Khi người lao động vì nhiều lý do mà không còn có thể “đi tiếp” với công ty, xin nghỉ việc là một cách bày tỏ mong muốn được chấm dứt hợp đồng lao động với công ty đang làm việc. Bạn có thể viết đơn tay hoặc gửi email xin nghỉ việc. Dưới đây là hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp kèm mẫu để bạn có thể tham khảo.

Gửi email xin nghỉ việc là cách để bày tỏ mong muốn chấm dứt HĐLĐ

1. Xin nghỉ việc là gì?

Xin nghỉ việc là một cách để bạn bày tỏ mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty bạn đang làm việc. Đây là một quyền lợi của bạn theo luật lao động, nhưng bạn cần tuân thủ một số quy định và thủ tục khi xin nghỉ việc.

Bạn cũng cần viết một đơn xin nghỉ việc một cách chuyên nghiệp và lịch sự, thể hiện sự trân trọng và cảm ơn với công ty và đồng nghiệp.

1.1 Tại sao nên viết email xin nghỉ việc?

Khi đã quyết định xin nghỉ việc, việc viết email xin nghỉ có thể coi là một thông báo chính thức với lãnh đạo và các bộ phận liên quan về việc bạn sẽ rời công ty trong thời gian tới. 

Khi quyết định xin nghỉ việc, ai cũng muốn sẽ thôi việc một cách êm đẹp và giữ mối quan hệ với sếp và đồng nghiệp mình đã từng gắn bó. Do vậy, việc viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp là điều rất quan trọng. 

Email là hình thức trao đổi thông tin chính thức và trang trọng trong môi trường công sở. Do đó, khi quyết định nghỉ việc, bạn nên lưu ý viết đơn xin nghỉ việc gửi qua email một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn nhưng vẫn súc tích.

Cách viết một đơn xin nghỉ việc email chuyên nghiệp

2. Cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuẩn chỉnh

Email xin nghỉ việc cần ngắn gọn nhưng không được sơ sài, và không nên dài dòng. Khi viết email xin nghỉ việc, cần lưu ý một số nội dung sau:

1) Đặt tiêu đề cho email.

Tiêu đề cần phải phù hợp với nội dung bạn đề cập tới trong mail, cụ thể là vấn đề "xin nghỉ việc".

Cấu trúc thường thấy cho phần tiêu đề là: “ [Họ tên] - Đơn xin nghỉ việc”. Ngoài ra bạn có thể thêm chức vụ, vị trí của mình vào nếu cần thiết nhưng bên trên là hai yếu tố bắt buộc cần có.

Tiêu đề cần được viết rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Không nên sử dụng những từ ngữ quá chung chung, không rõ nghĩa hay có ý nghĩa tiêu cực.

Tiêu đề cũng nên thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn với người nhận mail. Bạn có thể sử dụng những từ lịch sự như “xin”, “kính” hay “thưa” để bày tỏ thái độ của mình.

Ví dụ một số tiêu đề cho email xin nghỉ việc:

1. Phạm Đức Tài - Đơn xin nghỉ việc vị trí nhân viên SEO

2. Thư xin nghỉ việc của Phạm Đức Tài - Nhân viên SEO Marketing.

3. Kính gửi: Anh/Chị [tên người nhận] - Đơn xin nghỉ việc của Phạm Đức Tài.

4. Thưa anh/chị [tên người nhận] - Xin thông báo về việc nghỉ việc của Phạm Đức Tài.

2) Phần mở đầu mail xin nghỉ việc

Phần này bao gồm tên người nhận, hoặc nơi nhận thư xin nghỉ việc. Thông thường, thư xin nghỉ việc được gửi đến sếp, người quản lý trực tiếp, phòng nhân sự hoặc ban lãnh đạo. Ví dụ:

Kính gửi [tên sếp bạn],

Em gửi email này để thông báo chính thức về việc em sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [chức danh].

3) Lý do xin nghỉ việc

Đưa ra lý do khi xin nghỉ việc qua email là một việc làm cần thiết và chuyên nghiệp. Lý do xin nghỉ việc sẽ giúp bạn thể hiện sự trân trọng và tôn trọng với công ty và cấp trên, cũng như giải thích cho họ vì sao bạn muốn chấm dứt hợp đồng lao động.

Lý do xin nghỉ việc cũng sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người nhận đơn, có chấp nhận hay không, có yêu cầu bạn làm việc thêm một thời gian hay không, có giữ mối quan hệ tốt đẹp hay không. Chẳng hạn như, bạn mong muốn thử thách bản thân trong một môi trường làm việc mới, hoặc do chuyển nhà mới quá xa chỗ làm việc, do hoàn cảnh gia đình phải về quê, do phải đi du học để tiếp tục việc học của mình…

Tuy nhiên, không phải lý do nào cũng thích hợp để đưa ra khi xin nghỉ việc. Bạn nên tránh những lý do tiêu cực, chỉ trích hay phê phán công ty, sếp hay đồng nghiệp. Bạn cũng nên tránh những lý do quá chung chung, không rõ ràng hay không có căn cứ. Bạn nên chọn những lý do mang tính tích cực, khách quan và hợp lý, có thể dựa vào những hoàn cảnh cá nhân hay công việc.

Bạn nên tìm hiểu về sếp của mình, chính sách nghỉ việc của công ty để tìm lý do hợp lý nhất viết vào email xin nghỉ việc. Tuy nhiên, sự chân thành chắc chắn sẽ được đánh giá cao, sếp bạn sẽ thông cảm với lý do thực sự bạn muốn nghỉ việc. Do đó, hãy thành thật. 

