệu quan trọng giúp người sử dụng lao động quản lý, sử dụng lao động hiệu quả, đồng thời cũng là nền tảng để giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi của người lao động. Vậy sổ quản lý lao động gồm những nội dung gì? 

Sổ quản lý lao động là tài liệu do người sử dụng lao động lập để quản lý lao động

1. Sổ quản lý lao động là gì?

Sổ quản lý lao động là loại tài liệu quan trọng do người sử dụng lao động lập ra nhằm theo dõi tình hình tuyển dụng và quản lý, sử dụng lao động trong doanh nghiệp. Do đó, việc lập sổ quản lý lao động là bắt buộc đối với các doanh nghiệp.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động sẽ phải lập sổ quản lý lao động tại nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện theo 02 hình thức: bằng văn bản giấy hoặc bằng bản điện tử để theo dõi thông tin người lao động.

1.1 Các nội dung bắt buộc trong sổ quản lý lao động

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động bao gồm các nội dung bắt buộc sau đây:

1) Họ và tên của người lao động, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ cư trú, số CCCD/CMND/Hộ chiếu.

2) Thời điểm bắt đầu công việc.

3) Vị trí việc làm.

4) Loại hợp đồng lao động.

5) Ngày tham gia BHXH.

6) Tiền lương.

7) Nâng bậc, nâng lương.

8) Số ngày nghỉ trong năm.

9) Số giờ làm thêm.

10) Trình độ chuyên môn kỹ thuật.

11) Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.

12) Bậc trình độ kỹ năng nghề.

13) Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.

14) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

15) Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do kết thúc hợp đồng lao động.

Hình thức của sổ quản lý lao động

1.2 Sổ quản lý lao động được lập dưới hình thức nào?

Theo quy định, sổ quản lý lao động có thể được lập dưới 02 hình thức:

1) Lập bằng văn bản giấy.

2) Lập bằng bản điện tử.

Dù dưới hình thức nào, sổ quản lý lao động vẫn cần đảm bảo các thông tin cơ bản của người lao động như đã đề cập tại Mục 2 của bài viết.

1.3 Khi nào phải xuất trình sổ?

Doanh nghiệp sẽ phải xuất trình sổ quản lý lao động trong 02 trường hợp sau:

- Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu xuất trình.

- Khi cơ quan liên quan có yêu cầu xuất trình.

Như vậy, khi các cơ quan quản lý nhà nước về lao động và các cơ quan liên quan yêu cầu kiểm tra sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động sẽ phải có trách nhiệm xuất trình sổ. Trường hợp không xuất trình sổ theo đúng quy định, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính theo các mức dưới đây.

1.4 Mức phạt vi phạm hành chính về sổ quản lý lao động

Điều 8, Nghị định 12/2022/NĐ-CP đã quy định rất rõ mức phạt về hành vi vi phạm quy định về lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động như sau:

1) Doanh nghiệp bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng với hành vi:

- Không điền đầy đủ thông tin của người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

- Không xuất trình sổ quản lý lao động khi Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2) Doanh nghiệp bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng với hành vi:

- Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động nhưng không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

Lưu ý khi lập và sử dụng sổ quản lý lao động

1.5 Những lưu ý khi lập sổ quản lý lao động

Sổ quản lý lao động là một loại hồ sơ quan trọng mà người sử dụng lao động phải lập, cập nhật, quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật. Để lập sổ quản lý lao động, bạn cần lưu ý những điểm sau:

1) Lập sổ quản lý lao động theo đúng mẫu quy định. Bạn có thể lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử, nhưng phải bảo đảm có đầy đủ các thông tin cơ bản về người lao động, gồm 20 mục.

2) Lập sổ quản lý lao động chính xác, đầy đủ, kịp thời theo quy định.

- Bạn phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Bạn phải thể hiện, cập nhật các thông tin về người lao động kể từ ngày người đó bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu

- Bạn phải khai trình việc sử dụng lao động theo thủ tục liên thông về đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

- Bạn cũng phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia định kỳ 06 tháng và hằng năm.

3) Sổ quản lý lao động cần phải được lưu trữ an toàn, tránh làm hư hỏng, thất lạc. Người sử dụng lao động có thể lưu trữ sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử.

4) Trách nhiệm của người lao động đối với sổ quản lý:

- Cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân cho người sử dụng lao động để lập sổ quản lý lao động. Các thông tin bao gồm: Họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, chức danh, chức vụ, mức lương, tiền công, thời gian làm việc, tình trạng sức khỏe, các chế độ, chính sách khác.

- Có quyền kiểm tra, giám sát việc lập, lưu trữ sổ quản lý lao động của người sử dụng lao động. Trường hợp phát hiện sai sót thông tin, người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung thông tin cho đúng với thông tin cá nhân.

Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng bạn sẽ lập sổ quản lý lao động một cách đúng đắn và hiệu quả. 

Nguyệt Nga - EBH