Viết đơn xin nghỉ việc là một bước quan trọng mà một người lao động cần thực hiện khi muốn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Việc viết đơn nghỉ việc sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và lịch sự với cấp trên và đồng nghiệp. Vậy đơn xin nghỉ việc là gì? Cách viết đơn sao cho chuyên nghiệp. Tất cả sẽ được EBH gửi đến bạn trong bài viết dưới đây.

Đơn xin nghỉ việc được dùng khi người lao động muốn chấm dứt hợp đồng lao động

1. Đơn xin nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là một loại văn bản có hiệu lực pháp lý, được người lao động gửi đến người sử dụng lao động khi họ muốn chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã ký. Đơn xin nghỉ việc là quyền lợi của mỗi nhân viên và là bước đầu tiên trong quá trình nghỉ việc của người lao động

Việc viết đơn xin nghỉ việc trước khi chấm dứt hợp đồng lao động là một bước quan trọng và cần thiết. Đơn xin nghỉ không chỉ là thông báo chính thức về ý định nghỉ việc của người lao động mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người sử dụng lao động. Nó giúp đảm bảo rằng việc chấm dứt hợp đồng được thực hiện một cách hợp pháp và có trật tự, đồng thời cho phép công ty có thời gian chuẩn bị, sắp xếp lại công việc và người lao động cũng sẽ được tạo điều kiện thuận lợi hơn khi nhận lại các giấy tờ quan trọng sau khi nghỉ việc như sổ bảo hiểm xã hội hay giấy xác nhận nghỉ việc ...

Bên cạnh đó, còn có một số lý do khác để người lao động nên viết đơn xin nghỉ việc bao gồm như:

(1) Để lại ấn tượng tốt và duy trì mối quan hệ tốt với công ty cũ.

(2) Đảm bảo nhận được các quyền lợi hợp pháp như lương và trợ cấp thôi việc.

(3) Tránh các hậu quả pháp lý từ việc chấm dứt hợp đồng không đúng quy định.

Ngoài ra, việc viết đơn cũng giúp người lao động trình bày lý do nghỉ việc một cách rõ ràng và thuyết phục, từ đó có thể nhận được sự đồng ý từ người sử dụng lao động. Đây là một bước quan trọng trong việc chấm dứt mối quan hệ lao động một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.

1.1 Quy định về thời hạn nộp đơn xin nghỉ việc

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 35 Luật Lao động 2019, người lao động có quyền chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã ký khi báo trước cho người sử dụng lao động:

- Ít nhất 45 ngày (đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn).

- Ít nhất 30 ngày (đối với hợp đồng lao động có xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên).

- Ít nhất 03 ngày (Đối với hợp đồng lao động có xác định thời hạn dưới 12 tháng và hợp đồng lao động theo công việc nhất định có thời hạn dưới 03 tháng).

Ngoài ra đối với một số ngành nghề, công việc đặc thù theo quy định tại Điều 7, Nghị định 145/2020/NĐ-CP thời gian người lao động báo nghỉ có thể sẽ phải sớm hơn.

Như vậy trong hầu hết các trường hợp nghỉ việc hiện nay, người lao động cần viết và gửi đơn xin nghỉ việc trước thời gian nghỉ việc chính thức ít nhất là 03 ngày, 30 ngày hoặc 45 ngày tùy vào loại hợp đồng lao động đã ký. Trong một số trường hợp (quy định tại Khoản 2, Điều 35 Luật này) người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước vẫn được hưởng đầy đủ quyền lợi.

Cấu trúc của một đơn xin nghỉ việc ngắn gọn

1.2 Nội dung chính và bố cục của đơn xin nghỉ việc

Nội dung chính của một đơn xin nghỉ việc thường bao gồm các phần sau:

(1) Phần đầu đơn: Thông tin cá nhân và thông tin công ty.

• Tên, chức vụ, bộ phận làm việc của người lao động.

• Tên và địa chỉ của công ty.

(2) Phần thân đơn: Lý do xin nghỉ việc và thời gian nghỉ.

• Trình bày rõ ràng lý do xin nghỉ việc.

• Ghi rõ ngày dự kiến nghỉ việc.

(3) Phần cuối đơn: Lời cảm ơn và ký tên.

• Bày tỏ lòng biết ơn đối với công ty.

• Ký tên, ghi rõ ngày tháng.

Bạn có thể điều chỉnh nội dung cho phù hợp với hoàn cảnh và lý do cá nhân của mình. Đơn xin nghỉ việc nên được viết trong một mặt giấy A4 theo cấu trúc rõ ràng, có phần trình bày mục đích xin nghỉ và giải thích đơn giản lý do, có thời gian dự kiến sẽ chính thức nghỉ việc.

Những mẫu đơn xin nghỉ việc đơn giản ngắn gọn phổ biến

2. Mẫu đơn xin nghỉ việc mới nhất

Đơn xin nghỉ việc phổ biến hiện nay được chia thành: Đơn xin nghỉ việc (nghỉ hẳn), đơn xin nghỉ phép có lương và đơn xin nghỉ phép không lương. Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ việc đơn giản, phổ biến kèm link tải về file word để bạn tham khảo:

Mẫu đơn xin nghỉ việc cho nhân viên nghỉ việc công ty

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc ngắn gọn súc tích

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc công ty mới nhất

Trong trường hợp người lao động muốn nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì viết theo mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản như sau:

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản mới nhất

Tại (1): Ghi đơn vị/công ty nơi người lao động đang làm việc.