4) Thông báo về thời gian nghỉ việc. 

Trong email xin nghỉ, bạn cần nêu rõ thời gian bạn dự kiến nghỉ là khi nào để người của lý của bạn sắp xếp công việc, tìm kiếm nhân sự thay thế phù hợp. 

Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019, người lao động cần báo trước ít nhất 3 ngày với hợp đồng lao động dưới 12 tháng, báo trước ít nhất 30 ngày với hợp đồng lao động có thời hạn từ 1-3 năm, và báo trước ít nhất 45 ngày với hợp đồng lao động vô thời hạn, trừ một số trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước. 

Bên cạnh đó, với những công việc phức tạp, cần nhiều thời gian để bàn giao, hỗ trợ nhân viên mới thay thế vị trí của mình, bạn có thể chủ động đề nghị kéo dài thời gian ở lại hỗ trợ. Điều này có thể hỗ trợ bạn để lại ấn tượng tốt hơn trong mắt sếp và đồng nghiệp. 

5) Báo cáo tình hình công việc hiện tại

Khi quyết định nghỉ việc, chắc chắn bạn sẽ để lại một số đầu mục công việc còn dang dở. Do đó, hãy báo cáo chi tiết tình trạng công việc đang thực hiện trong email xin nghỉ để sếp nắm bắt tình hình, chọn người nhận bàn giao công việc dễ dàng hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên cố gắng hoàn tất công việc trong khả năng, giữ liên lạc với người nhận bàn giao để hỗ trợ nếu có công việc phát sinh. Điều này không chỉ thể hiện tinh thần trách nhiệm và thái độ làm việc chuyên nghiệp của bạn mà còn thể hiện sự nhiệt tình với đồng nghiệp. 

6) Gửi lời chào và cảm ơn

Quá trình làm việc tại công ty chắc chắn sẽ mang lại cho bạn những kinh nghiệm nhất định. Do đó, bạn nên gửi lời cảm ơn đến sếp, ban lãnh đạo, công ty và đồng nghiệp vì đã hỗ trợ, tạo điều kiện để bạn phát huy năng lực của mình trong thời gian làm việc.

Bạn có thể kết thúc mail xin nghỉ việc ngắn gọn bằng một lời chúc gửi đến công ty, và ký tên bên dưới như những email thông thường.

2.1 Lưu ý khi viết email xin nghỉ việc

1) Bạn không nên chỉ trích, phê phán trong email. Đưa cảm xúc bất mãn vào email xin nghỉ việc là điều không nên ở một nhân viên chuyên nghiệp. Do đó, không nên đề cập đến những cảm xúc tiêu cực, mà chỉ nên dùng ngôn từ nhã nhặn, khách quan để thông báo rằng bạn muốn dừng công việc hiện tại. 

2) Bạn đừng quên rà soát lại lỗi chính tả trong email thật kỹ trước khi gửi email để chắc chắn mình là một người chỉn chu, chuyên nghiệp nhé!

Mẫu mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuẩn chỉnh năm 2023

2.2 mẫu mail xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp

Bạn có thể tham khảo một mẫu mail xin nghỉ việc của tôi trong ví dụ dưới đây:

- Thông tin người nhận: Bà Lê Thị A [Trưởng phòng Marketing]

- Tiêu đề Email: Thư xin nghỉ việc của Phạm Đức Tài - Nhân viên SEO Marketing

- Nội dung email như sau:

Kính gửi: Bà A,

Thưa bà, Tôi là Phạm Đức Tài, nhân viên SEO Marketing của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Tôi viết email này để thông báo với bà về quyết định nghỉ việc của tôi.

Tôi rất biết ơn vì đã có cơ hội làm việc tại công ty trong suốt bốn năm qua. Tôi đã học hỏi được rất nhiều kỹ năng và kiến thức về SEO Marketing từ bà và các đồng nghiệp. Tôi cũng rất trân trọng những sự hỗ trợ và động viên của bà trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, sau một thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi đã quyết định chuyển sang công ty khác để tìm kiếm những thách thức và cơ hội mới. Đây là một quyết định khó khăn của tôi, nhưng tôi tin rằng đây là bước tiến phù hợp cho sự phát triển của tôi.

Tôi sẽ chính thức nghỉ việc vào ngày 30/10/2023. Trong thời gian còn lại, tôi sẽ hướng dẫn và bàn giao toàn bộ tài liệu liên quan đến dự án quản lý cho người thay thế.

Tôi hy vọng rằng việc chuyển giao sẽ diễn ra một cách trơn tru và không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Tôi xin chân thành cảm ơn bà và công ty đã tạo điều kiện cho tôi làm việc và phát huy khả năng của mình. Tôi mong muốn được giữ liên lạc với bà và các đồng nghiệp trong tương lai. Nếu bà có bất kỳ câu hỏi hay yêu cầu gì, xin vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc số điện thoại của tôi.

Trân trọng,

Bạn có thể chỉnh sửa lại email trên hoặc thêm bớt nội dung trong email theo ý muốn hoặc để phù hợp với trường hợp xin nghỉ việc cụ thể của bạn.

Hy vọng những chia sẻ về email xin nghỉ việc trong bài viết trên đây từ Bảo hiểm xã hội điện tử EBH có thể giúp bạn viết đơn xin nghỉ việc qua email ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ và thể hiện được sự chuyên nghiệp. Nếu bạn có những thắc mắc nào khác, vui lòng liên hệ EBH để được hỗ trợ.

Nguyệt Nga - EBH