Tại (2): Ghi bộ phận người lao động đang làm việc trực tiếp.

Tại (3): Ghi thời gian nghỉ 06 tháng.

Tại (4): Ghi tên người trực tiếp nhận bàn giao công việc.

Tại (5): Ghi phòng nơi người nhận bàn giao công việc đang công tác.

Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc

2.1 Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc công ty

Đơn xin nghỉ việc là văn bản hành chính không bắt buộc bạn phải viết theo mẫu cố định. Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau khi viết đơn xin nghỉ để thể hiện sự chuyên nghiệp.

(1) Tuân theo hợp đồng lao động và quy định của công ty về thời gian thông báo trước khi nghỉ việc.

(2) Cân nhắc kỹ càng trước khi gửi đơn, không để ảnh hưởng đến quyền lợi của bản thân hoặc công ty.

(3) Cân nhắc thời điểm nghỉ việc, không nên nghỉ giữa dự án hoặc khi công ty đang gặp khó khăn.

(4) Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và đúng mực cho dù bạn nghỉ việc vì bất cứ lý do gì kể cả là có mâu thuẫn hay do bất mãn, tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực, không có từ ngữ mang tính xúc phạm hoặc khiêu khích.

Ngôn ngữ trong đơn nghỉ việc sẽ thể hiện một phần con người của bạn, việc bộc lộ chân thành khi làm đơn sẽ để lại ấn tượng tốt cũng như giúp ích cho doanh nghiệp cải thiện các vấn đề còn tồn đọng.

(5) Luôn thể hiện sự tôn trọng và gửi lời cảm ơn công ty: Dù làm việc trong thời gian dài hay ngắn tại công ty, việc thể hiện sự tôn trọng đối với công ty là rất quan trọng. Bạn hãy ghi lại một số thành tích và kinh nghiệm tích lũy trong quá trình làm việc và gửi lời cảm ơn chân thành tới công ty vì đã hỗ trợ và tạo điều kiện cho bạn.

Thái độ tôn trọng và biết ơn cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt với công ty hiện tại và đồng thời giúp hạn chế những thông tin tiêu cực khi tìm việc ở nơi khác.

(6) Trình bày nội dung đơn cần ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng và liệt kê lan man. Để viết một lá đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ các bước sau:

- Khai báo thông tin cá nhân: Nêu rõ họ tên, chức vụ công việc, bộ phận làm việc.

- Trình bày lý do xin nghỉ việc: Nếu bạn có nhiều lý do hãy lựa chọn lý do quan trọng, chính đáng nhất và trình bày về lý do xin nghỉ việc ngắn gọn, rõ ràng, thuyết phục và không làm mất thiện cảm với công ty.

- Ghi rõ thời gian bàn giao công việc và thời gian mong muốn được nghỉ việc: Thời gian bàn giao phải hợp lý để công ty có thể sắp xếp, tuyển dụng và đào tạo người thay thế. Thời gian nghỉ việc phải tuân theo quy định của luật lao động.

- Ghi bàn giao công việc cho ai/ làm chức vụ gì: Ghi rõ tên, chức vụ và bộ phận của người nhận bàn giao. Nếu chưa có người nhận bàn giao, có thể để trống hoặc ghi “theo sự sắp xếp của công ty".

- Ghi rõ nội dung các công việc được bàn giao: Ghi rõ các công việc chính, các tài liệu, dụng cụ, tài sản công ty liên quan đến công việc. Cam kết bàn giao toàn bộ cho người có liên quan trước khi nghỉ việc.

3. Quy trình xin nghỉ việc tại công ty như thế nào?

Nhân viên nghỉ việc gây ảnh hưởng rất nhiều đến các hoạt động của công ty như giảm hiệu suất và làm gián đoạn quy trình vận hành công việc ... Vì vậy việc nghỉ việc đúng theo đúng quy trình sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của nhân viên đối với Công ty cũ. Quy trình xin nghỉ việc tại công ty thường bao gồm các bước sau:

(1) Viết đơn xin nghỉ việc: Người lao động cần viết đơn theo mẫu quy định và nộp cho quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự.

(2) Thời hạn báo trước: Tuân thủ thời hạn báo trước khi nghỉ việc theo quy định của Bộ luật lao động hoặc theo hợp đồng lao động. Việc gửi thông báo sớm sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian cho các kế hoạch bàn giao, tuyển dụng bổ sung, hạn chế làm gián đoạn quá trình hoạt động.

(3) Quản lý xem xét: Quản lý có trách nhiệm xem xét đơn xin nghỉ việc và phản hồi trong thời gian quy định.

(4) Xác nhận của phòng nhân sự: Phòng nhân sự sẽ xác nhận và trao đổi với quản lý về đơn xin nghỉ việc.

(5) Duyệt đơn xin nghỉ việc: Ban lãnh đạo hoặc giám đốc duyệt đơn và phê duyệt quyết định nghỉ việc.

(6) Thanh lý hợp đồng: Hoàn thành các thủ tục thanh lý hợp đồng và bàn giao công việc cần thiết.

Đây là quy trình chung và có thể có sự khác biệt tùy theo quy định cụ thể của từng công ty. Bạn nên tham khảo hợp đồng lao động hoặc quy chế nhân sự của công ty để biết chi tiết quy trình áp dụng cho mình. Bảo hiểm xã hội điện tử EBH hy vọng những chia sẻ trong bài viết trên đây có thể giúp bạn giải đáp được các thắc mắc của mình.

Tài Phạm - EBH